ग्राहक पोर्टल · वह क्या देखता है, क्या करता है और आप पहुंच कैसे देते हैं
ग्राहक पोर्टल वह सार्वजनिक पेज है जहां सेवा लेने वाला अपनी संपत्तियां, सेवाएं, अनुमान, इनवॉइस और रखरखाव योजनाएं देखता है। प्रवेश ईमेल पर भेजे गए लिंक से होता है, बिना पासवर्ड के, और केवल उन्हीं ईमेल के लिए काम करता है जिन्हें आपकी टीम ने अनुमति दी है। वहीं ग्राहक अनुमान का कोई विकल्प खुद मंज़ूर करता है और किसी इनवॉइस के भुगतान का अनुरोध खुद करता है, बिना किसी को फ़ोन किए।
फ़ील्ड सेवा कंपनी को आने वाली आधी कॉल नया काम नहीं होतीं: वे लोग होते हैं जो पूछते हैं कि तकनीशियन कब आएगा, अनुमान भेजा गया या नहीं, और कितना बकाया है। ग्राहक पोर्टल इसलिए है कि ये जवाब ग्राहक को खुद, किसी भी समय, बिना सहायता की लागत के और उसके भूल जाने लायक एक और पासवर्ड बनाए बिना मिल जाएं।
ग्राहक कैसे प्रवेश करता है
- ग्राहक पोर्टल का एक्सेस पता खोलता है।
- अपना ईमेल भरता है और एक्सेस लिंक भेजें पर क्लिक करता है।
- अगर उस ईमेल को पहुंच दी गई है, तो उसे प्रवेश के बटन वाला ईमेल मिलता है। लिंक 30 मिनट तक वैध रहता है।
- क्लिक करते ही वह डैशबोर्ड में आ जाता है और सत्र दो हफ्ते तक वैध रहता है, जब तक वह साइन आउट न करे।
- लिंक की अवधि खत्म हो जाए तो वह उसी स्क्रीन पर नया मांग लेता है।
स्क्रीन का जवाब हमेशा एक जैसा होता है, चाहे उस ईमेल को पहुंच हो या न हो। यह जानबूझकर है: अगर पेज कहता कि यह ईमेल ग्राहक नहीं है, तो वह यह पता लगाने का ज़रिया बन जाता कि कौन किसका ग्राहक है। पोर्टल सिस्टम की सभी दस समर्थित भाषाएं बोलता है।
वह क्या देखता है
- संपत्तियां: उसकी वे संपत्तियां जो आपके पंजीकरण में हैं।
- सेवाएं: बुलावे उनकी वर्तमान स्थिति और आगमन के समय के साथ, तथा उसे दिखने योग्य नोट्स भी।
- अनुमान: प्रस्ताव, उनकी वैधता, वारंटी, वित्तपोषण जहां हो, और अच्छा, बेहतर तथा सर्वोत्तम प्रस्तुति के विकल्प।
- इनवॉइस: कुल, भुगतान की गई राशि, बकाया शेष और देय तिथि, तथा स्थितियां ड्राफ़्ट, भेजी गई, देखी गई, आंशिक भुगतान, भुगतान की गई, अतिदेय और रद्द।
- रखरखाव योजनाएं: उसकी योजना, वह कब से सक्रिय है और अगला नवीनीकरण कब है।
वह क्या करता है
दो क्रियाएं काम की चाल सचमुच बदल देती हैं। पहली में ग्राहक अनुमान के विकल्पों में से एक चुनकर मंज़ूर करें पर क्लिक करता है; वह विकल्प मंज़ूर के रूप में चिह्नित हो जाता है और आपकी टीम को निर्णय अंदर से ही दिख जाता है, बिना किसी बिचौलिए के। दूसरी में वह किसी बकाया इनवॉइस पर भुगतान करें पर क्लिक करता है: पोर्टल इनवॉइस संख्या और शेष के साथ भुगतान का अनुरोध दर्ज करता है और बताता है कि टीम आगे का ब्योरा संभालेगी। पोर्टल पैसा प्रोसेस नहीं करता; वह इरादा पकड़ता है और ग्राहक को फ़ोन की कतार से बाहर निकाल देता है।
पहुंच कैसे दें और कैसे रद्द करें
पोर्टल का पता जान लेने भर से पहुंच नहीं मिल जाती: वह आपकी टीम एक-एक ईमेल के लिए, संबंधित ग्राहक पर देती है। हर अनुमति रद्द की जा सकती है, और किसी ग्राहक तक किन-किन के पास पहुंच है यह कभी भी देखा जा सकता है।
अनुमति हर बार पहुंच पर फिर से जांची जाती है, सिर्फ प्रवेश के समय नहीं। अगर आप किसी की पहुंच रद्द करते हैं जिसका सत्र पहले से खुला था, तो अगली ही क्रिया पर पोर्टल उस व्यक्ति को जवाब देना बंद कर देता है। ग्राहक की कंपनी से कोई कर्मचारी निकलने वाले दिन यही व्यवहार अपेक्षित होता है।
सीमाएं और सुरक्षा
- पोर्टल तभी मौजूद रहता है जब सेटिंग्स, वर्टिकल में फ़ील्ड सेवाएं वर्टिकल सक्षम हो।
- हर पहुंच एक विशिष्ट ग्राहक से बंधी होती है। एक ग्राहक पर अनुमति पाया ईमेल किसी दूसरे ग्राहक का, या किसी दूसरे संगठन का, कुछ भी नहीं देखता।
- प्रवेश का लिंक 30 मिनट वैध रहता है और सत्र खोलने के लिए एक बार काम आता है; सत्र दो हफ्ते चलता है।
- ग्राहक केवल अपना डेटा देखता है। लागत, मार्जिन और आंतरिक नोट्स पोर्टल में कभी नहीं दिखते।
- अनुमान का कोई विकल्प मंज़ूर करना ग्राहक का निर्णय है और वैसे ही दर्ज होता है; भुगतान करना भुगतान का अनुरोध है, कोई स्वचालित वसूली नहीं।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
- ग्राहक कहता है कि लिंक नहीं मिला। पुष्टि करें कि उसका ईमेल ठीक वैसा ही अनुमत है जैसा उसने टाइप किया, और उससे स्पैम फ़ोल्डर देखने को कहें।
- उसने गलत विकल्प मंज़ूर कर दिया। मंज़ूरी दर्ज रहती है; सुधार टीम से बातचीत का विषय है, जो सही प्रस्ताव जारी करती है।
- क्या एक ही ग्राहक के दो लोगों को पहुंच दी जा सकती है? हां। वे अलग-अलग अनुमतियां हैं, और हर एक अकेले रद्द की जा सकती है।
- क्या पोर्टल कार्ड से पैसा काटता है? नहीं। वह भुगतान का अनुरोध दर्ज करता है और वसूली आपकी टीम उसी माध्यम से करती है जो आप उपयोग करते हैं।
- क्या ग्राहक तकनीशियन का नाम और आंतरिक इतिहास देखता है? वह सेवा की प्रगति, आगमन का समय और अपने लिए लिखे नोट्स देखता है, आंतरिक संचालन नहीं।