Zugriff

Positionen · die Liste der Funktionen im Team

Positionen ist die Liste der Funktionen, die in den Personendaten verwendet werden, etwa Vertriebsmitarbeiter, Kundenbetreuerin oder Finanzanalyst. Es ist eine Ordnungs- und Leseebene, vollständig getrennt von den Berechtigungsrollen: Keine Position gewährt oder entzieht Zugriff.

Zwei Dinge werden in einem CRM häufig verwechselt: was eine Person im Unternehmen ist und was sie im System tun darf. Positionen beantwortet die erste Frage. Rollen und Berechtigungen beantwortet die zweite. Beide getrennt zu halten verhindert den klassischen Fehler, jemandem Zugriff zu geben, nur weil sich die Position geändert hat.

Wozu es in der Praxis dient

Das Feld Position in den Daten jeder Person auszufüllen, unter Mein Konto oder in der Benutzerakte.
Die Schreibweise zu vereinheitlichen: Ohne Liste tippt jeder Vertriebsleiter, vertriebsleiter oder Vertr.-Leiter, und jede Auswertung nach Funktion wird zu Rauschen.
Ein Vokabular zu führen, das allein Ihrem Unternehmen gehört, ohne fremde Bezeichnungen zu erben.

Anlegen, deaktivieren und löschen

Öffnen Sie die Einstellungen und klicken Sie auf Positionen.
Schreiben Sie den Namen in das Feld Name der Position und klicken Sie auf Hinzufügen. Die Eingabetaste funktioniert ebenfalls.
Um eine Position aus dem Umlauf zu nehmen, ohne sie zu löschen, entfernen Sie den Haken bei Aktiv daneben. Der Name erscheint danach durchgestrichen in der Liste.
Um sie endgültig zu löschen, klicken Sie auf Löschen und bestätigen bei Diese Position löschen?

Example: Ein Team von zehn Personen legt Vertriebsmitarbeiter, Kundenbetreuung, Vorvertrieb und Customer Success an. Monate später gibt es die Funktion Vorvertrieb im Unternehmen nicht mehr: Statt sie zu löschen, wird sie als inaktiv markiert. Der Name verschwindet aus den neuen Auswahlmöglichkeiten, und wer bereits damit erfasst war, bleibt in der Historie lesbar.

Wer das darf

Die Seite liegt in den Einstellungen und erfordert zum Öffnen keine besondere Administratorberechtigung. Da sie ein für die gesamte Organisation gemeinsames Vokabular festlegt, ist es in der Praxis vereinbart, die Pflege denen zu überlassen, die das CRM administrieren.

Häufige Fragen

Verschafft das Anlegen einer Position eine Berechtigung? Nein. Berechtigungen kommen ausschließlich aus der Rolle, die der Person unter Rollen und Berechtigungen zugewiesen ist.
Was ist der Unterschied zwischen deaktivieren und löschen? Deaktivieren nimmt die Position aus den künftigen Auswahlmöglichkeiten und erhält den Eintrag. Löschen entfernt die Position aus der Liste.
Wo wählt die Person ihre Position? Im Feld Position unter Mein Konto oder in der Benutzerakte unter Einstellungen, Benutzer.
Sind Position und Team dasselbe? Nein. Das Team legt Gruppierung und Führung fest und beeinflusst die Reichweite derer, die den Bereich Team haben. Die Position ist rein beschreibend.

Position, Rolle und Team: drei verschiedene Dinge

Die Position beschreibt die Funktion der Person im Unternehmen. Sie gewährt keinerlei Zugriff.
Die Rolle, unter Einstellungen, Rollen und Berechtigungen, legt fest, was die Person sehen, anlegen, bearbeiten, löschen und exportieren darf und in welcher Reichweite.
Das Team, unter Einstellungen, Teams, legt fest, wer wen führt, und beeinflusst die Reichweite derer, die den Bereich Team haben.
Das Gebiet, unter Einstellungen, Gebiete, legt die Fläche fest, die die Person abdeckt, und beeinflusst die Reichweite derer, die den Bereich Gebiet haben.

Wenn jemand nach einer Beförderung mehr Zugriff verlangt, liegt die Änderung, die das löst, bei der Rolle und gegebenenfalls beim Team oder beim Gebiet. Die Position zu aktualisieren ist der kosmetische Teil der Beförderung im CRM, und es ist wichtig, beides zu tun, damit die Personenliste zur Wirklichkeit passt.

💡 Wenn Sie erreichen wollen, dass jemand mehr oder weniger Datensätze sieht, führt der Weg über Rollen und Berechtigungen und nicht über diese Seite. Die Position einer Person zu ändern verändert nichts an dem, was sie sieht.

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