प्रोजेक्ट्स: वर्क बोर्ड (समूह, स्टेटस, सबआइटम और व्यू)
अपनी टीम के काम को रंगीन समूहों, स्टेटस कॉलम, मालिकों, तारीखों, सबआइटम और अपडेट वाले बोर्डों में व्यवस्थित करें। बोर्डों के बीच आइटम कनेक्ट करें, मानों को मिरर करें, फ़ॉर्मूला गणना करें, "मेरा काम" देखें और प्रत्येक बोर्ड को अनुमति के अनुसार साझा करें। टेबल, कानबन, टाइमलाइन और कैलेंडर व्यू के बीच स्विच करें।
प्रोजेक्ट्स मॉड्यूल आपकी टीम के काम को बोर्डों में व्यवस्थित करता है, एक वर्क-मैनेजमेंट टूल की शैली में। प्रत्येक बोर्ड में रंगीन समूह (सेक्शन), टाइप्ड कॉलम और आइटम होते हैं; प्रत्येक आइटम में सबआइटम और अटैचमेंट के साथ एक अपडेट पैनल हो सकता है। अपने बोर्ड देखने और एक नया बनाने के लिए मेनू में प्रोजेक्ट्स खोलें।
समूह और आइटम
- एक बोर्ड "करना है", "इस पर काम हो रहा है" और "पूर्ण" समूहों के साथ शुरू होता है और कॉलम के एक डिफ़ॉल्ट सेट (स्टेटस, मालिक, प्रारंभ, नियत तिथि, नोट्स) के साथ।
- प्रत्येक समूह की "+ आइटम जोड़ें" पंक्ति में इसका नाम टाइप करके एक आइटम जोड़ें। नाम पर क्लिक करके इसका नाम बदलें।
- एक आइटम को एक समूह से दूसरे में ले जाने के लिए खींचें। नाम बदलने, रंग बदलने, पुनर्क्रमित करने या हटाने के लिए समूह "⋯" मेनू का उपयोग करें।
कॉलम और रंगीन स्टेटस
स्टेटस सेल रंगीन विकल्पों (करना है, इस पर काम हो रहा है, अटका हुआ, पूर्ण) का एक मेनू खोलता है जिसे आप एक क्लिक से चुनते हैं। "+ कॉलम जोड़ें" के माध्यम से कॉलम जोड़ें। स्टेटस कॉलम हेडर पर, विकल्प बनाने, नाम बदलने और रंग बदलने के लिए "स्टेटस संपादित करें" का उपयोग करें।
कॉलम प्रकार
स्टेटस, व्यक्ति, तारीख, टेक्स्ट और नंबर से परे, बोर्ड एक वर्क-मैनेजमेंट टूल की तरह समृद्ध कॉलम प्रदान करता है:
- टाइमलाइन: एक ही सेल में एक प्रारंभ→समाप्ति रेंज, एक छोटी बार के साथ। जब बोर्ड में एक होती है, तो यह टाइमलाइन व्यू को चलाती है।
- टैग्स: प्रति आइटम कई रंगीन लेबल। विकल्पों को परिभाषित करने के लिए हेडर पर "लेबल संपादित करें" का उपयोग करें।
- चेकबॉक्स: एक-क्लिक हाँ/नहीं।
- रेटिंग: 1 से 5 सितारे।
- प्रोग्रेस: एक 0-100% बैटरी बार। हेडर पर, पूर्ण सबआइटम के हिस्से को दर्शाने के लिए "सबआइटम से स्वतः-गणना करें" चुनें।
- फ़ाइलें: सीधे सेल में फ़ाइलें अटैच करें (वहीं खोलें और हटाएँ)।
- लिंक, ईमेल और फ़ोन: क्लिक करने योग्य लिंक बन जाते हैं; लिंक "https://" के बिना एक पता स्वीकार करता है और आपके लिए इसे पूरा करता है।
सबआइटम
इसके सबआइटम को विस्तृत करने के लिए किसी आइटम नाम के बगल में तीर पर क्लिक करें। सबआइटम उन्हीं बोर्ड कॉलम का उपयोग करते हैं और एक आइटम को छोटे भागों में तोड़ने में मदद करते हैं।
व्यू
- टेबल: मुख्य ग्रिड, समूहों और इनलाइन-संपादन योग्य सेल के साथ।
