待機(遅延)と時間ベースのスケジューリングを使った自動化
自動化に「待機」ステップを追加して、フローを一時停止し、N分/時間/日後、またはフィールドの日付になるまで再開しないようにできます。ナーチャリング、オンボーディングのジャーニー、フォローアップ、期日通りの請求に最適です。
「待機」ステップを使うと、自動化を一時停止して後で続行できます。ルールが発火したときにすべてのアクションを一度に実行する代わりに、フローの途中に待機を挿入します。CRMは残りのステップを保存しておき、時間が来たら自動的に再開します。これにより、ナーチャリング、オンボーディングのジャーニー、フォローアップ、更新・請求のリマインダーを適切なペースで行えるようになります。
仕組み
- ルールが発火すると、CRMは通常どおり「待機」ステップまでのアクションを実行します。
- 「待機」に到達すると、再開時刻を計算し、残りのステップを保存してそこで停止します(レコードの保存を止めることはありません)。
- 定期処理(スケジューラーの実行ごと)が、時間が来たフローをチェックし、それぞれを一時停止した正確な地点から再開します。
- さらに先に別の「待機」がある場合は、このサイクルが繰り返されます。フローは再び一時停止し、次の再開をスケジュールします。
待機を設定する
- 設定 → 自動化 を開き、ルールを編集(または新規作成)します。
- アクションを追加し、種類「待機(時間でスケジュール)」を選びます。
- 「しばらく待機する」を選び、量と単位(分、時間、日)を設定します。例:2日。
- または「フィールドの日付まで」を選び、レコードの日付フィールド(例:更新日)を選択します。フローはその日付に再開されます。
- 「待機」の後ろに、将来実行すべきアクション(メール送信、タスク作成、通知、フィールド設定、ステージ進行など)を配置します。保存します。
Example: オンボーディング:顧客が作成されたとき → ウェルカムメールを送信 → 3日待機 → タスク「新規顧客に電話する」を作成 → 7日待機 → 活用ヒントのメールを送信。
Example: 更新:契約が「有効」になったとき → 「更新日」フィールドまで待機 → 担当者に通知し、更新タスクを作成。
重要な詳細
- 「フィールドの日付まで」:フィールドが空、または日付がすでに過ぎている場合、フローは次回のスケジューラー実行時に再開されます(止まったままになることはありません)。
- 再開はレコードの最新の状態を使うため、待機中に行われた変更が反映されます。
- 同じルール内に複数の「待機」ステップがある場合、シーケンス/カデンスを形成します。それぞれが次を再スケジュールします。
- 日常利用でも安全です。再開時に自動化が失敗した場合は段階的なバックオフで再試行し、レコードの保存が壊れることはありません。
- スケジューラーは定期的に実行されます(デフォルトでは1日1回)。分単位の精度で待機したい場合は、スケジューラーのcronの頻度を上げてください。
💡 似たステップが2つあります。「待機(時間でスケジュール)」はフロー全体(以降のどのアクションも)を再開し、分/時間/日またはフィールドの日付を受け付けます。従来の「待機(遅延)」は単純なアクションを日単位でしか遅延できないため、完全なジャーニーには新しい方を使うことをお勧めします。