Honorários, tempo, faturas e a conta do cliente
Como o módulo Jurídico trata dinheiro: cinco modelos de honorário com prévia antes de propor, apontamento de tempo faturável, a fatura que se monta sozinha a partir das horas e dos honorários aceitos e vira imutável ao ser finalizada, e a conta de custódia do cliente, que nunca fica negativa e nunca se mistura com a de outro cliente.
Quatro coisas diferentes, na ordem certa
O dinheiro de um caso passa por quatro etapas, e confundi-las é o que gera cobrança errada. Primeiro combina-se o honorário. Depois aponta-se o tempo trabalhado. Depois emite-se a fatura. E, em paralelo, existe o dinheiro que é do cliente e está apenas em custódia com o escritório, que nunca se confunde com receita.
Honorários
Na aba Honorários você propõe o Modelo de honorário do caso. São cinco.
- Por hora: um Valor por hora, multiplicado pelas horas trabalhadas.
- Fixo: um Valor fixo pelo trabalho inteiro.
- Êxito: uma porcentagem sobre o valor recuperado para o cliente.
- Retainer: um valor inicial de contratação.
- Híbrido: combina os anteriores, por exemplo um fixo mais uma porcentagem de êxito.
- Escolha o Modelo de honorário.
- Preencha os campos do modelo, entre Valor/hora, Valor fixo, Por cento de êxito, Retainer e Por cento de desconto.
- Use a Prévia do honorário, informando Horas e Valor recuperado, para ver a Estimativa antes de propor. A prévia é só um cálculo, não grava nada.
- Informe a Moeda e clique em Propor honorário.
- Quando o cliente concordar, use Aceitar. Um honorário aceito é o que entra na fatura.
Tempo
Na aba Tempo você lança as horas do caso. Informe os Minutos, marque se o lançamento é Faturável ou Não faturável, informe o Valor por hora quando ele for diferente do padrão e descreva a Atividade.
O resumo do caso mostra Minutos totais, Minutos faturáveis e Valor faturável. A diferença entre minutos totais e faturáveis é a informação que o sócio realmente procura: quanto do trabalho do escritório está sendo entregue sem cobrança.
Um lançamento sem valor por hora informado conta como tempo, mas não vira dinheiro na fatura. Se você espera ver aquele trabalho cobrado, o valor por hora precisa estar preenchido no lançamento.
Faturas
- Abra a aba Faturas do caso.
- Clique em Gerar rascunho. O sistema monta a fatura sozinho, com uma linha para cada lançamento de tempo faturável que tenha valor por hora, calculada pelo valor por hora vezes os minutos, mais os honorários aceitos do tipo fixo e retainer.
- Confira as linhas e o Total.
- Acrescente as linhas que dependem de decisão humana, como despesas reembolsáveis e o honorário de êxito, que só existe depois de conhecido o valor recuperado.
- Quando estiver correta, clique em Finalizar e informe o Número da fatura.
Finalizar é uma porta de mão única. A partir dali a fatura fica imutável: os valores não podem mais ser alterados e nenhuma linha nova entra. Só rascunhos aceitam alterações. Confira antes de finalizar, porque a correção depois é uma nova fatura, não uma edição.
A conta do cliente
Escritório recebe dinheiro que não é dele: adiantamento para custas, valores de acordo, depósitos de garantia. Esse dinheiro é do cliente e fica em custódia. Errar aqui não é um problema contábil, é infração disciplinar.
O SellioCRM mantém esse dinheiro em uma conta por cliente e por moeda, com quatro tipos de movimento: depósito, que soma; desembolso, transferência para a conta do escritório e devolução, que subtraem. Três regras são aplicadas antes de qualquer lançamento.
- O saldo nunca fica negativo. Um lançamento que deixaria a conta do cliente no vermelho é recusado.
- Não há mistura entre clientes. O saldo é sempre por cliente; o dinheiro de um jamais cobre a saída de outro.
- A transferência para o caixa do escritório só acontece contra uma fatura. Passar dinheiro da custódia para a receita sem uma fatura que a justifique não é permitido.
Além do saldo por cliente, existe a conciliação por moeda, que soma a custódia inteira e sinaliza se alguma conta ficou negativa. Essas operações de custódia são feitas por integração e por quem administra o sistema; elas não têm uma aba própria na tela do caso.
Perguntas frequentes
- Gerei o rascunho e ele veio vazio. Provavelmente não há tempo faturável com valor por hora informado, nem honorário aceito do tipo fixo ou retainer.
- O honorário de êxito não apareceu no rascunho. Ele depende do valor recuperado, que o sistema não adivinha. Acrescente como linha manual quando o resultado for conhecido.
- Finalizei uma fatura com erro. A fatura finalizada não é editável. Trate a correção como um novo documento e alinhe com o financeiro do escritório.
- Posso lançar tempo em um caso que não é meu? Só nos casos aos quais você tem acesso pela parede ética.
- Por que a custódia não tem aba na tela? Ela é operada por integração e por quem administra o sistema, para que os lançamentos passem pelas travas antes de existir.
- Trabalho com mais de uma moeda. O saldo de custódia é mantido por cliente e por moeda, sem soma entre moedas diferentes.