- कानबन: स्टेटस कॉलम द्वारा आइटम समूहित करता है; इसका स्टेटस बदलने के लिए एक कार्ड खींचें।
- टाइमलाइन: एक टाइमलाइन कॉलम द्वारा या प्रारंभ और नियत तिथि कॉलम द्वारा स्थित बार।
- कैलेंडर: महीने-दर-महीने, आइटम को उनकी नियत तिथि के अनुसार रखते हुए।
- वर्कलोड: प्रति सप्ताह प्रत्येक व्यक्ति पर कितने आइटम पड़ते हैं।
- डैशबोर्ड: बोर्ड के लिए सारांश चार्ट।
खोजें, फ़िल्टर करें, सॉर्ट करें और समूहित करें
व्यू के ऊपर एक टूलबार होता है: नाम या किसी सेल द्वारा आइटम खोजने के लिए खोज में टाइप करें; "फ़िल्टर" के तहत, प्रति कॉलम शर्तें जोड़ें (है, नहीं है, शामिल है, से अधिक/कम, खाली, खाली नहीं); "सॉर्ट" के तहत, एक कॉलम और दिशा चुनें; और "इसके अनुसार समूहित करें" (टेबल पर) के तहत बोर्ड समूहों के बजाय स्टेटस, व्यक्ति या टैग्स द्वारा आइटम को पुनः समूहित करें। फ़िल्टर, सॉर्टिंग और समूहन प्रति व्यू सहेजे जाते हैं, इसलिए बोर्ड को फिर से खोलने पर आपका सेटअप बना रहता है।
डैशबोर्ड
डैशबोर्ड व्यू बोर्ड को विजेट में सारांशित करता है: समग्र प्रगति (पूर्ण आइटम), स्टेटस के अनुसार गणना (डोनट), व्यक्ति के अनुसार लोड (बार) और नियत तिथि के अनुसार आइटम (अतिदेय, इस सप्ताह, बाद में, कोई तिथि नहीं)। यह सक्रिय फ़िल्टर और खोज का सम्मान करता है, इसलिए आप बोर्ड के केवल एक हिस्से का विश्लेषण कर सकते हैं।
निर्भरताएँ
एक आइटम खोलें और, निर्भरताएँ के तहत, इसे किसी अन्य आइटम से लिंक करें जो इसे अवरुद्ध करता है ("द्वारा अवरुद्ध"), और सिस्टम गोलाकार निर्भरताओं को रोकता है। टाइमलाइन पर, एक धराशायी तीर अवरोधक को अवरुद्ध आइटम से जोड़ता है।
एक निर्भरता दो अलग-अलग प्रोजेक्ट्स में भी फैल सकती है: निर्भरताएँ ब्लॉक में, "किसी अन्य प्रोजेक्ट के आइटम पर निर्भर करें" चुनें, प्रोजेक्ट और फिर आइटम चुनें। जब निर्भरता किसी अन्य बोर्ड से आती है तो सूची नाम के बगल में स्रोत प्रोजेक्ट दिखाती है। केवल आपके वर्कस्पेस के प्रोजेक्ट्स दिखते हैं (कभी कोई अन्य कंपनी नहीं), और आपको स्रोत बोर्ड तक पहुँच की आवश्यकता होती है।
जब दोनों पक्षों की तारीखें टकराती हैं (उदाहरण के लिए, आइटम अपनी निर्भरता समाप्त होने से पहले शुरू होता है), तो पंक्ति को एक ⚠ चेतावनी के साथ हाइलाइट किया जाता है ताकि आप पुनर्निर्धारण कर सकें।
पुनर्क्रमण
किसी आइटम को उसी समूह में दूसरे के ऊपर खींचकर पुनर्क्रमित करें, और कॉलम को पुनर्क्रमित करने के लिए एक कॉलम हेडर को बगल में खींचें। नया क्रम सहेजा जाता है।
वर्कलोड
वर्कलोड व्यू, प्रति मालिक, दिखाता है कि एक तारीख कॉलम (डिफ़ॉल्ट रूप से नियत तिथि) के आधार पर प्रत्येक सप्ताह कितने आइटम पड़ते हैं, और रंगीन बार अतिभारित सप्ताहों को आसानी से पहचानने योग्य बनाते हैं।
बोर्ड टेम्पलेट
