Tabella pivot: costruisci il report trascinando i campi

In Report, la scheda Tabella pivot ti permette di costruire il report come faresti in un foglio di calcolo: trascina i campi su Righe e Colonne, le misure su Valori e la matrice compare. È la strada per le domande incrociate, come il prodotto più venduto per venditore, senza sapere a memoria il nome della dimensione e della misura.

Costruire un report ha sempre richiesto di conoscere in anticipo il nome del raggruppamento e quello della misura, ed è lì che muoiono quasi tutte le domande. La tabella pivot ribalta la cosa: a sinistra vedi l'elenco dei campi e delle misure del tuo set di dati, trascini ciò che ti serve in tre zone e il report si costruisce da solo. Niente formule, niente SQL.

Dove si trova

1. Apri Report dal menu.
2. La scheda Tabella pivot è la prima ed è già aperta. Le altre schede (Semplice, Avanzato ed Esplora) restano dove erano.
3. Scegli il Set di dati: è lui a decidere quali campi e quali misure compaiono nella tavolozza a sinistra.

Righe, Colonne e Valori

La tavolozza a sinistra ha due elenchi: Campi (ciò con cui si raggruppa) e Misure (ciò che si conta, si somma o di cui si fa la media). Ognuno entra solo dove ha senso.

• Righe: uno o più campi, impilati nell'ordine in cui li rilasci. È l'asse verticale della matrice.
• Colonne: un campo. Rilasciarne un altro sostituisce quello presente, perché due livelli di intestazioni annidate rendono la tabella illeggibile.
• Valori: le misure, nell'ordine in cui le rilasci. Ogni misura diventa una colonna di numeri.
• Una misura entra solo in Valori e un campo entra solo in Righe o Colonne. Se lo trascini nella zona sbagliata non succede nulla.

L'esempio che ha motivato la funzione: prodotto più venduto per venditore

1. In Set di dati scegli Articoli venduti (la riga di prodotto della trattativa: l'unico posto in cui prodotto, quantità e prezzo effettivamente praticato stanno insieme).
2. Trascina Nome del prodotto su Righe.
3. Trascina Responsabile su Colonne.
4. Trascina Ricavi su Valori. Se vuoi anche il volume, trascina accanto Quantità venduta.
5. Fai clic su Esegui report.

Il risultato è la matrice che hai disegnato: un prodotto per riga, un venditore per colonna e il numero nell'incrocio. L'ultima colonna porta il Totale di ogni riga e l'ultima riga porta il Totale di ogni colonna.

Campi data: giorno, settimana, mese, trimestre o anno

Quando il campo che rilasci su Righe o Colonne è una data, il chip guadagna un selettore di raggruppamento con Giorno, Settimana, Mese, Trimestre e Anno. Parte da Mese. Cambiarlo è ciò che trasforma la stessa tabella da un monitoraggio quotidiano a una chiusura trimestrale, senza rifare nulla.

Periodo, filtri e confronto

1. In Periodo scegli una finestra relativa (oggi, ultimi 7 giorni, questo mese, questo trimestre, ultimi 12 mesi e così via). Il valore predefinito è Tutto il periodo.
2. Se il set di dati ha più di una data, indica in Campo data quale ancora il periodo. Senza scelta vale la data predefinita del set.
3. In Filtri fai clic su Aggiungi filtro e scegli campo, operatore e valore. Gli operatori proposti cambiano in base al tipo del campo.
4. Una volta impostato un periodo compare Confronta con: Periodo precedente oppure Stesso periodo dell'anno scorso.

Con il confronto attivo, ogni misura guadagna una colonna in più accanto, contrassegnata da (variazione): è la differenza percentuale fra la finestra scelta e la finestra di confronto. Periodo precedente indietreggia della stessa durata del periodo scelto; Stesso periodo dell'anno scorso indietreggia di un anno, ed è ciò che confronta dicembre con dicembre invece che dicembre con novembre. Quando non c'era una base precedente, la variazione resta vuota anziché mostrare zero, perché lo zero direbbe che non è cambiato nulla proprio dove è cambiato tutto.

Report pronti

In cima allo schermo c'è una fascia Report pronti, raggruppati per sezione. Fai clic su una sezione per vederne i report e poi su un nome per aprirlo già costruito nella tabella pivot.

• Direzione, Pipeline, Conversione e Attività commerciale
• Forecast e obiettivi, Preventivi e proposte, Trattative perse
• Clienti e account, Marketing, Campagne, Email marketing
• Funnel di marketing, Origine e attribuzione, SDR e inside sales
• Canali e partner, Ricavi e retention, Qualità dei dati

Salvare, condividere ed esportare

1. Dopo averlo eseguito, scrivi un nome in Nome del report e fai clic su Salva. Entra nella fascia Salvati, e un clic sul nome lo riapre esattamente com'era.
2. Chi amministra le impostazioni vede l'opzione Condividi con l'organizzazione al momento del salvataggio; così il report diventa visibile a tutto il team.
3. Per eliminarlo usa la ✕ accanto al nome. Puoi eliminare solo i report che hai salvato tu.
4. Con la tabella a schermo fai clic su Esporta CSV. Il file è la matrice che stai guardando, colonne di totale comprese, e non l'elenco grezzo arrivato dal database.

Tre cose che evitano un numero sbagliato

• Il totale somma solo ciò che si può sommare. Somme e conteggi entrano nel totale; tassi, medie, minimi, massimi e la colonna di variazione mostrano un trattino, perché sommare due tassi non dà un tasso. Quando succede la tabella lo dice sotto, invece di stampare un numero che nessuno verificherebbe.
• Una cella vuota non è uno zero. Vuoto significa che quella combinazione non esiste nei dati: quel venditore non ha venduto quel prodotto. Zero sarebbe un'affermazione diversa, e in una tabella di vendite le due portano a decisioni opposte.
• Senza valore è una categoria a sé. I record con il campo in bianco finiscono in una riga o colonna contrassegnata Senza valore, sempre per ultima, perché l'assenza non è una categoria che si contende il primo posto.

Sul denaro l'attenzione è già presa: importi in valute diverse non vengono mai sommati. Quando la misura è in valuta, il CRM calcola i numeri separati per valuta ed è la tabella stessa ad aggiungere la colonna Valuta, con una ⓘ nell'intestazione, anche se non l'hai trascinata da nessuna parte. Sotto la tabella compare la frase che spiega la colonna apparsa da sola: «Il report è stato separato per Valuta per non sommare valori che non si sommano.» Se preferisci leggere le valute affiancate, sposta Valuta su Colonne; e se l'avevi già messa in Righe o in Colonne, non entra due volte.

Limiti

• Fino a 3 campi sommando Righe e Colonne. Al tetto lo schermo lo segnala e i nuovi campi non entrano: togline uno prima di aggiungerne un altro.
• Colonne accetta un campo per volta; Righe si prende il resto del budget.
• Fino a 12 misure in Valori.
• La tabella riporta le prime 1.000 righe. Se ce ne sono di più, un avviso chiede di affinare i filtri o accorciare il periodo; affinare è sempre meglio che leggere un campione senza saperlo.

Vedi solo i campi e le misure che hai il permesso di vedere. Un campo protetto usato senza permesso fa rifiutare il report con un messaggio chiaro, invece di restituire un numero incompleto senza avvisare.

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