डुप्लिकेट रिकॉर्ड और मर्ज करना
समय के साथ वही ग्राहक दो बार दर्ज हो जाता है: कभी इम्पोर्ट से, कभी फ़ॉर्म से, कभी हाथ से भरने पर। डुप्लिकेट स्क्रीन उन रिकॉर्ड को एक साथ समूहीकृत करती है जिनकी कुंजी एक जैसी है, और सबको एक ही रिकॉर्ड में मिलाने देती है: खाली फ़ील्ड दोहराए गए रिकॉर्ड से भर जाते हैं और गतिविधियाँ तथा लिंक उसी की ओर मुड़ जाते हैं। मर्ज करना वापस नहीं लिया जा सकता, इसलिए पहले जाँच लेना ज़रूरी है।
जिस डेटाबेस में दोहराव है, वह उसके बाद की हर चीज़ बिगाड़ देता है: रिपोर्ट दो बार गिनती है, कैंपेन दो ईमेल भेजता है, और आख़िरी बातचीत ग़लत रिकॉर्ड में दर्ज हो जाती है। डुप्लिकेट स्क्रीन इसीलिए है कि आप यह सब एक साथ सुलझा सकें, वह भी इतिहास मिटाए बिना: जो रिकॉर्ड बचता है उसे वह सब मिल जाता है जो उसमें नहीं था, और दोहराए गए रिकॉर्ड की सारी गतिविधियाँ तथा लिंक भी।
कैसे खोलें
- ऑब्जेक्ट की सूची खोलें, उदाहरण के लिए संपर्क।
- स्क्रीन के ऊपर अधिक मेन्यू में डुप्लिकेट पर क्लिक करें।
- शीर्षक के ठीक नीचे स्क्रीन बताती है कि रिकॉर्ड किस फ़ील्ड के अनुसार समूहीकृत किए गए हैं।
एक दूसरा रास्ता भी है: सेटिंग्स में डेटा गुणवत्ता स्क्रीन पर हर ऑब्जेक्ट के सामने दिखता है कि उसमें डुप्लिकेट के कितने समूह हैं, और वह संख्या इसी स्क्रीन का लिंक है।
सिस्टम किस फ़ील्ड से समूह बनाता है
- अगर ऑब्जेक्ट में ईमेल फ़ील्ड है, तो वही कुंजी है। संपर्क और लीड के साथ ऐसा ही होता है।
- अगर ईमेल नहीं है, तो कुंजी नाम फ़ील्ड है। कंपनियों के साथ ऐसा होता है।
- अगर इनमें से कुछ भी नहीं है, तो ऑब्जेक्ट का पहला टेक्स्ट फ़ील्ड चलता है।
- उत्पादों के लिए कुंजी कोड है, क्योंकि कैटलॉग में पहचान वही कोड देता है और नाम कई वैरिएशन में दोहरा सकता है।
- तुलना में छोटे-बड़े अक्षरों का और किनारों की खाली जगह का फ़र्क नहीं पड़ता। खाली मान से कभी समूह नहीं बनता।
- अगर ऑब्जेक्ट में कुंजी बनने लायक कोई फ़ील्ड ही नहीं है, तो स्क्रीन समूह दिखाने के बजाय आपको सूचित कर देती है।
मर्ज करना
- हर समूह के शीर्ष पर वह मान दिखता है जिसने रिकॉर्ड को जोड़ा और कितने रिकॉर्ड हैं।
- सूची में चुनें कि कौन सा रिकॉर्ड मास्टर होगा। यही बचेगा।
- बाक़ी की जाँच करें: वे सब मास्टर में मर्ज हो जाएँगे।
- चयनित में मर्ज करें पर क्लिक करें।
- समूह की जगह यह पुष्टि आ जाती है कि कितने रिकॉर्ड मर्ज हुए।
मर्ज करने पर क्या होता है
- मास्टर के पास जो मान पहले से थे, वे सब बने रहते हैं: उसका कुछ भी ऊपर से नहीं लिखा जाता।
- मास्टर का हर खाली फ़ील्ड उस पहले डुप्लिकेट के मान से भर जाता है जिसमें वह फ़ील्ड भरा हुआ है।
- डुप्लिकेट से जुड़ी सारी गतिविधियाँ अब मास्टर की ओर इशारा करने लगती हैं।
- किसी भी ऑब्जेक्ट का कोई भी लिंक फ़ील्ड, जो किसी डुप्लिकेट की ओर इशारा करता था, अब मास्टर की ओर इशारा करता है।
- डुप्लिकेट रिकॉर्ड हमेशा के लिए हटा दिए जाते हैं। वे ट्रैश में नहीं जाते और पुनर्स्थापित नहीं किए जा सकते।
अनुमतियाँ और सीमाएँ
- समूह देखने के लिए ऑब्जेक्ट पर पढ़ने की अनुमति चाहिए; मर्ज करने के लिए लिखने की अनुमति चाहिए।
- जाँच ऑब्जेक्ट के सबसे हाल के पाँच हज़ार रिकॉर्ड पर होती है। बड़े डेटाबेस में कई दौर में चलाएँ और सफ़ाई के बाद दोहराएँ।
- जिन समूहों में सबसे ज़्यादा डुप्लिकेट हैं, वे पहले दिखते हैं।
- मर्ज को पूर्ववत नहीं किया जा सकता। क्लिक करने से पहले मास्टर जाँच लें।
- अगर आपकी कंपनी समूह की कई कंपनियों के साथ काम करती है, तो एक सूचना बता सकती है कि मिलता-जुलता रिकॉर्ड किसी दूसरी कंपनी में मौजूद है। ऐसे में सिस्टम सिर्फ़ संकेत देता है और एक्सेस का अनुरोध करने का विकल्प देता है: वह दूसरी कंपनी का डेटा कभी नहीं दिखाता।
आम सवाल
- मैंने ग़लत मर्ज कर दिया, क्या वापस ला सकता हूँ? नहीं। डुप्लिकेट हमेशा के लिए हट जाते हैं और ट्रैश से होकर नहीं गुज़रते।
- दो अलग ग्राहक कंपनी का एक ही ईमेल इस्तेमाल करते हैं और सिस्टम दोनों को जोड़ देता है। मर्ज न करें: एक ही कुंजी वाले अलग रिकॉर्ड एक ही समूह में दिखते हैं, और फ़ैसला आपका है। किसी एक का ईमेल बदल देने से समूह टूट जाता है।
- शुरुआत में ही दोहराव कैसे रोकूँ? इम्पोर्ट करते समय डुप्लिकेट में एक कुंजी फ़ील्ड चुनें और बताएँ कि मौजूदा रिकॉर्ड मिलने पर क्या करना है। सार्वजनिक लीड कैप्चर भी ईमेल के आधार पर दोहराव से बचाता है।