Fonds, campagnes et appels · la chaîne de la reddition de comptes
Rendre des comptes, c'est pouvoir dire d'où vient chaque euro et où il est allé. Cette page explique la chaîne qui rend cette réponse possible : le fonds avec sa restriction d'usage, la campagne avec son objectif, l'appel qui montre ce qui a réellement fait arriver le don, l'affectation du don à des fonds et le chiffre de recettes qui ne compte que le don direct.
Trois niveaux, trois questions
L'onglet Fonds et campagnes répond à une question différente dans chaque bloc. Le fonds répond à quoi cet argent peut servir. La campagne répond à quel effort de collecte il appartient et combien on souhaitait lever. L'appel répond à ce qui a réellement fait arriver le don, autrement dit l'e-mail, le courrier, l'événement, l'appel téléphonique. Sans l'appel, on sait combien est entré, mais pas ce qui a fonctionné.
Fonds et restriction d'usage
Chaque fonds a un code, un nom et une restriction, affichée dans la colonne Restriction. Il y a trois valeurs possibles.
- Libre : l'organisation décide de l'usage. C'est le fonds qui finance le fonctionnement et ce qui manque ailleurs.
- Temporairement affecté : l'usage est lié à un objet ou à une échéance, et se libère quand la condition est remplie.
- Définitivement affecté : le capital permanent, dont le principal n'est jamais dépensé. Seul le résultat est utilisé, selon la règle propre au fonds.
La restriction n'est pas une étiquette informative. Un don affecté à un fonds restreint ne finance pas autre chose, et la somme des affectations d'un don ne peut pas dépasser le montant donné. Ce refus a lieu au moment d'enregistrer, pas lors d'un contrôle de fin de mois.
Campagnes et appels
La campagne a un nom, un code, un objectif et une période, et peut appartenir à une campagne plus large, ce qui permet de construire la campagne annuelle avec ses actions à l'intérieur. L'appel appartient à une campagne, peut désigner le fonds de destination et enregistre le Canal utilisé, en plus de son objectif et de sa période propres. À l'intérieur de l'appel tiennent encore des lots, avec coût et quantité, ce qui permet de mesurer la dépense d'une pièce de collecte.
- Ouvrez le menu Associatif et allez à l'onglet Fonds et campagnes.
- Dans le bloc Fonds, vérifiez le Code, le nom et la Restriction de chaque fonds.
- Dans le bloc Campagnes, regardez l'Objectif de chaque campagne.
- Dans le bloc Appels, regardez le Canal de chaque appel et la campagne à laquelle il appartient.
- En haut, Recettes collectées affiche le total constaté.
Le chiffre des recettes
Les recettes collectées ne comptent que le don direct, c'est-à-dire ce qui a été effectivement payé, plus les écritures de correction. Le crédit indirect n'entre jamais dans ce chiffre, parce qu'il reconnaît une influence et non un paiement. S'il y entrait, un don d'entreprise obtenu par un administrateur serait compté deux fois.
La correction de montant suit la même logique. Un montant erroné n'est pas écrasé : une écriture d'ajustement entre avec son motif. Le total reste juste et le chemin qui y mène reste reconstituable, ce qui est exactement ce qu'un audit demande.
Comment cela devient une reddition de comptes
- D'où cela vient : le don indique qui a payé, la campagne et l'appel.
- Où cela est allé : les affectations désignent les fonds, et la restriction de chaque fonds limite l'usage.
- Combien exactement : les recettes ne comptent que le don direct, avec des ajustements explicites au lieu de modifications silencieuses.
- Ce que le donateur a reçu en retour : le reçu montre le montant donné, la contrepartie et la part déductible, et la numérotation est séquentielle par pays et par exercice.
- Qui a vu quoi : du côté des programmes, tout accès au dossier d'un bénéficiaire est enregistré.
Permissions et limites
- La verticale doit être active, sinon l'onglet ne renvoie aucune donnée.
- L'écran est en consultation. Créer un fonds, une campagne, un appel et une affectation passe par l'intégration de votre organisation ou par les personnes qui administrent l'environnement.
- Un fonds peut être désactivé, ce qui le retire des listes de choix sans effacer l'historique des dons qui lui sont déjà affectés.
- Chaque organisation ne voit que ses propres fonds, campagnes et dons.
Questions courantes
- La somme de mes fonds ne correspond pas aux recettes. Il y a probablement un don qui n'est pas encore affecté en totalité : l'affectation peut être partielle, et le système garantit le plafond, pas l'obligation de tout affecter.
- Puis-je changer la restriction d'un fonds ? Préférez créer un autre fonds. Changer la restriction d'un fonds avec des dons déjà affectés change rétroactivement la promesse faite au donateur.
- La campagne d'ici est-elle la même que celle du module marketing ? Non. Celles d'ici existent pour relier don, fonds et appel dans la reddition de comptes.