टाइमशीट (समय ट्रैकिंग)
अपने बोर्ड आइटम पर लाइव टाइमर या मैन्युअल एंट्री के साथ घंटे लॉग करें, अनुमोदन के लिए सप्ताह जमा करें, और घंटों और बिल योग्य मूल्य पर रिपोर्ट का अनुसरण करें।
टाइमशीट प्रोजेक्ट्स के अंदर रहती है और प्रत्येक व्यक्ति बोर्ड आइटम पर जो समय बिताता है उसे मापती है। हर कोई अपने खुद के घंटे लॉग करता है; बोर्ड मालिक और एडिटर पूरी टीम को देखते हैं। यह आपके ग्राहकों के साथ आपका ऑपरेशन है: बिल योग्य घंटे और मूल्य (घंटे x दर) आपके हैं और सामान्य रूप से दिखाए जा सकते हैं।
लॉग करने के दो तरीके
- लाइव टाइमर: बोर्ड पर, एक "समय ट्रैकिंग" कॉलम आइटम का कुल और एक प्ले/स्टॉप बटन दिखाता है। शुरू करने के लिए प्ले पर क्लिक करें और समाप्त करने के लिए स्टॉप; स्टॉप पर CRM मापी गई अवधि के साथ एक एंट्री बनाता है। प्रति व्यक्ति केवल एक टाइमर चलता है।
- मैन्युअल एंट्री: आइटम खोलें और तारीख, अवधि (h:mm या दशमलव घंटे जैसे 1.5), विवरण और क्या यह बिल योग्य है, लॉग करने के लिए समय ट्रैकिंग पैनल का उपयोग करें।
साप्ताहिक और दैनिक ग्रिड
- प्रोजेक्ट्स → टाइमशीट खोलें। "मेरा ग्रिड" टैब में, पंक्तियाँ काम किए गए आइटम हैं और कॉलम सप्ताह के दिन हैं।
- सीधे सेल में घंटे टाइप करें (जैसे 1:30)। दैनिक, प्रति-पंक्ति और साप्ताहिक कुल स्वचालित रूप से गणना किए जाते हैं। सप्ताह और दिन व्यू के बीच स्विच करें और सप्ताहों में नेविगेट करें।
- एक ऐसा आइटम जोड़ने के लिए जो अभी तक वहाँ नहीं है, "पंक्ति जोड़ें" का उपयोग करें, बोर्ड और आइटम चुनें।
जमा करें और अनुमोदन
जब सप्ताह तैयार हो, तो "सप्ताह जमा करें" पर क्लिक करें। शीट ड्राफ़्ट से जमा किया गया में जाती है। जिन बोर्डों पर आपने काम किया उन्हें प्रबंधित करने वाले लोग इसे "अनुमोदन" टैब में देखते हैं और एक टिप्पणी के साथ अनुमोदित या अस्वीकृत कर सकते हैं। एक अनुमोदित शीट संपादन के लिए लॉक हो जाती है; एक अस्वीकृत शीट फिर से संपादन योग्य हो जाती है ताकि आप ठीक करके पुनः जमा कर सकें। अनुमोदक आवश्यकता पड़ने पर एक अनुमोदित शीट को फिर से खोल सकता है।
बिल योग्य, दर और मूल्य
प्रत्येक एंट्री को बिल योग्य या नहीं के रूप में चिह्नित करें। प्रति घंटा दर इस प्राथमिकता का पालन करती है (सबसे विशिष्ट जीतता है): एंट्री पर ही संग्रहीत मान, फिर उस बोर्ड पर व्यक्ति की दर, फिर बोर्ड की डिफ़ॉल्ट दर, और अंत में टेनेंट की डिफ़ॉल्ट दर। बिल योग्य मूल्य घंटे x दर है, सेंट तक पूर्णांकित, अमेरिकी डॉलर (USD) में। दरें "सेटिंग्स" टैब में सेट करें।
रिपोर्ट और बजट
- "रिपोर्ट" टैब एक अवधि को व्यक्ति, बोर्ड, आइटम और बिल योग्य बनाम गैर-बिल योग्य के अनुसार सारांशित करता है, कुल मूल्य के साथ। सब कुछ CSV में निर्यात करें।
- "सेटिंग्स" में आप प्रति बोर्ड घंटों और/या मूल्य का बजट सेट करते हैं; रिपोर्ट उपभोग किया गया प्रतिशत दिखाती है और बोर्ड के बजट से अधिक होने पर लाल रंग में चेतावनी देती है।
प्राथमिकताएँ (प्रशासक)
- घंटे पूर्णांकन (कोई नहीं, 6, 15 या 30 मिनट), अग्रणी टूल्स की शैली में।
- सप्ताह की शुरुआत (सोमवार या रविवार) और एंट्री पर आवश्यक विवरण।
- साप्ताहिक रिमाइंडर: जो कोई सप्ताह जमा नहीं करता उसे एक घंटी सूचना मिलती है (चालू करना आवश्यक है)।
घंटों का बिल बनाएँ
"बिल बनाएँ" टैब में, आप किसी बोर्ड के किसी अवधि के पहले से स्वीकृत बिल-योग्य घंटों को बिना कुछ दोबारा टाइप किए ग्राहक चालान में बदल देते हैं। बोर्ड और अवधि चुनें: सिस्टम पूर्वावलोकन (सेवा के अनुसार समूहित पंक्तियाँ, घंटों और राशि के साथ) और कुल दिखाता है। "चालान बनाएँ" पर क्लिक करने पर घंटे बिलिंग मॉड्यूल में एक चालान बन जाते हैं। यह प्रक्रिया idempotent है: पहले से बिल किया गया घंटा कभी दो बार नहीं वसूला जाता।
जिनके पास लागत अनुमति (timesheet_cost) है, वे शीर्ष पर अवधि का वास्तविक मार्जिन भी देखते हैं: बिल-योग्य, श्रम लागत, मार्जिन और मार्जिन %। जिनके पास यह अनुमति नहीं है, वे केवल बिल-योग्य राशि देखते हैं, कभी लागत नहीं।
घंटा बैंक (रिटेनर)
"घंटा बैंक" टैब में, आप प्रति ग्राहक प्रीपेड घंटों के पैकेज (रिटेनर) प्रबंधित करते हैं। प्रत्येक बैंक शेष राशि, खपत प्रतिशत और समाप्ति चेतावनी दिखाता है (70% से पीला, सीमा पार होने पर लाल)। किसी बैंक को खोलकर लेन-देन का विवरण देखें (क्रेडिट, खपत और समायोजन) और घंटों को मैन्युअल रूप से क्रेडिट या खर्च करने के लिए शॉर्टकट का उपयोग करें। घंटा बैंक केवल प्रबंधक ही देख सकते हैं।