提案書と見積: 作成、承認、送信、追跡
商談の明細から提案書を作成し、バージョンを管理し、割引を承認し、メールで送信して、顧客の開封と受諾を追跡します。
すべての商談のページには「提案書」のブロックがあります。提案書は商談の製品明細から作成されます。まず明細(製品、数量、価格)を登録し、「提案書を作成」をクリックしてください。
サイクルの仕組み
- 商談に製品の明細を追加します(「明細」のブロック)。
- 「提案書を作成」をクリックし、有効期限、割引率、条件や備考を入力します。
- 割引が会社の上限を超えた場合、提案書は「承認待ち」の状態で作成されます。送信の前にマネージャーの承認が必要です。
- メールで送信します(「送信」ボタン)。顧客は提案書の公開リンクを受け取ります。
- 「追跡」の列で状況を確認します。誰に送ったか、顧客が何回開いたか、回答(受諾か辞退か)が分かります。
バージョン(版の管理)
「提案書を作成」を実行するたびに、その時点の明細のスナップショットを持つ新しいバージョン(v1、v2、v3…)が作られます。後から商談の明細を変えても、すでに作成された提案書は変わりません。安心して交渉してください。v2がv1を消すことはなく、履歴が記録として残ります。
未送信のバージョン(下書き、承認待ち、承認済み)は削除できます。送信済み、受諾済み、辞退済みのものは永久に残ります。それが交渉の記録だからです。
提案書を編集する(セクション、並び順、表紙、条項)
編集可能なバージョン(下書き、承認待ち、承認済み)では、提案書の行にある「編集」をクリックしてスナップショットのエディタを開きます。作成済みのバージョンを編集しても、商談の明細や他のバージョンが変わることは決してありません。各提案書は自分のスナップショットを凍結して保持します。
- 上下の矢印で明細を並べ替えます。この順序はPDFと公開ページでも保たれます。
- その場で明細を編集し(名称、数量、価格)、まとめるためのセクション(例:技術、商務)を指定します。
- 商談に触れることなく、提案書の中で直接明細を追加または削除します。
- この提案書に固有の表紙(前書き)と条項を書きます。空欄のままにすると、提案テンプレートから引き継がれます。
割引の承認
設定 → 組織で、承認なしで出せる最大割引率を定義します(既定は20%)。それを超えると、設定にアクセスできるユーザー(例:管理者、営業マネージャー)だけが承認できます。「承認」ボタンは提案書の行にそのまま表示されます。
公開ページ(顧客に見えるもの)
- 公開リンク(/proposta/…)は、ログインなしで明細、小計、割引、合計、有効期限、条件を表示します。
- 顧客が開くたびに閲覧としてカウントされます(トラッキング)。追跡の欄に「N回の閲覧」と表示されます。
- 顧客は受諾する(氏名を入力し、電子的な受諾として記録されます)ことも、辞退する(理由は任意)こともできます。
- 回答があると、商談の担当者にすぐ通知が届きます。
- 有効期限が切れた提案書は回答を受け付けません。新しいバージョンを作成してください。
提案テンプレート(見た目)
設定 → 提案テンプレートでは、見た目を細かくカスタマイズできます。自社のロゴをアップロードし、アクセントカラーを選び、表紙の文章と独自のフッターを書き、署名欄を有効にし、標準の条件を定義できます。横のプレビューが結果をリアルタイムで表示し、PDFをダウンロードのボタンで、その設定を反映したサンプルを生成できます。