Produzione · integrazione con l'ERP industriale
SellioCRM non è un ERP: non fattura e non programma la produzione. Quello che fa è consegnare l'ordine al tuo ERP in modo sicuro: convalida prima di inviare, invia senza rischio di duplicare, registra la conferma con il riferimento dell'ERP e segnala qualsiasi discrepanza tra i due lati invece di far finta che sia tutto allineato. La connessione con SAP e NetSuite usa le credenziali del tuo stesso ERP e si configura in Impostazioni → Integrazioni.
Nell'industria, il CRM e l'ERP si dividono la stessa vendita, e quasi ogni problema di integrazione nasce da una di tre cose: un ordine inviato con informazioni mancanti, un ordine inviato due volte, oppure i due sistemi che dicono cose diverse sullo stesso ordine senza che nessuno se ne accorga. La verticale Produzione affronta tutte e tre di petto.
Che cosa resta da ciascun lato
SellioCRM si occupa del fronte commerciale: account e stabilimenti, configurazione del prodotto, preventivo con prezzo congelato, approvazione delle eccezioni e l'ordine pronto per la produzione. L'ERP si occupa del resto: fatturazione, programmazione della produzione, magazzino contabile e logistica. Il CRM non fattura, non emette documenti fiscali e non movimenta il magazzino. Quando mostra la disponibilità, è la copia di quanto comunicato dall'ERP, e questa distinzione è spiegata nell'articolo su disponibilità e ATP.
Dal preventivo all'ordine
L'ordine nasce da un preventivo. Creando l'ordine a partire da esso, il CRM copia le righe con i valori già congelati, eredita la valuta, l'incoterm e il totale, e lega l'ordine all'opportunità e all'account di origine. L'ordine parte come bozza, con lo stato nell'ERP segnato come in attesa.
La convalida prima dell'invio
Prima di uscire dal CRM, l'ordine passa da un controllo che restituisce un elenco di bloccanti. Con anche un solo bloccante aperto, l'invio viene rifiutato, e il rifiuto resta registrato con la motivazione. I bloccanti possibili sono:
- Nessuna riga: l'ordine non ha articoli.
- Totale a zero: il valore dell'ordine non è positivo.
- Fido: il cliente non ha credito disponibile per questo ordine.
- Configurazione non valida: una riga configurata non ha superato le regole del prodotto.
- Indirizzo: manca l'indirizzo necessario alla consegna.
- Documenti: manca la documentazione richiesta.
- Conformità all'esportazione: il controllo ha bloccato, e non risulta alcuno sblocco registrato.
Rifiutare prima di inviare è voluto. Un ordine incompleto che arriva all'ERP diventa rilavorazione da entrambi i lati e, spesso, un ordine fantasma che nessuno riesce ad annullare.
Invio senza duplicare
L'invio è idempotente. Il CRM calcola una firma stabile del contenuto dell'ordine, con il totale e le righe, e la confronta con quanto già inviato. Se lo stesso carico è già stato consegnato, il nuovo invio non fa nulla e registra di non aver fatto nulla: l'ERP non riceve un ordine gemello per un clic ripetuto o per un tentativo automatico. Se l'ordine è già stato accettato dall'ERP, anche qualsiasi nuovo invio non fa nulla.
Una volta inviato, l'ordine passa a Inviato all'ERP e il contatore dei tentativi sale. Questa non è accettazione: l'ordine è considerato accettato solo quando l'ERP risponde.
Conferma e discrepanza
Quando l'ERP risponde, la conferma entra nel CRM con la decisione, accettato o rifiutato, e il riferimento del documento generato dall'altra parte. Solo allora l'ordine diventa accettato, e il riferimento dell'ERP resta visibile a chi dovrà seguire il cliente.
Dopo di che arriva la parte che la maggior parte delle integrazioni non fa: la riconciliazione. Il CRM confronta periodicamente lo stato che conserva con lo stato comunicato dall'ERP. Quando i due non coincidono, l'ordine viene segnato come discrepante ed entra in una coda di correzione, con i due valori registrati affiancati. La discrepanza diventa un allarme, mai un silenzio.
La traccia
Ogni invio, ogni rifiuto, ogni conferma e ogni riconciliazione diventa una riga in uno storico che può solo crescere, con la direzione (in uscita dal CRM o in arrivo dall'ERP), l'azione, lo stato, il riferimento esterno e il messaggio. Quando qualcuno chiederà perché quell'ordine si trova nella situazione in cui è, la risposta è tutta lì, in ordine cronologico.
Collegare SAP o NetSuite
La connessione con gli ERP di grandi dimensioni si fa in Impostazioni → Integrazioni, nella categoria ERP, e usa le credenziali del tuo stesso ambiente: l'ERP è tuo, la licenza è tua, e SellioCRM si limita a parlarci. La connessione è bidirezionale: il CRM invia account, contatti, opportunità, ordini e fatture, e riceve indietro gli eventi dell'ERP, come una fattura pagata o un ordine aggiornato, tramite un indirizzo di ingresso protetto da un segreto condiviso. Gli eventi ripetuti vengono riconosciuti dall'identificativo esterno e non vengono elaborati due volte.
L'integrazione resta inerte finché non viene configurata e attivata: senza credenziale, SellioCRM non parla con nessun ERP. Oltre a SAP e NetSuite, il catalogo delle integrazioni porta altri gestionali, ed esiste anche un invio generico verso un indirizzo che indichi tu, quando il tuo ERP non è nell'elenco.
Prerequisiti e limiti
- La verticale Produzione deve essere attivata in Impostazioni → Verticali perché ordini e traccia esistano.
- Configurare l'integrazione ERP richiede privilegi di amministrazione dell'account; le credenziali restano salvate cifrate e non vengono mai rimostrate.
- L'ordine industriale oggi non ha una scheda propria nella schermata Produzione: si gestisce dal livello di integrazione e dalle approvazioni.
- Il CRM non emette fatture, non programma la produzione e non movimenta il magazzino contabile.
- La riconciliazione segnala la discrepanza, ma non sceglie un lato: la correzione è una decisione umana, presa con la traccia sotto gli occhi.