Zugriff

Feldberechtigungen · ein Datum ausblenden, sperren oder maskieren

Sie legen nicht nur fest, welche Datensätze eine Rolle sieht, sondern Feld für Feld, was sie sehen und bearbeiten darf. Jedes Feld kann auf Vollzugriff, Nur Lesen, Maskiert oder Ausgeblendet stehen, und die Regel gilt in der Liste, auf dem Datensatzbildschirm, im Verlauf und beim Speichern.

Nicht jedes Datum eines Datensatzes wiegt gleich schwer. Das ganze Team muss vielleicht Name und Telefonnummer eines Kontakts sehen, aber nur die Buchhaltung sollte die Marge eines Geschäfts sehen, und womöglich muss im Tagesgeschäft niemand die vollständige Ausweisnummer einer Person auf dem Bildschirm haben. Feldberechtigungen lösen das, ohne Objekte zu verdoppeln oder Parallelbildschirme zu bauen.

Wo Sie das einstellen

Öffnen Sie die Einstellungen und klicken Sie auf Rollen und Berechtigungen.
Klicken Sie auf die Rolle, die Sie anpassen möchten.
Scrollen Sie bis zum Block Feldberechtigungen.
Wählen Sie unter Objekt auswählen das Objekt, dessen Felder Sie anpassen, zum Beispiel Verkaufschancen.
Wählen Sie neben jedem Feld die gewünschte Stufe aus der Liste. Die Änderung wird beim Auswählen gespeichert.

Die vier Stufen

Vollzugriff: Die Rolle sieht und bearbeitet das Feld. Das ist der Standard jedes Felds, solange niemand etwas ändert.
Nur Lesen: Das Feld erscheint mit dem echten Wert, kann von dieser Rolle aber nicht geändert werden.
Maskiert: Das Feld erscheint mit teilweise verborgenem Wert und kann nicht geändert werden.
Ausgeblendet: Das Feld verschwindet für diese Rolle vollständig.

So sieht die Maskierung aus

Das System verbirgt den Großteil des Werts und behält einen minimalen Anhaltspunkt, je nach Feldtyp:

E-Mail: zeigt den ersten Buchstaben, dann Punkte und dann @firma.de.
Telefon, Zahl, Währung und Prozent: zeigt nur die letzten vier Ziffern.
Text und übrige Typen: zeigt nur den ersten Buchstaben.

Example: In einem Großhandel erhält die Rolle Vertrieb das Feld Marge der Verkaufschance auf Ausgeblendet und das Feld Ausweisnummer des Kontakts auf Maskiert. Der Vertriebsmitarbeiter öffnet das Geschäft und weiß nicht einmal, dass es ein Margenfeld gibt; beim Kontakt liest er die Ausweisnummer als die letzten vier Ziffern, genug für den Abgleich am Telefon, ohne die vollständige Nummer auf dem Bildschirm zu haben.

Wo die Regel greift

In der Datensatzliste, einschließlich dessen, was in daraus gestartete Exporte übernommen wird.
Auf dem geöffneten Datensatzbildschirm.
Im Verlauf des Datensatzes: Auch die Werte vor und nach jeder Änderung kommen ausgeblendet oder maskiert an.
Beim Speichern: Ein Feld auf Nur Lesen, Maskiert oder Ausgeblendet wird abgelehnt, wenn die Rolle versucht, es zu ändern.

Ein wichtiges Detail der Maskierung: Der echte Wert verlässt den Server niemals in Richtung von jemandem, der ihn nicht sehen darf. Der Bildschirm überdeckt also nicht bloß einen Text, der längst im Browser angekommen ist.

Wer das darf und wie Sie zurückkommen

Nur wer die Berechtigung zur Verwaltung der Einstellungen hat, kann diesen Abschnitt öffnen und ändern.
Jede Änderung wird in der Auditspur festgehalten, mit betroffenem Feld und gewählter Stufe.
Um alles einer Rolle auf einmal zurückzunehmen, nutzen Sie Standard wiederherstellen oben auf dem Rollenbildschirm. Damit wird die Berechtigungsmatrix aus der Standardvorlage neu geschrieben und alle Felder kehren auf Vollzugriff zurück.
Eine als schreibgeschützt markierte Rolle bietet die Option Vollzugriff nicht an: Verfügbar sind Nur Lesen, Maskiert und Ausgeblendet.

💡 Ein Feld auszublenden löscht es nicht und entfernt den gespeicherten Wert nicht. Eine andere Rolle mit Zugriff sieht das Datum weiterhin ganz normal. Soll das Datum endgültig verschwinden, löschen Sie das Feld unter Einstellungen, Objekte, oder anonymisieren die betroffene Person auf dem Datensatzbildschirm.

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