प्रोजेक्ट्स होम पर, एक तैयार टेम्पलेट (सरल प्रोजेक्ट, प्रोडक्ट रोडमैप, डेव स्प्रिंट, कस्टमर ऑनबोर्डिंग) से शुरू करें। यह आपकी भाषा में उदाहरण समूहों, कॉलम और आइटम के साथ एक बोर्ड बनाता है।
ऑटोमेशन
बोर्ड सेटिंग्स में, एक नियम बनाने के लिए ऑटोमेशन खोलें: जब एक स्टेटस बदलता है (एक चुने हुए मान पर, या किसी भी बदलाव पर) तो यह मालिक या किसी विशिष्ट उपयोगकर्ता को सूचित करता है। यह उसी क्षण फ़ायर होता है जब स्टेटस बदलता है और एक इन-ऐप सूचना भेजता है जो सीधे आइटम पर वापस लिंक करती है।
बोर्ड कनेक्ट करें (रिलेशन कॉलम)
"बोर्ड कनेक्ट करें" कॉलम किसी आइटम को दूसरे बोर्ड के एक या अधिक आइटम से लिंक करता है। जब आप कॉलम बनाते हैं, तो लक्ष्य बोर्ड चुनें (और क्या यह कई आइटम स्वीकार करता है)। सेल में, आइटम खोजें और चुनें; वे चिप्स के रूप में दिखते हैं जो सीधे स्रोत आइटम से लिंक होते हैं। यह मिरर की नींव है।
मिरर कॉलम
"मिरर" कॉलम एक कनेक्ट कॉलम के माध्यम से जुड़े हुए आइटम के एक कॉलम के मान को खींचता और दिखाता है। इसे हेडर पर कॉन्फ़िगर करें: चुनें कि किस कनेक्ट कॉलम से जाना है और लक्ष्य बोर्ड के किस कॉलम को मिरर करना है (स्टेटस, तारीख, नंबर...)। यह केवल-पढ़ने के लिए है और प्रदर्शन पर पुनर्गणना करता है; कई जुड़े हुए आइटम के साथ यह उनके सभी मान दिखाता है।
फ़ॉर्मूला कॉलम
"फ़ॉर्मूला" कॉलम आइटम के अन्य कॉलम से एक मान की गणना करता है। हेडर पर, कॉन्फ़िगर के तहत, [key] द्वारा कॉलम को संदर्भित करते हुए एक एक्सप्रेशन लिखें (सम्मिलित करने के लिए एक कॉलम पर टैप करें)। यह अंकगणित और कोष्ठक, तुलना और SUM, MIN, MAX, AVG, IF, ROUND, CONCAT और DAYS(date1, date2) फ़ंक्शन का समर्थन करता है। उदाहरण के लिए: (price - cost) * qty, या IF([status] == "done", 100, 0)। एक अमान्य फ़ॉर्मूला (शून्य से भाग, एक स्व-संदर्भ) स्क्रीन को तोड़े बिना एक अनुकूल त्रुटि सेल बन जाता है।
मेरा काम (बोर्डों के बीच)
"मेरा काम" स्क्रीन (प्रोजेक्ट्स के शीर्ष पर बटन, या मेनू में) एक ही स्थान पर, किसी भी बोर्ड में, हर वह आइटम इकट्ठा करती है जहाँ आप मालिक हैं। नियत तिथि (अतिदेय, आज, इस सप्ताह, बाद में, कोई तिथि नहीं) या बोर्ड द्वारा समूहित करें। इसे सीधे इसके बोर्ड पर खोलने के लिए एक आइटम पर क्लिक करें।
प्रति-बोर्ड अनुमतियाँ (साझाकरण)
- बिना साझाकरण वाला बोर्ड उसके लिए दृश्यमान रहता है जिसे सामान्य अनुमतियों (RBAC) ने पहले से अनुमति दी थी, और मौजूदा बोर्डों पर कुछ नहीं बदलता।
- "साझा करें" बटन से (मालिक के लिए उपलब्ध), एक स्तर पर लोगों या टीमों को जोड़ें: व्यूअर (केवल पढ़ें), एडिटर (आइटम और कॉलम संपादित करता है) या मालिक (संपादित करता है और साझा/हटाता भी है)।
- जैसे ही आप पहला सदस्य जोड़ते हैं, बोर्ड प्रतिबंधित हो जाता है: केवल सूचीबद्ध लोग (और जिसने इसे बनाया) इसे देख सकते हैं। व्यूअर पहुँच वाला कोई व्यक्ति संपादित नहीं कर सकता।
