डेटा सब्जेक्ट के अधिकार · व्यक्तिगत डेटा निर्यात करना और गुमनाम करना

जब कोई व्यक्ति अपने डेटा तक पहुँच माँगे या उसे मिटाने को कहे, तो आप संपर्क या लीड के रिकॉर्ड पर मौजूद सब्जेक्ट डेटा निर्यात करें और गुमनाम करें बटनों से यह अनुरोध पूरा करते हैं। निर्यात एक फ़ाइल डाउनलोड करता है; गुमनाम करना व्यक्तिगत डेटा की जगह एक मार्कर रख देता है और अपरिवर्तनीय है।

GDPR, LGPD और CCPA जैसे डेटा सुरक्षा क़ानून व्यक्ति को दो अधिकार देते हैं, जिन्हें पूरा करना हर CRM को आना चाहिए: उसके बारे में आपके पास जो कुछ है उसकी एक प्रति माँगना, और उसे मिटवाना। SellioCRM दोनों को सब्जेक्ट के रिकॉर्ड पर ही निपटाता है, और दोनों क्रियाओं को ऑडिट ट्रेल में दर्ज करता है ताकि आप बाद में साबित कर सकें कि क्या हुआ और कब हुआ।

किसी सब्जेक्ट का डेटा निर्यात करना

1. संपर्क या लीड का रिकॉर्ड खोलें।
2. रिकॉर्ड के ऊपर अधिक क्रियाओं वाले मेन्यू में सब्जेक्ट डेटा निर्यात करें पर क्लिक करें।
3. फ़ाइल JSON प्रारूप में डाउनलोड हो जाती है।

इस फ़ाइल में रिकॉर्ड के भरे हुए फ़ील्ड पढ़ने लायक रूप में आते हैं, उससे जुड़ी गतिविधियाँ, उस व्यक्ति के टिकट के संदेश (आंतरिक नोट और समानांतर बातचीत सहित), संतुष्टि सर्वेक्षण के उत्तर, और प्रोजेक्ट बोर्ड के आइटम तथा टिप्पणियों में उसके ईमेल के उल्लेख शामिल होते हैं।

गुमनाम करना

1. संपर्क या लीड का रिकॉर्ड खोलें।
2. अधिक क्रियाओं वाले मेन्यू में गुमनाम करें पर क्लिक करें।
3. कारण लिखें, जो ऑडिट में दर्ज होता है, उदाहरण के लिए सब्जेक्ट का अनुरोध।
4. पुष्टि वाले फ़ील्ड में अनाम करें शब्द टाइप करें।
5. स्थायी रूप से अनाम करें पर क्लिक करें।

गुमनाम करना रिकॉर्ड के व्यक्तिगत डेटा फ़ील्ड को एक चिह्न से बदल देता है, यानी ईमेल और फ़ोन प्रकार के फ़ील्ड तथा वे फ़ील्ड जिनका नाम नाम, उपनाम, दस्तावेज़, पता या संपर्क की ओर इशारा करता है। यह उस व्यक्ति के टिकट संदेशों का मूल पाठ और लेखक, उसकी संतुष्टि टिप्पणियाँ और प्रोजेक्ट बोर्ड में उसके ईमेल के उल्लेख भी हटा देता है। यह इससे आगे भी जाता है: रिकॉर्ड की गतिविधियों, नोट्स और कमेंट के पाठ से व्यक्ति का नाम, ईमेल और फ़ोन हटाता है, रिकॉर्ड के अटैचमेंट को फ़ाइल सहित मिटाता है, और उन दूसरे ऑब्जेक्ट के रिकॉर्ड भी छानता है जो उसके ईमेल का ज़िक्र करते हैं। रिकॉर्ड का बाकी हिस्सा बना रहता है, ताकि कुल योग, सौदों का इतिहास और रिपोर्ट में छेद न हों। बहुत बड़े डेटा में एक बार में सब कुछ नहीं छू पाता: ऐसा होने पर स्क्रीन बता देती है, और दोबारा चलाने पर काम आगे बढ़ता है।

गुमनाम करना किन चीज़ों तक नहीं पहुँचता

• ऑडिट ट्रेल: वह डिज़ाइन से ही अपरिवर्तनीय है, और यह दर्ज करती है कि गुमनाम करना हुआ था।
• जो CRM से पहले ही बाहर जा चुका है: पहले निर्यात की गई फ़ाइलें और भेजे जा चुके ईमेल।
• बाहर से सिंक किए गए मेलबॉक्स (Gmail, Outlook, IMAP): संदेश मेल सर्वर पर रहता है, और उसे वहीं से हटाना पड़ता है।

किसी मिटाने के अनुरोध को पूरा मानने से पहले उस व्यक्ति के नाम और ईमेल से खोज चलाएँ और ऊपर बताई सूची के बाहर जो कुछ मिले उसे हाथ से निपटाएँ।

स्वचालित रिटेंशन

सेटिंग्स में गोपनीयता और अनुपालन के भीतर रिटेंशन नीति तालिका हर ऑब्जेक्ट के लिए तय करती है कि रिकॉर्ड कितने दिन रखे जाएँ, उसके बाद वे अपने आप ट्रैश में चले जाते हैं, जो एक वापस लिया जा सकने वाला डिलीट है। यह जाँच रोज़ चलती है। शून्य का मतलब है हमेशा के लिए रखना, और अधिकतम 3650 दिन है।

सहमति और गोपनीयता संपर्क

• मार्केटिंग संचार केवल उन्हीं सब्जेक्ट को जाते हैं जिन्होंने सहमति दी है, और जिसने ऑप्ट-आउट किया है उसे कभी नहीं मिलते। हर ईमेल में अनसब्सक्राइब लिंक होता है, और सब्जेक्ट बिना लॉगिन किए प्राथमिकता केंद्र से अपनी प्राथमिकताएँ खुद संभालता है।
• गोपनीयता संपर्क ईमेल फ़ील्ड में डेटा संरक्षण अधिकारी का पता रहता है, जिसे आप अपनी नीतियों और संचार में इस्तेमाल कर सकते हैं। यह वैकल्पिक है।
• व्यवहार वेब ट्रैकिंग शुरू में बंद रहती है और ऑप्ट-इन है। ईमेल के खुलने, क्लिक और फ़ॉर्म भरे जाने वैसे भी दर्ज होते हैं; यह स्विच केवल देखे गए पृष्ठों की ट्रैकिंग को नियंत्रित करता है।

यह कौन कर सकता है

• किसी सब्जेक्ट का डेटा निर्यात करना: कोई भी व्यक्ति जो वह रिकॉर्ड खोल सकता है।
• गुमनाम करना: केवल वे जिनके पास सेटिंग्स प्रबंधित करने की अनुमति है।
• रिटेंशन, गोपनीयता संपर्क और ट्रैकिंग बदलना: केवल वे जो सेटिंग्स के व्यवस्थापक हैं।

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