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Documentação de processo · os procedimentos da empresa

Processos é o objeto padrão onde a empresa escreve os próprios procedimentos: fechamento de caixa, devolução, contratação, virada de mês. Cada documento tem área, responsável, versão e status, então dá para saber o que está vigente e o que ficou obsoleto. É a memória operacional que costuma morar em arquivos soltos.

Quase toda empresa tem um documento de processo em algum lugar: um arquivo de texto na nuvem de alguém, um bloco de notas, a cabeça da pessoa mais antiga. O problema nunca é escrever, é saber qual versão vale hoje e quem responde por ela. O objeto Processos coloca esses documentos dentro do CRM, com versão e status explícitos, do lado dos dados que eles governam.

Onde fica

No menu, no grupo Análises e governança, abra Processos. A lista mostra as colunas Processo, Área, Versão e Status. Também é possível ver em quadro, agrupado por Status.

Os campos do documento

Processo: o nome do procedimento. É obrigatório e é o título do registro.
Área: Vendas, Marketing, Customer Success, Financeiro, RH, Operações ou TI. Nasce em Operações.
Resumo: para que serve e quando se aplica.
Passos: o passo a passo em si.
Responsável: quem mantém o documento. É um campo de texto.
Versão: começa em 1.0 e você atualiza à mão a cada revisão relevante.
Status: Rascunho, Vigente, Em revisão ou Obsoleto. É obrigatório e nasce em Rascunho.

Escrever e manter

Em Processos, clique em Novo.
Preencha Processo, escolha a Área e escreva Resumo e Passos.
Informe o Responsável e deixe a Versão em 1.0.
Salve. Enquanto o texto amadurece, mantenha o Status em Rascunho.
Quando o procedimento passar a valer, mude o Status para Vigente.
Ao revisar depois, coloque Em revisão, ajuste o texto, suba a Versão para 1.1 ou 2.0 e volte para Vigente.
Procedimento que caiu em desuso vira Obsoleto, e não excluído: o histórico continua consultável.

Exemplo: A Ferragens Bandeirantes documentou o Fechamento de caixa diário, Área Financeiro, Responsável Marina Alves, Versão 1.0, Status Vigente, com nove passos, do conferir sangrias ao lançar a diferença. Quando a empresa passou a aceitar Pix, o documento foi para Em revisão, ganhou dois passos, virou Versão 1.1 e voltou a Vigente. O documento antigo continua no histórico do registro.

Como tirar mais proveito

Filtre a lista por Área para dar a cada time a sua estante.
Filtre por Status igual a Vigente e salve como visão: essa é a lista que vale hoje.
Use etiquetas para marcar temas que cruzam áreas, como auditoria ou fechamento.
A busca global com ⌘K encontra o processo pelo nome de qualquer tela.

Processos, Base de conhecimento ou Playbooks

Processos: procedimento operacional interno, para a sua equipe executar.
Base de conhecimento: artigo de ajuda, escrito para o cliente e publicável na Central de Ajuda pública.
Playbooks: roteiros de relacionamento e de Customer Success, ligados à rotina com contas.

Permissões e limites

Ver, criar e editar seguem as regras do seu perfil para o objeto Processos.
Quem administra pode acrescentar campos, mudar as opções de Área e de Status e ajustar a lista em Configurações.
A Versão é um campo de texto que você controla: o sistema não numera sozinho nem trava a edição de um documento Vigente.
Excluir manda o documento para a Lixeira, onde fica trinta dias e pode ser restaurado.

Perguntas comuns

Quem alterou o texto ontem? Abra o registro e veja o histórico de alterações, como em qualquer objeto.
Dá para anexar o PDF assinado do procedimento? Sim, use os anexos do registro.
Posso publicar um processo para o cliente ver? Este objeto é interno. Se o conteúdo é para o cliente, escreva um artigo na Base de conhecimento e publique por lá.

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