全社およびビジネスユニット単位のガバナンス
全社ポリシーは組織全体の必須フィールドを定め、新規レコードに承認が必要であることを示すこともできます。適用範囲を全社またはビジネスユニットとしてポリシーを作成し、ユニットごとに実際に適用されるポリシーを確認できます。
入力のルールは、ばらばらに生まれがちです。ここに必須フィールドが1つ、あそこにステージと金額の組み合わせが1つ、というふうにです。会社が大きくなると、組織全体で何が有効なのかを誰かが定める必要が出てきます。全社ガバナンスのポリシーは、その判断を1か所に集め、ビジネスユニット間で継承させます。
設定を開き、全社ガバナンスをクリックします。
ポリシーを作成する
- 名称を入力します。たとえば「商談の最低必須項目」などです。
- 適用範囲を選びます。全社は組織全体に適用され、ビジネスユニットは次の欄で選んだユニットにのみ適用されます。
- 承認の必須で、はい、いいえ、継承のいずれかを選びます。
- 必須フィールドに、フィールド名をカンマ区切りで列挙します。たとえばowner, regionです。
- 該当する場合は、保持期間(日数)を入力します。
- 保存します。ポリシーは下の表に、有効の列とともに表示されます。
実効ポリシー
実効ポリシーのブロックには、各ポリシーを組み合わせた結果が表示されます。順序は常に同じで、まず全社ポリシー、次にルートから末端までの経路にあるユニットのポリシーが適用され、より具体的なものが優先されます。継承の値は何も上書きせず、上から来たものをそのまま通します。組み合わせに参加するのは有効なポリシーだけです。
Example: あるグループが、ownerとregionを必須とし、承認の必須をいいえにした全社ポリシー「ベース」を作成します。エンタープライズのユニットには、owner、region、contract_valueを必須とし、承認の必須をはいにしたポリシー「エンタープライズ」を作成します。エンタープライズの実効ポリシーを確認すると、3つのフィールドと承認の有効が表示されます。ユニットを選ばずに確認すると、2つのフィールドだけが表示されます。
各項目が実際に行うこと
- 必須フィールド: 実際に処理をブロックするのはこのルールです。レコードを作成するとき、列挙されたフィールドがそのオブジェクトに存在していて空である場合、システムは保存を拒否し、不足しているラベルを表示します。編集のときは、あなたが変更しているフィールドにのみ要求が適用されます。新しいポリシーが古いレコードの編集を止めてしまわないようにするためです。
- 承認の必須: 有効にすると、レコードは通常どおり作成され、その直後に承認の申請が作成されてレコードに紐づきます。ブロックではありません。レコードは最初の瞬間から存在し、承認はその後に行われます。また、申請が作成されるのは、そのケースに合致する承認ポリシーが組織に設定されている場合だけです。設定がなければ何も起きません。
- 保持期間(日数): これは実際に削除します。システムは1日1回、作成から N 日を超えたレコードをごみ箱へ移します。適用範囲が全社なら組織全体、ビジネスユニットならそのユニットが属する会社のレコードが対象です。有効な全社ポリシーが複数ある場合は、いちばん長い期間が優先されます。設定のプライバシーとコンプライアンスでオブジェクトごとに定めた保持期間も、これとは別に動き続けます。
💡 ビジネスユニットのポリシーがレコードに届くには、そのユニットに会社が必要です。レコードが持つのは会社であり、ユニットではありません。マルチカンパニーを有効にし、設定のビジネスユニットでユニットを会社に紐づけてください。2つのユニットが同じ会社を指している場合、どのユニットもそれらのレコードを統制しません。画面がそう表示し、全社ポリシーだけが適用されます。マルチカンパニーを使わない場合は、適用範囲を全社にしてください。
誰ができるか
- ポリシーの作成、編集、削除には、設定を管理する権限が必要です。
- 一覧と実効ポリシーの参照は、この画面を開ける人であれば利用できます。
- ポリシーの作成、変更、削除はすべて監査証跡に記録されます。
よくある質問
- 無効なポリシーも有効なままですか。いいえ。組み合わせに入るのは有効なポリシーだけです。
- そのオブジェクトに存在しないフィールドを列挙するとどうなりますか。そのオブジェクトについては、エラーにならずに単に無視されます。
- ポリシーを削除すれば元どおりになりますか。はい、しかも即座に戻ります。有効なポリシーが1つもなければ要求はなくなり、保存には各フィールド自身のルールだけが適用されます。