इंटीग्रेशन्स: CRM में ईमेल प्राप्त करें

इनबाउंड ईमेल को संबंधित कॉन्टैक्ट या लीड पर एक्टिविटी में बदलें।

Settings → Integrations में आप बाहरी सेवाओं को CRM से कनेक्ट करते हैं। पहला उपलब्ध इंटीग्रेशन Inbound email है: प्राप्त हर मैसेज उस कॉन्टैक्ट या लीड पर एक्टिविटी के रूप में लॉग होता है जिसका ईमेल भेजने वाले (sender) से मेल खाता है।

हर इंटीग्रेशन निष्क्रिय (inert) शुरू होता है: जब तक आप URL जनरेट करके सक्रिय नहीं करते, तब तक कुछ नहीं होता। आपके द्वारा दिए गए क्रेडेंशियल्स एन्क्रिप्टेड स्टोर किए जाते हैं और कभी वापस नहीं दिखाए जाते।

पूर्वापेक्षाएं

• inbound/parse फीचर वाले किसी इनबाउंड ईमेल प्रोवाइडर में एक अकाउंट: SendGrid (Inbound Parse), Mailgun (Routes), Postmark (inbound) या Resend।
• आपके नियंत्रण वाला एक डोमेन/ईमेल एड्रेस, जिसका MX रिकॉर्ड प्रोवाइडर की ओर पॉइंट करता हो (यह आपके DNS/ईमेल प्रोवाइडर पर किया जाता है)।
• Sellio में, Settings → Integrations में प्राप्त करने वाला URL जनरेट करने और इंटीग्रेशन सक्रिय करने के लिए एडमिनिस्ट्रेटर एक्सेस।

प्रोवाइडर पर स्टेप बाय स्टेप

1. SendGrid: Settings → Inbound Parse → Add Host & URL। अपने डोमेन का hostname पॉइंट करें और CRM का receiving URL Destination URL के रूप में पेस्ट करें।
2. Mailgun: Receiving → Routes → Create Route। मैच परिभाषित करें (जैसे, catch_all या match_recipient) और CRM URL पर "forward" एक्शन दें।
3. Postmark: Servers → आपका सर्वर → Inbound → Inbound Webhook। CRM URL पेस्ट करें और सुनिश्चित करें कि InboundHash/inbound एड्रेस कॉन्फ़िगर किया गया है।
4. Resend: CRM URL पर पॉइंट करने वाला inbound webhook/route कॉन्फ़िगर करें।

इनबाउंड ईमेल कैसे सक्रिय करें

1. Settings → Integrations खोलें।
2. "इनबाउंड ईमेल" कार्ड पर, "Generate receiving URL" पर क्लिक करें।
3. webhook URL कॉपी करें (यह यूनिक और गुप्त है, इसलिए इसे पासवर्ड की तरह मानें)।
4. अपने ईमेल प्रोवाइडर में, inbound/parse फीचर को उस URL पर पॉइंट करें, उदाहरण के लिए SendGrid Inbound Parse, Mailgun Routes, Postmark या Resend।
5. CRM पर वापस जाएं और "Activate" पर क्लिक करें।

उसके बाद, जब भी आपके द्वारा प्रोवाइडर पर कॉन्फ़िगर किए गए एड्रेस पर कोई ईमेल आता है, तो वह उस URL पर भेजा जाता है और CRM मैसेज के सब्जेक्ट और बॉडी के साथ एक "Email" एक्टिविटी लॉग करता है।

ईमेल कैसे लिंक होता है

• CRM एक ऐसे कॉन्टैक्ट या लीड की तलाश करता है जिसका Email फील्ड भेजने वाले (sender) के बराबर हो।
• अगर वह मिल जाता है, तो एक्टिविटी उस रिकॉर्ड से लिंक हो जाती है और उसकी टाइमलाइन पर दिखाई देती है।
• अगर कोई रिकॉर्ड नहीं मिलता, तो भी एक्टिविटी बिना लिंक के बनाई जाती है, ताकि कोई मैसेज न खोए और आप उसे बाद में देख सकें (triage)।

