スケジュールバックアップ:外部ストレージとメール配信
アプリ内でCRMデータのバックアップをダウンロードするだけでなく、外部ストレージ(システムまたはご自身のアカウント)への配信や、メールでの安全なリンク受信も可能になりました。保持件数を設定すれば古いファイルは自動的にローテーションされます。
設定→スケジュールエクスポートでは、各バックアップスケジュール(毎日・毎週・毎月)に「配信先」があり、生成されたパッケージの配信方法を制御します。
- アプリ内でダウンロード:ファイルはシステム内に保管され、生成済みエクスポート一覧からいつでもダウンロードできます(デフォルト)。
- 外部ストレージ:パッケージはオブジェクトストレージにアップロードされます。アプリでのダウンロードサイズ制限はありません。
- メールで送信:ファイルの保管に加えて、設定したアドレス宛に安全なリンク(有効期限付き)がメールで送信されます。
外部ストレージ:システムまたはご自身のアカウント
「外部ストレージ」を配信先に選ぶと、ファイルの保管場所を選択できます。「システム」はプラットフォームの安全なストレージを使用します。「ご自身のアカウント」を選ぶと、バックアップがお客様自身のオブジェクトストレージ(S3、Google Cloud Storage、Azure、または互換性のある任意の宛先)に送られます。
- ご自身のアカウントを利用するには、設定→インテグレーション→ストレージ(オブジェクトストレージ)で接続先(アップロードのエンドポイントと書き込み用の資格情報)を設定します。
- 資格情報は暗号化された保管庫に保管され、画面やログには一切表示されません。
- スケジュールエクスポートの画面に戻り、「外部ストレージ」→「ご自身のアカウント」を選択します。
添付ファイルを含める(.zipが生成されます)
デフォルトでは、バックアップにはレコード(CSVまたはJSON)のみが含まれます。「添付ファイルを含める」にチェックを入れると、レコードに添付されたファイルも一緒に含められます。この場合、バックアップは単純なCSV/JSONではなくなり、ルートにデータファイル、anexos/フォルダーにバイナリファイルを含む.zipになります。さらに、各ファイルを元のレコードと元のファイル名に対応付けるマニフェスト(anexos/manifest.json)も含まれます。
サイズには上限があります(パッケージ化はメモリ上で行われるため)。1回のバックアップにつき、添付ファイルは約500MBまでです。容量が上限を超えても、バックアップ処理が止まることはありません。上限内に収まる最新の添付ファイルが含められ、それ以外は.zip内のマニフェストに理由とともに一覧表示されます(何かが黙って除外されることはありません)。非常に大きなデータセットの場合は、外部ストレージ(ご自身のアカウント)への配信を利用してください。アプリでのダウンロード上限はありません。
保持期間(自動ローテーション)
「保持期間」欄で、スケジュールごとに保持する実行回数を設定します。新しいバックアップが生成されると、その件数を超えた古いものは自動的に削除されます。空欄のままにすると、すべて保持されます。
生成済みエクスポート一覧では、各実行の出所(アプリ内または外部ストレージ)とダウンロードボタンが表示されます。ストレージ上のファイルの場合、ボタンをクリックすると安全な一時リンクが開きます。アプリ内のファイルの場合は直接ダウンロードされます。
企業グループ:会社ごとのバックアップ
マルチカンパニーが有効な場合、「今すぐ実行」ボタンの隣に会社選択欄が表示されます。「すべての会社」を選ぶとグループ全体を統合したバックアップになり、特定の会社を選ぶとその会社のデータのみをエクスポートします。バックアップは、CRMの一覧と全く同じ会社ごとの表示権限に従います。