Governance globale e per unità di business
Le politiche globali definiscono i campi obbligatori per tutta l'organizzazione e possono segnalare che i nuovi record richiedono un'approvazione. Crei politiche con ambito Globale o di Unità di business e consulti la politica effettiva che ne risulta per ciascuna unità.
Le regole di compilazione di solito nascono sparse: un campo obbligatorio qui, una combinazione di fase e valore là. Quando l'azienda cresce, qualcuno deve dire che cosa vale per l'intera organizzazione. Le politiche di governance globale concentrano questa decisione in un posto solo, con ereditarietà tra unità di business.
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Creare una politica
- Compila il Nome, per esempio Minimo obbligatorio commerciale.
- Scegli l'Ambito: Globale vale per tutta l'organizzazione; Unità di business vale solo per l'unità scelta nel campo successivo.
- In Approvazione obbligatoria, scegli Sì, No o Eredita.
- In Campi obbligatori, elenca i nomi dei campi separati da virgola, per esempio owner, region.
- In Conservazione (giorni), indica il termine, se serve.
- Salva. La politica compare nella tabella qui sotto, con la colonna Attiva.
Politica effettiva
Il blocco Politica effettiva mostra il risultato della combinazione delle politiche. L'ordine è sempre lo stesso: prima la politica globale, poi le politiche delle unità lungo il percorso dalla radice alla foglia, in modo che prevalga la più specifica. Il valore Eredita non sovrascrive nulla, lascia solo passare ciò che arriva dall'alto. Partecipano solo le politiche attive.
Che cosa fa davvero ogni campo
- Campi obbligatori: è la regola che blocca davvero. Alla creazione di un record, il sistema rifiuta il salvataggio se uno dei campi elencati esiste in quell'oggetto ed è vuoto, e mostra le etichette mancanti. In modifica, l'obbligo ricade sui campi che stai cambiando, così una politica nuova non blocca la modifica di record vecchi.
- Approvazione obbligatoria: quando è attiva, il record viene creato normalmente e, subito dopo, viene aperta una richiesta di approvazione collegata a esso. Non è un blocco: il record esiste dal primo istante e l'approvazione avviene dopo. Inoltre la richiesta viene aperta solo se la tua organizzazione ha una politica di approvazione configurata che corrisponde al caso; senza, non succede nulla.
- Conservazione (giorni): questa cancella davvero. Una volta al giorno il sistema sposta nel cestino i record creati da più di N giorni. L'ambito Globale raggiunge tutta l'organizzazione; l'ambito Unità di business raggiunge i record dell'azienda a cui l'unità appartiene. Con più politiche globali attive vince il termine più lungo. La conservazione per oggetto, definita in Impostazioni, Privacy e conformità, continua a funzionare in parallelo.
Chi può farlo
- Creare, modificare ed eliminare politiche richiede il permesso di gestire le impostazioni.
- Consultare l'elenco e la politica effettiva è possibile a chiunque riesca ad aprire la schermata.
- Ogni creazione, modifica ed eliminazione di politica viene registrata nel registro di controllo.
Domande frequenti
- Una politica non attiva continua a valere? No. Entrano nella combinazione solo le politiche attive.
- Che cosa succede se elenco un campo che non esiste in quell'oggetto? Viene semplicemente ignorato per quell'oggetto, senza errori.
- Eliminare la politica riporta tutto alla normalità? Sì, e immediatamente. Senza nessuna politica attiva, l'obbligo sparisce e nei salvataggi tornano a valere le regole proprie di ciascun campo.