स्वीकृत फॉर्मेट फील्ड्स { from, to, subject, text, html } वाला एक न्यूट्रल JSON है, जो मुख्य इनबाउंड प्रोवाइडर्स के साथ संगत है। Billing, e-signature और calendar इंटीग्रेशन्स उसी स्क्रीन पर "Coming soon" के रूप में दिखाई देते हैं।

कैसे टेस्ट करें

1. इंटीग्रेशन सक्रिय होने पर, प्रोवाइडर पर कॉन्फ़िगर किए गए एड्रेस पर एक असली ईमेल भेजें (अधिमानतः CRM में पहले से मौजूद किसी Contact/Lead के ईमेल से)।
2. संबंधित Contact/Lead खोलें और टाइमलाइन जांचें: सब्जेक्ट और बॉडी वाली एक "Email" एक्टिविटी दिखाई देनी चाहिए।
3. अगर भेजने वाला (sender) CRM में मौजूद नहीं है, तो बिना लिंक वाली एक्टिविटी देखें। यह वैसे भी बनाई जाती है, ताकि आप उसे देख सकें (triage)।

समस्या निवारण

• ईमेल नहीं पहुंचता: प्रोवाइडर पर पुष्टि करें कि inbound/parse सही URL पर पॉइंट करता है और डोमेन का MX प्रोवाइडर की ओर पॉइंट है। प्रोवाइडर के डैशबोर्ड में भेजना टेस्ट करें (कई में "test webhook" होता है)।
• URL पर 404: URL टोकन बदल गया (आपने "नया टोकन जनरेट करें" पर क्लिक किया)। प्रोवाइडर पर Destination URL को नए URL से अपडेट करें।
• पहुंचता है पर एक्टिविटी नहीं बनती: जांचें कि प्रोवाइडर के payload में फील्ड्स { from, to, subject, text, html } हैं। कुछ प्रोवाइडर्स को JSON फॉर्मेट चुनना ज़रूरी होता है (multipart नहीं)।
• कॉन्टैक्ट से लिंक नहीं होता: लिंकिंग भेजने वाले को किसी Contact/Lead के Email फील्ड से मैच करती है। अगले वालों को लिंक करने के लिए रिकॉर्ड में ईमेल जोड़ें।
• काम करना बंद हो गया: पुष्टि करें कि इंटीग्रेशन कार्ड पर अभी भी "Activated" है।

सरल रास्ता: हमारे पते पर अग्रेषित करें

यदि आप न Google Workspace और न Microsoft 365 उपयोग करते हैं और कोई इनबाउंड सेवा भी नहीं लेना चाहते, तो एक छोटा रास्ता है: सेटिंग्स · इंटीग्रेशन में “आने वाले ई-मेल” कार्ड एक तैयार पता दिखाता है। अपने ई-मेल प्रदाता (cPanel, Titan, Zoho, स्वयं का सर्वर — कोई भी) में एक नियम बनाएँ जो संदेशों की प्रति उस पते पर अग्रेषित करे।

• हम आपके मेलबॉक्स का पासवर्ड कभी नहीं माँगते: अग्रेषण आप अपनी ओर से सेट करते हैं और कभी भी हटा सकते हैं।
• प्रत्येक अग्रेषित संदेश उस संपर्क या लीड पर गतिविधि बनता है जिसका ई-मेल प्रेषक से मेल खाता है — ठीक webhook वाले रास्ते जैसा।
• एक ही संदेश दो बार अग्रेषित होने पर एक ही बार आता है: पहचान मूल Message-Id से होती है।
• यह पता केवल आपके संगठन का है। लीक होने पर “टोकन बदलें” से नया बनाएँ और अग्रेषण नियम अपडेट करें।

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