वैश्विक और व्यावसायिक इकाई के अनुसार गवर्नेंस
वैश्विक नीतियाँ पूरे संगठन के लिए अनिवार्य फ़ील्ड तय करती हैं और यह भी बता सकती हैं कि नए रिकॉर्ड को अनुमोदन चाहिए। आप वैश्विक या व्यावसायिक इकाई के दायरे वाली नीतियाँ बनाते हैं और हर इकाई के लिए बनने वाली प्रभावी नीति देख सकते हैं।
भरने के नियम आम तौर पर बिखरे हुए पैदा होते हैं: यहाँ एक अनिवार्य फ़ील्ड, वहाँ चरण और मूल्य का कोई मेल। जब कंपनी बढ़ती है, तो किसी को यह कहना पड़ता है कि पूरे संगठन के लिए क्या लागू है। वैश्विक गवर्नेंस नीतियाँ यह फ़ैसला एक ही जगह जमा करती हैं, व्यावसायिक इकाइयों के बीच विरासत के साथ।
सेटिंग्स खोलें और वैश्विक गवर्नेंस पर क्लिक करें।
नीति बनाना
- नाम भरें, उदाहरण के लिए वाणिज्यिक न्यूनतम अनिवार्यता।
- दायरा चुनें: वैश्विक पूरे संगठन पर लागू होता है; व्यावसायिक इकाई केवल उसी इकाई पर लागू होती है जो अगले फ़ील्ड में चुनी गई है।
- अनुमोदन अनिवार्य में हाँ, नहीं या विरासत में लें चुनें।
- अनिवार्य फ़ील्ड में फ़ील्ड के नाम अल्पविराम से अलग करके लिखें, उदाहरण के लिए owner, region।
- रिटेंशन (दिन) में अवधि भरें, अगर लागू हो।
- सेव करें। नीति नीचे की तालिका में सक्रिय कॉलम के साथ दिखने लगती है।
प्रभावी नीति
प्रभावी नीति ब्लॉक नीतियों को जोड़ने का नतीजा दिखाता है। क्रम हमेशा एक ही रहता है: पहले वैश्विक नीति, फिर जड़ से पत्ती तक के रास्ते में पड़ने वाली इकाइयों की नीतियाँ, ताकि सबसे विशिष्ट नीति जीते। विरासत में लें मान कुछ भी ऊपर से नहीं लिखता, वह बस ऊपर से आई चीज़ को गुज़र जाने देता है। इसमें केवल सक्रिय नीतियाँ शामिल होती हैं।
हर फ़ील्ड असल में क्या करता है
- अनिवार्य फ़ील्ड: यही वह नियम है जो सचमुच रोकता है। रिकॉर्ड बनाते समय अगर सूची का कोई फ़ील्ड उस ऑब्जेक्ट में मौजूद है और ख़ाली है, तो सिस्टम सेव होने से मना कर देता है और बताता है कि कौन से लेबल छूट रहे हैं। संपादन करते समय यह शर्त उन्हीं फ़ील्ड पर लगती है जिन्हें आप बदल रहे हैं, ताकि कोई नई नीति पुराने रिकॉर्ड का संपादन न रोक दे।
- अनुमोदन अनिवार्य: चालू होने पर रिकॉर्ड सामान्य रूप से बन जाता है और उसके ठीक बाद एक अनुमोदन अनुरोध खुलकर उससे जुड़ जाता है। यह रोक नहीं है: रिकॉर्ड पहले ही क्षण से मौजूद रहता है और अनुमोदन उसके बाद होता है। इसके अलावा, अनुरोध तभी खुलता है जब आपके संगठन में कोई अनुमोदन नीति ऐसी हो जो इस मामले से मेल खाती हो; उसके बिना कुछ नहीं होता।
- रिटेंशन (दिन): यह सचमुच मिटाता है। सिस्टम दिन में एक बार उन रिकॉर्ड को कूड़ेदान में भेजता है जो N दिन से पहले बने थे। वैश्विक दायरा पूरे संगठन तक पहुँचता है; व्यावसायिक इकाई का दायरा उस कंपनी के रिकॉर्ड तक पहुँचता है जिससे इकाई जुड़ी है। एक से ज़्यादा सक्रिय वैश्विक नीतियाँ होने पर सबसे लंबी अवधि जीतती है। सेटिंग्स में गोपनीयता और अनुपालन के भीतर ऑब्जेक्ट के अनुसार तय रिटेंशन इसके साथ-साथ चलता रहता है।
यह कौन कर सकता है
- नीतियाँ बनाने, संपादित करने और हटाने के लिए सेटिंग्स प्रबंधित करने की अनुमति चाहिए।
- सूची और प्रभावी नीति देखना उन सबके लिए खुला है जो यह स्क्रीन खोल सकते हैं।
- नीति का हर बनना, बदलना और हटना ऑडिट ट्रेल में दर्ज होता है।
आम सवाल
- क्या निष्क्रिय नीति भी लागू रहती है? नहीं। जोड़ में केवल सक्रिय नीतियाँ आती हैं।
- अगर मैंने कोई ऐसा फ़ील्ड लिखा जो उस ऑब्जेक्ट में है ही नहीं तो क्या होगा? वह उस ऑब्जेक्ट के लिए बिना किसी त्रुटि के छोड़ दिया जाता है।
- क्या नीति हटाने से सब कुछ सामान्य हो जाता है? हाँ, और तुरंत। कोई सक्रिय नीति न रहने पर वह शर्त ख़त्म हो जाती है और सेव करते समय फिर से हर फ़ील्ड के अपने नियम लागू होने लगते हैं।