Premiers pas : une vue d'ensemble du CRM
Ce qu'est le système, comment y naviguer et les concepts essentiels pour bien démarrer.
Ce CRM aide votre équipe à organiser les clients, les ventes et les activités en un seul endroit, du premier contact (prospect) jusqu'à la conclusion de l'affaire (opportunité), en passant par le suivi quotidien (activités).
La principale caractéristique distinctive est qu'il est « piloté par les métadonnées » : presque tout (objets, champs, valeurs de listes, étapes de l'entonnoir, rôles d'accès) est configurable directement depuis l'interface, sans avoir besoin d'un développeur.
L'écran principal
Le côté gauche comporte deux blocs, façon éditeur de code. D'abord, un RAIL étroit d'icônes : Tableau de bord, Activités, Boîte de réception, Notifications et Favoris se trouvent en haut ; Facturation, Support, Corbeille, Aide, Mon compte, Paramètres, le sélecteur de langue et Déconnexion se trouvent en bas. Survolez une icône pour voir son nom. À côté, un PANNEAU plus large contient vos espaces de travail : le logo et la recherche (raccourci ⌘K) restent fixés en haut ; en dessous, les modules avec des sous-éléments (Ventes, Produits, Marketing, Service, Succès client, Partenariats, Analyses & gouvernance et Autre) sont regroupés en GROUPES repliables : cliquez sur un en-tête pour l'ouvrir ou le fermer. Seul le panneau défile ; le rail et l'en-tête restent visibles.
Vous ne voyez que les groupes et les éléments auxquels votre rôle a accès. Un groupe sans aucun élément autorisé n'apparaît pas du tout. Chaque groupe se souvient si vous l'avez laissé ouvert ou fermé (dans votre navigateur), et le groupe de la page où vous vous trouvez reste ouvert.
- Tableau de bord : votre écran d'accueil, avec un résumé de l'activité : totaux par objet, valeur du pipeline, prévision pondérée et les tâches du jour.
- Ventes : Opportunités, Prospects, Contacts, Entreprises et autres éléments de vente associés, ainsi que Prévisions et Performance. Les listes du quotidien s'ouvrent en vue Tableau ; Prospects et Opportunités disposent aussi d'une vue Tableau kanban (Board).
- Activités : les tâches, appels, réunions et suivis de l'équipe, avec des filtres (Aujourd'hui, En retard, Ouvertes, Terminées).
- Autres groupes : Produits, Marketing, Service, Succès client, Partenariats et Analyses & gouvernance regroupent les objets et écrans de chaque domaine. Les objets que vous créez apparaissent sous « Autre ».
- Paramètres : champs, valeurs de listes, devise, utilisateurs et rôles d'accès. Tout s'applique à l'ensemble de l'organisation.
- Aide : ce centre de référence, avec recherche par sujet.
Concepts essentiels
- Objet : un type d'information (Contact, Entreprise, Prospect, Opportunité ou l'un de vos propres objets). Pensez-y comme à une « enregistrement »
- Champ : une donnée à l'intérieur de l'objet (Nom, E-mail, Valeur, Étape…). Vous pouvez en créer autant que vous le souhaitez.
- Enregistrement : un enregistrement rempli (par ex. le contact « Ana Souza »).
- Pipeline : l'entonnoir de vente, avec les étapes par lesquelles progressent les opportunités.
- Rôle : définit ce que chaque utilisateur peut voir et faire (Admin, Responsable des ventes, Chargé de compte…).
Une feuille de route pour démarrer
- Enregistrez quelques Contacts et Entreprises (menu latéral → Nouveau).
- Créez une Opportunité et définissez l'Étape et la Valeur.
- Ouvrez Opportunités → Tableau et faites glisser la carte entre les étapes pour vous familiariser avec l'entonnoir.
- Enregistrez une Activité (par ex. un appel de suivi) dans un enregistrement.
- Dans Paramètres, ajustez les champs et les rôles pour qu'ils correspondent à votre processus.