अपडेट और अटैचमेंट
इसके विवरण पैनल को देखने के लिए एक आइटम खोलें ("खोलें" लिंक, या एक कानबन कार्ड पर क्लिक करें): प्रत्येक कॉलम, सबआइटम और अपडेट टैब, जहाँ टीम आइटम पर टिप्पणी करती है और फ़ाइलें अटैच करती है। एक आइटम हटाने से भंडारण से उसकी अटैच की गई फ़ाइलें भी हट जाती हैं।
नया क्या है (फ़ेज़ 1)
- वर्कस्पेस और फ़ोल्डर: प्रोजेक्ट्स सूची नेविगेशन में बोर्डों को क्षेत्र के अनुसार व्यवस्थित करें। मौजूदा बोर्ड एक डिफ़ॉल्ट वर्कस्पेस के तहत दृश्यमान रहते हैं, बिना किसी बदलाव के।
- कई असाइनी और टीम: व्यक्ति कॉलम एक से अधिक मालिक स्वीकार कर सकता है, और "कई लोग" और "टीम" कॉलम प्रकार हैं।
- आइटम चेकलिस्ट: आइटम पैनल के अंदर, एक पूर्ण टॉगल और एक प्रगति बार के साथ हल्के सबटास्क बनाएँ।
- एक बोर्ड डुप्लिकेट करें और एक टास्क डुप्लिकेट करें, साथ ही एक टास्क को एक बोर्ड से दूसरे में ले जाएँ (संगत मान संरक्षित रहते हैं)।
- ऑटो नंबर: एक कॉलम जो प्रत्येक आइटम को स्वचालित रूप से नंबर देता है, एक वैकल्पिक उपसर्ग के साथ (जैसे TASK-12)।
- आवश्यक, छिपे हुए, लॉक और सशर्त फ़ील्ड: प्रति-कॉलम नियम, सहेजने पर और प्रदर्शन पर लागू।
- सूची व्यू: बोर्ड के हर आइटम की एक सपाट सूची, बिना समूहों के, अन्य व्यू के समान डेटा स्रोत पढ़ते हुए।
- आइटम इतिहास: "गतिविधि" टैब दिखाता है कि किसने आइटम को बनाया, संपादित किया, स्थानांतरित किया या डुप्लिकेट किया, और कब।
नया क्या है (फ़ेज़ 2): निर्भरताएँ, गैंट, हेल्थ, ऑटोमेशन और अनुमोदन
- समृद्ध निर्भरताएँ: प्रत्येक निर्भरता का एक प्रकार होता है (FS फिनिश-टू-स्टार्ट, SS, FF, SF) और दिनों में एक लैग। जब तक एक FS/FF पूर्ववर्ती अभी भी खुला है तब तक एक टास्क पूरा नहीं किया जा सकता।
- एक टास्क को CRM से लिंक करें: एक आइटम को एक टिकट, ग्राहक, अनुबंध या किसी रिकॉर्ड से कनेक्ट करें, संदर्भ बनाए रखते हुए (एकल स्रोत, कोई कॉपी किया गया डेटा नहीं)।
- एक वास्तविक गैंट: तारीखें बदलने के लिए बार खींचें (यह बना रहता है), क्रिटिकल पाथ देखें, आइटम को माइलस्टोन (हीरा) के रूप में चिह्नित करें और वास्तविकता के साथ तुलना करने के लिए एक बेसलाइन (नियोजित) कैप्चर करें।
- प्रोजेक्ट हेल्थ: उद्देश्य और दायरा निर्धारित करें, % पूर्ण (रोलअप) और हरा/पीला/लाल हेल्थ ट्रैक करें, मैन्युअल या स्वचालित (देरी और प्रगति से लिया गया)।
- समृद्ध ऑटोमेशन: स्टेटस-टू-नोटिफ़ाई से परे, घटना (आइटम बनाया गया, आइटम अपडेट किया गया, स्टेटस बदला गया) और समय (नियत तिथि निकट या अतिदेय, शेड्यूलर के माध्यम से) द्वारा शर्त-टू-एक्शन नियम बनाएँ। क्रियाएँ: स्टेटस/फ़ील्ड बदलें, असाइन करें, एक सबटास्क बनाएँ, इन-ऐप और ईमेल द्वारा सूचित करें, और एक वेबहुक कॉल करें।
