Étiquettes sur les enregistrements
Les étiquettes sont des marqueurs libres et colorés que vous collez sur n'importe quel enregistrement pour regrouper à votre façon, sans avoir à créer de champ. Elles répondent au cas où la classification naît de la routine et non du modèle de données : VIP, Renouvellement, Attention, Salon de mars. Ensuite, vous pouvez filtrer la liste par étiquette et appliquer la même étiquette à de nombreux enregistrements d'un coup.
Créer un champ pour chaque découpe coûte cher : cela touche au modèle, aux permissions, à la mise en page. Bien souvent, vous voulez seulement marquer cinquante entreprises en Renouvellement et y revenir la semaine prochaine. Les étiquettes existent pour cela : elles naissent pendant que vous travaillez, valent pour n'importe quel objet et quittent l'enregistrement d'un clic quand elles ne servent plus.
Poser une étiquette
- Ouvrez un enregistrement. Les étiquettes se trouvent juste sous le titre, sous forme de pastilles colorées.
- Cliquez sur le champ + étiquette et commencez à taper.
- Choisissez une étiquette existante dans la liste de suggestions, ou appuyez sur Entrée pour en créer une nouvelle avec le nom saisi.
- Pour la retirer, cliquez sur le ✕ à l'intérieur de la pastille.
La couleur est choisie toute seule, à partir du nom : la même étiquette a toujours la même couleur sur tous les enregistrements. Retirer l'étiquette d'un enregistrement n'efface pas l'étiquette de l'organisation ; elle reste disponible dans les suggestions ailleurs.
Filtrer par étiquette
Dans la liste d'un objet, les étiquettes apparaissent en pastilles au-dessus du tableau. Cliquez sur l'une d'elles pour ne voir que les enregistrements portant cette étiquette. Cliquez de nouveau, ou sur Effacer, pour tout revoir. La liste revient à la première page chaque fois que le filtre change.
Étiqueter de nombreux enregistrements d'un coup
- Dans la liste d'un objet, cochez les cases des enregistrements voulus.
- Dans la barre d'actions en masse qui apparaît en bas, choisissez l'action d'étiquette.
- Saisissez le nom de l'étiquette et confirmez. Elle est créée si elle n'existe pas encore.
- Le système traite par lots et indique le total à la fin.
Suggérer avec l'intelligence artificielle
Quand l'organisation dispose d'un fournisseur d'intelligence artificielle configuré, le bouton ✨ Suggérer avec l'IA apparaît à côté du champ. Il lit l'enregistrement et applique jusqu'à cinq étiquettes d'un coup. Si le bouton n'est pas visible, c'est que l'intelligence artificielle n'est pas configurée, et dans ce cas les étiquettes continuent de fonctionner normalement à la main.
Permissions et limites
- Poser et retirer une étiquette exige un accès en écriture à l'enregistrement. Qui n'a que la lecture voit les pastilles, mais ne les modifie pas.
- Les étiquettes sont partagées par toute l'organisation : une fois créée, une étiquette apparaît dans les suggestions de tout le monde et de n'importe quel objet.
- Le nom fait au maximum quarante caractères ; ce qui dépasse est coupé.
- Les suggestions pendant la saisie affichent jusqu'à six étiquettes.
- L'action en masse accepte jusqu'à cinq cents enregistrements par appel et le système découpe les sélections plus grandes en lots.
Questions courantes
- Comment supprimer une étiquette de toute l'organisation ? L'écran retire l'étiquette de l'enregistrement, pas du catalogue. En la retirant de tous les enregistrements, elle cesse d'apparaître dans les filtres des listes.
- J'ai fait une faute, puis-je renommer ? Pas depuis l'écran de l'enregistrement. Créez la bonne étiquette, appliquez-la aux enregistrements et retirez la mauvaise de chacune.
- Étiquette et champ de sélection, est-ce la même chose ? Non. Le champ de sélection fait partie du modèle de données, avec des options contrôlées et un historique ; l'étiquette est libre, transversale et sert aux découpes du quotidien.