フィールド単位の権限 · 非表示、読み取り専用、マスク
ロールがどのレコードを見られるかに加えて、フィールドごとに閲覧と編集を制御できます。各フィールドは、フル、読み取り専用、マスク、非表示のいずれかに設定でき、このルールは一覧、レコードの画面、履歴、保存処理のすべてに適用されます。
レコードのすべてのデータが同じ重みを持つわけではありません。取引先担当者の氏名と電話番号はチーム全員が必要とするかもしれませんが、案件の粗利を見てよいのは経理だけかもしれませんし、日常業務の画面で個人の身分証番号を全桁表示する必要は誰にもないかもしれません。フィールド単位の権限は、オブジェクトを複製したり別の画面を作ったりせずにこれを解決します。
設定の場所
- 設定を開き、ロールと権限をクリックします。
- 調整したいロールをクリックします。
- フィールド単位の権限のブロックまでスクロールします。
- オブジェクトを選択で、フィールドを調整する対象のオブジェクトを選びます。たとえば商談です。
- 各フィールドの横で、一覧から希望のレベルを選びます。選んだ時点で保存されます。
4つのレベル
- フル: そのロールはフィールドを閲覧し編集できます。誰も変更していない間は、すべてのフィールドがこの既定です。
- 読み取り専用: 実際の値が表示されますが、このロールを持つ人は変更できません。
- マスク: 値が部分的に隠された状態で表示され、変更もできません。
- 非表示: このロールを持つ人には、フィールドが完全に表示されなくなります。
マスクの見え方
システムは値の大部分を隠し、フィールドの型に応じて最小限の手がかりだけを残します。
- メール: 最初の1文字とドメインを表示します。たとえばjのあとに点が続き、@empresa.comとなります。
- 電話番号、数値、通貨、パーセント: 末尾4桁だけを表示します。
- テキストおよびその他の型: 最初の1文字だけを表示します。
Example: ある卸売企業では、営業担当のロールに対して商談の粗利のフィールドを非表示に、取引先担当者の身分証番号のフィールドをマスクに設定しました。営業担当は案件を開いても、粗利のフィールドがあること自体を知りません。取引先担当者では身分証番号を末尾4桁として読めるため、電話で顧客と照合するには十分でありながら、番号全体を画面に出さずにすみます。
ルールが適用される場所
- レコードの一覧、およびそこから行うエクスポートの内容にも適用されます。
- 開いたレコードの画面。
- レコードの履歴: 各変更の前後の値も、非表示またはマスクされた状態で届きます。
- 保存処理: 読み取り専用、マスク、非表示のフィールドをそのロールが変更しようとすると拒否されます。
マスクについて重要な点があります。実際の値は、見る権限のない人に対してサーバーから出ていきません。すでにブラウザーに届いた文字を画面が覆い隠しているわけではないのです。
誰ができるか、元に戻す方法
- このセクションを開いて変更できるのは、設定を管理する権限を持つ人だけです。
- 変更はすべて監査証跡に、対象のフィールドと選ばれたレベルとともに記録されます。
- あるロールの設定をまとめて元に戻すには、ロールの画面の上部にある既定に戻すを使います。標準のモデルから権限のマトリクスを書き直し、すべてのフィールドをフルのレベルに戻します。
- 読み取り専用として設定されたロールでは、一覧にフルの選択肢が表示されません。選べるのは、読み取り専用、マスク、非表示です。
💡 フィールドを非表示にしても、そのフィールドが削除されるわけでも、保存された値が消えるわけでもありません。アクセス権のある別のロールからは、これまでどおり見えます。データそのものをなくしたい場合は、設定のオブジェクトでフィールドを削除するか、レコードの画面でデータ主体を匿名化してください。