- आइटम पर अनुमोदन: एक टास्क के अनुमोदन का अनुरोध करें; जब तक अनुमोदन लंबित है, टास्क पूरा नहीं किया जा सकता। एक बार अनुमोदित होने पर, पूर्णता अनलॉक हो जाती है। यह CRM अनुमोदन नीतियों का पुनः उपयोग करता है।
- फॉलोअर्स: सूचनाएँ पाने के लिए एक आइटम को फ़ॉलो करें; बोर्ड को CSV में निर्यात करें।
स्केल और प्रबंधन (पोर्टफोलियो, क्षमता, स्प्रिंट, जोखिम)
प्रत्येक बोर्ड को शीर्ष पर तीन नए व्यू मिलते हैं, क्लासिक के साथ-साथ: स्प्रिंट, जोखिम और प्रबंधन। और प्रोजेक्ट्स होम में पोर्टफोलियो और संसाधन के शॉर्टकट हैं, जो सभी प्रोजेक्ट्स को समेकित करते हैं।
- पोर्टफोलियो: हर सुलभ प्रोजेक्ट का एक समेकित व्यू, हेल्थ (हरा/पीला/लाल), प्रगति (पूर्ण टास्क), लिंक किए गए ग्राहक, राजस्व, लागत (टाइमशीट से) और मार्जिन के साथ। इसे प्रोजेक्ट्स → पोर्टफोलियो में खोलें।
- संसाधन और क्षमता: प्रति व्यक्ति, यह आवंटन योग्य क्षमता (साप्ताहिक घंटे घटा अवधि में अनुपस्थिति) की तुलना टाइमशीट में लॉग किए गए घंटों से करता है, यह दिखाते हुए कि कौन निष्क्रिय, संतुलित या अतिभारित है। साप्ताहिक घंटों को सीधे तालिका में संपादित करें। इसे प्रोजेक्ट्स → संसाधन में खोलें।
- स्प्रिंट और एजाइल: तारीखों और एक लक्ष्य के साथ चक्र बनाएँ, स्टोरी पॉइंट्स और एक प्रकार (टास्क, स्टोरी, बग, एपिक) के साथ टास्क को स्प्रिंट में असाइन करें, और बर्नडाउन (आदर्श बनाम शेष) और पूर्ण स्प्रिंट की वेलोसिटी ट्रैक करें। बोर्ड का "स्प्रिंट" व्यू।
- जोखिम: संभावना और प्रभाव (1 से 5) के साथ जोखिम लॉग करें; सिस्टम स्कोर और गंभीरता की गणना करता है और प्रत्येक जोखिम को 5x5 मैट्रिक्स पर प्लॉट करता है। स्टेटस (खुला, कम कर रहा है, बंद, स्वीकृत) ट्रैक करें। बोर्ड का "जोखिम" व्यू।
- प्रोजेक्ट वित्तीय: प्रोजेक्ट राजस्व दर्ज करें; मार्जिन की गणना राजस्व घटा टाइमशीट से वास्तविक लागत के रूप में की जाती है। "प्रबंधन" व्यू और पोर्टफोलियो में दृश्यमान।
- प्रोजेक्ट और ग्राहक: बोर्ड को एक CRM कंपनी से लिंक करें; ग्राहक पोर्टफोलियो और रिपोर्ट में दिखता है।
- चेंज रिक्वेस्ट: दायरा-परिवर्तन अनुरोध लॉग करें और प्रत्येक को स्वीकृत या अस्वीकृत करें। "प्रबंधन" व्यू।
- आपके टेम्पलेट: किसी भी बोर्ड को एक टेम्पलेट के रूप में सहेजें (सापेक्ष नियत तिथियों के साथ कॉलम, समूह और टास्क) और बाद में प्रोजेक्ट्स होम पर, "मेरे टेम्पलेट" के तहत इसका पुनः उपयोग करें। इसे प्रबंधन → टेम्पलेट के रूप में सहेजें में सहेजें।
- क्लाइंट पोर्टल: ग्राहक के लिए प्रोजेक्ट प्रगति का अनुसरण करने हेतु एक सार्वजनिक केवल-पढ़ने योग्य लिंक जनरेट करें, बिना किसी लॉगिन की आवश्यकता के। इसे प्रबंधन → क्लाइंट पोर्टल में सक्षम करें; जब चाहें अक्षम करें।