सार्वजनिक नॉलेज बेस · बिना लॉगिन वाला आपका हेल्प सेंटर
नॉलेज बेस आपकी कंपनी के सहायता लेख रखता है और स्वीकृत लेखों को आपकी ब्रांडिंग के साथ एक खुले पेज पर प्रकाशित करता है, जहाँ लॉगिन की ज़रूरत नहीं। यह उस समस्या को हल करता है जिसमें एक ही सवाल का जवाब दिन में कई बार देना पड़ता है: ग्राहक जवाब खुद पा जाता है, सेल्फ़-सर्विस चैटबॉट वही टेक्स्ट इस्तेमाल करने लगता है और सपोर्ट टीम बार-बार लिखना बंद कर देती है। आप लिखते हैं, कोई व्यवस्थापक स्वीकृत करता है, और तभी लेख जनता को दिखता है।
हर सपोर्ट टीम एक ही जवाब दोहराती है। नॉलेज बेस इसीलिए है कि जवाब एक बार लिखा जाए और तीन जगह काम आए: आपके हेल्प सेंटर का सार्वजनिक पेज, सेल्फ़-सर्विस चैटबॉट और टीम की आंतरिक खोज। लेख CRM का एक सामान्य रिकॉर्ड है, इसलिए बाकी सबकी तरह उसका इतिहास, टैग और ट्रैश भी होता है।
यह कहाँ है
मेन्यू में मार्केटिंग के भीतर नॉलेज बेस खोलें। स्क्रीन पर चार टैब हैं: लेख, समीक्षा, इम्पोर्ट और फ़ीडबैक। रिकॉर्ड के रूप में लेखों की सूची सर्विस के भीतर नॉलेज बेस आइटम में भी मिलती है।
लेख लिखना
- लेख टैब में शीर्षक और सामग्री भरें और बनाएँ पर क्लिक करें। लेख ड्राफ़्ट स्थिति के साथ बनता है।
- श्रेणी (प्रोडक्ट, प्रक्रिया, FAQ, ऑनबोर्डिंग या अन्य) और टैग (कॉमा से अलग किए कीवर्ड, जो पोर्टल की खोज में काम आते हैं) पूरे करने के लिए लेख खोलें।
- टेक्स्ट तैयार हो जाने पर समीक्षा के लिए भेजें पर क्लिक करें। सिस्टम भेजी गई सामग्री का एक संस्करण सहेज लेता है।
- जो व्यवस्थापक हैं वे समीक्षा टैब खोलकर स्वीकृत करें और प्रकाशित करें पर क्लिक करते हैं, या अस्वीकृति का कारण बताते हुए अस्वीकृत करें पर।
स्वीकृति ही स्थिति को प्रकाशित में बदलती है, और सार्वजनिक पेज पर केवल प्रकाशित लेख दिखता है। ड्राफ़्ट और संग्रहित हमेशा आंतरिक रहते हैं।
जनता को क्या दिखता है
- पेज बिना लॉगिन के खुलता है, आपके संगठन के लोगो और हेल्प सेंटर शीर्षक के साथ।
- लेख श्रेणी के अनुसार समूहित दिखते हैं; ऊपर की खोज शीर्षक, सामग्री और टैग में सर्वर पर खोजती है।
- हर लेख पूछता है कि वह उपयोगी रहा या नहीं, 👍 और 👎 के साथ।
- जिनकी समस्या हल नहीं हुई उनके लिए मुझे अब भी मदद चाहिए फ़ॉर्म है: व्यक्ति जैसे ही विषय लिखता है, पोर्टल संबंधित लेख सुझाता है और उसके बाद ही टिकट खोलता है।
- पेज दस भाषाओं में दिखता है, और खोलने वाले के ब्राउज़र की भाषा का पालन करता है।
किसी लेख का लिंक साझा करना
- लेख को रिकॉर्ड के रूप में खोलें।
- पेज के ऊपर अधिक मेन्यू में पोर्टल लिंक कॉपी करें पर क्लिक करें।
- पता ईमेल, चैट या वेबसाइट पर चिपका दें।
इम्पोर्ट करना और मापना
इम्पोर्ट टैब में किसी वेब पेज या PDF का पता चिपकाएँ: सिस्टम उसे लाकर टेक्स्ट निकालता है और एक ड्राफ़्ट बनाता है, जिसे आप प्रकाशित करने से पहले जाँच सकते हैं। फ़ीडबैक टैब में आपको सबसे उपयोगी लेख दिखते हैं, वे भी जिन्हें ध्यान चाहिए (बहुत सारे 👎) और बिना जवाब वाले सवाल, यानी वे सवाल जो सेल्फ़-सर्विस चैटबॉट से पूछे गए और जिनका कोई लेख नहीं मिला। यह आख़िरी सूची लिखने का सबसे अच्छा एजेंडा है।
अनुमतियाँ और सीमाएँ
- लिखना, संपादित करना और समीक्षा के लिए भेजना: नॉलेज बेस पर लिखने की पहुँच रखने वाला कोई भी व्यक्ति।
- स्वीकृत करना और प्रकाशित करना, और अस्वीकृत करना भी: केवल वे लोग जो संगठन की सेटिंग्स संभालते हैं।
- हर लेख के संस्करण सहेजे जाते हैं; पुराने संस्करण को वापस लाया जा सकता है, और वापस लाने पर भी एक नया संस्करण बनता है (इतिहास कभी दोबारा नहीं लिखा जाता)।
- अर्थ के आधार पर होने वाली स्मार्ट खोज के लिए कोई AI प्रदाता कॉन्फ़िगर होना चाहिए। उसके बिना भी खोज टेक्स्ट के आधार पर काम करती रहती है।
- सार्वजनिक पेज संगठन के हिसाब से अलग रहता है: वह केवल आपकी कंपनी के प्रकाशित लेख दिखाता है।
सामान्य प्रश्न
- मैंने ग़लती से प्रकाशन हटा दिया, अब क्या? स्थिति को वापस ड्राफ़्ट या संग्रहित कर दें: सार्वजनिक पता तुरंत खुलना बंद हो जाता है, और कुछ भी मिटता नहीं।
- मैंने लेख हटा दिया, क्या टेक्स्ट चला गया? नहीं। वह ट्रैश में जाता है और तीस दिन तक वापस लाया जा सकता है।
- मेरा लेख पोर्टल पर क्यों नहीं दिखता? लगभग हमेशा कारण यह होता है कि स्थिति प्रकाशित नहीं है। यह भी जाँचें कि आप अपने ही संगठन का पता देख रहे हैं।
- क्या ग्राहक को पासवर्ड चाहिए? नहीं। सार्वजनिक हेल्प सेंटर खुला है, इसीलिए वही प्रकाशित करें जिसे कोई भी पढ़ सके।