Etichette sui record
Le etichette sono contrassegni liberi e colorati che applichi a qualsiasi record per raggruppare a modo tuo, senza dover creare un campo. Risolvono i casi in cui la classificazione nasce dalla routine e non dall'anagrafica: VIP, Rinnovo, Attenzione, Evento di marzo. Poi puoi filtrare l'elenco per etichetta e applicare la stessa etichetta a molti record in una volta.
Creare un campo nuovo per ogni taglio è costoso: tocca l'anagrafica, i permessi, il layout. Spesso vuoi solo contrassegnare cinquanta aziende come Rinnovo e tornarci la settimana prossima. Le etichette esistono per questo: nascono mentre lavori, valgono per qualsiasi oggetto e spariscono dal record con un clic quando non servono più.
Applicare un'etichetta
- Apri un record. Le etichette si trovano subito sotto il titolo, in chip colorati.
- Fai clic sul campo + etichetta e inizia a digitare.
- Scegli un'etichetta già esistente nell'elenco dei suggerimenti, oppure premi Invio per crearne una nuova con il nome digitato.
- Per toglierla, fai clic sulla ✕ dentro il chip.
Il colore viene scelto da solo, a partire dal nome: la stessa etichetta ha sempre lo stesso colore su tutti i record. Togliere l'etichetta da un record non la cancella dall'organizzazione; resta disponibile tra i suggerimenti in altri punti.
Filtrare per etichetta
Nell'elenco di un oggetto, le etichette compaiono come chip sopra la tabella. Fai clic su uno di essi per vedere solo i record con quell'etichetta. Fai clic di nuovo, oppure su Pulisci, per tornare a vedere tutto. L'elenco torna alla prima pagina ogni volta che il filtro cambia.
Etichettare molti record in una volta
- Nell'elenco di un oggetto, seleziona le caselle dei record desiderati.
- Nella barra delle azioni in blocco che compare in basso, scegli l'azione relativa alle etichette.
- Digita il nome dell'etichetta e conferma. Viene creata se non esiste ancora.
- Il sistema elabora a lotti e comunica il totale al termine.
Suggerire con l'intelligenza artificiale
Quando l'organizzazione ha un fornitore di intelligenza artificiale configurato, accanto al campo compare il pulsante ✨ Suggerisci con l'IA. Legge il record e applica fino a cinque etichette in una volta. Se il pulsante non è visibile, significa che l'intelligenza artificiale non è configurata, e in quel caso le etichette continuano a funzionare normalmente a mano.
Permessi e limiti
- Applicare e togliere un'etichetta richiede l'accesso in scrittura al record. Chi ha solo la lettura vede i chip, ma non li modifica.
- Le etichette sono condivise da tutta l'organizzazione: una volta creata, un'etichetta compare tra i suggerimenti di chiunque e per qualsiasi oggetto.
- Il nome ha un massimo di quaranta caratteri; ciò che eccede viene troncato.
- I suggerimenti mentre digiti mostrano fino a sei etichette.
- L'azione in blocco accetta fino a cinquecento record per chiamata e il sistema divide le selezioni più grandi in lotti.
Domande ricorrenti
- Come elimino un'etichetta da tutta l'organizzazione? La schermata rimuove l'etichetta dal record, non dal catalogo. Togliendola da tutti i record, smette di comparire nei filtri degli elenchi.
- L'ho scritta male, si può rinominare? Non dalla schermata del record. Crea l'etichetta corretta, applicala ai record e rimuovi quella sbagliata da ciascuno.
- Etichetta e campo a scelta sono la stessa cosa? No. Il campo a scelta fa parte dell'anagrafica, con opzioni controllate e storico; l'etichetta è libera, trasversale e serve ai tagli del lavoro quotidiano.