Integrationen: E-Mails im CRM empfangen

Verwandeln Sie eingehende E-Mails in Aktivitäten beim entsprechenden Kontakt oder Lead.

Unter Einstellungen → Integrationen verbinden Sie externe Dienste mit dem CRM. Die erste verfügbare Integration ist Eingehende E-Mail: Jede empfangene Nachricht wird zu einer Aktivität, die beim Kontakt oder Lead protokolliert wird, dessen E-Mail-Adresse mit dem Absender übereinstimmt.

Jede Integration startet inaktiv: Nichts passiert, bis Sie die URL erstellen und aktivieren. Die von Ihnen bereitgestellten Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und nie erneut angezeigt.

Voraussetzungen

• Ein Konto bei einem Anbieter für eingehende E-Mails mit Inbound/Parse-Funktion: SendGrid (Inbound Parse), Mailgun (Routes), Postmark (inbound) oder Resend.
• Eine Domain/E-Mail-Adresse, die Sie kontrollieren, mit dem MX-Eintrag, der auf den Anbieter zeigt (bei Ihrem DNS/E-Mail-Anbieter eingerichtet).
• In Sellio: Administratorzugriff, um die Empfangs-URL zu erstellen und die Integration unter Einstellungen → Integrationen zu aktivieren.

Schritt für Schritt beim Anbieter

1. SendGrid: Settings → Inbound Parse → Add Host & URL. Geben Sie den Hostnamen Ihrer Domain an und fügen Sie die CRM-Empfangs-URL als Destination URL ein.
2. Mailgun: Receiving → Routes → Create Route. Definieren Sie den Abgleich (z. B. catch_all oder match_recipient) und die „forward“-Aktion zur CRM-URL.
3. Postmark: Servers → Ihr Server → Inbound → Inbound Webhook. Fügen Sie die CRM-URL ein und stellen Sie sicher, dass der InboundHash/die Inbound-Adresse konfiguriert ist.
4. Resend: Konfigurieren Sie den Inbound-Webhook/die Route so, dass er/sie auf die CRM-URL zeigt.

Eingehende E-Mail aktivieren

1. Öffnen Sie Einstellungen → Integrationen.
2. Klicken Sie auf der Karte „Eingehende E-Mail“ auf „Empfangs-URL erstellen“.
3. Kopieren Sie die Webhook-URL (sie ist eindeutig und geheim, behandeln Sie sie daher wie ein Passwort).
4. Richten Sie in Ihrem E-Mail-Anbieter die Inbound/Parse-Funktion auf diese URL, zum Beispiel SendGrid Inbound Parse, Mailgun Routes, Postmark oder Resend.
5. Kehren Sie zum CRM zurück und klicken Sie auf „Aktivieren“.

Ab diesem Zeitpunkt wird eine E-Mail, die bei der von Ihnen beim Anbieter konfigurierten Adresse eingeht, an diese URL gesendet, und das CRM protokolliert eine Aktivität „E-Mail“ mit Betreff und Text der Nachricht.

Wie die E-Mail verknüpft wird

• Das CRM sucht nach einem Kontakt oder Lead, dessen E-Mail-Feld dem Absender entspricht.
• Findet es einen, wird die Aktivität mit diesem Datensatz verknüpft und erscheint in dessen Verlauf.
• Findet es keinen Datensatz, wird die Aktivität trotzdem erstellt, ohne Verknüpfung, damit keine Nachricht verloren geht und Sie sie später zuordnen können.

Das akzeptierte Format ist ein neutrales JSON mit den Feldern { from, to, subject, text, html }, kompatibel mit den wichtigsten Inbound-Anbietern. Integrationen für Abrechnung, elektronische Signatur und Kalender erscheinen auf demselben Bildschirm als „Demnächst verfügbar“.

So testen Sie

1. Senden Sie bei aktivierter Integration eine echte E-Mail an die beim Anbieter konfigurierte Adresse (vorzugsweise von der E-Mail-Adresse eines bereits im CRM vorhandenen Kontakts/Leads).
2. Öffnen Sie den entsprechenden Kontakt/Lead und prüfen Sie den Verlauf: Es sollte eine Aktivität „E-Mail“ mit Betreff und Text erscheinen.
3. Falls der Absender nicht im CRM existiert, suchen Sie nach der nicht verknüpften Aktivität. Sie wird trotzdem erstellt, damit Sie sie zuordnen können.

Fehlerbehebung

• Die E-Mail kommt nicht an: Bestätigen Sie beim Anbieter, dass Inbound/Parse auf die richtige URL zeigt und der MX-Eintrag der Domain auf den Anbieter zeigt. Testen Sie den Versand im Dashboard des Anbieters (viele haben einen „Test-Webhook“).
• 404 bei der URL: Das URL-Token hat sich geändert (Sie haben auf „Neues Token erstellen“ geklickt). Aktualisieren Sie die Destination URL beim Anbieter mit der neuen URL.
• Kommt an, wird aber nicht zur Aktivität: Prüfen Sie, ob die Payload des Anbieters die Felder { from, to, subject, text, html } enthält. Manche Anbieter erfordern die Auswahl des JSON-Formats (nicht multipart).
• Wird nicht mit dem Kontakt verknüpft: Die Verknüpfung erfolgt über den Abgleich des Absenders mit dem E-Mail-Feld eines Kontakts/Leads. Fügen Sie die E-Mail-Adresse dem Datensatz hinzu, um die nächsten zu verknüpfen.
• Funktioniert nicht mehr: Bestätigen Sie, dass die Integration auf der Karte noch „Aktiviert“ ist.

Der einfache Weg: an eine Adresse von uns weiterleiten

Wenn Sie weder Google Workspace noch Microsoft 365 nutzen und keinen Inbound-Anbieter buchen möchten, gibt es einen kürzeren Weg: Unter Einstellungen · Integrationen zeigt die Karte Eingehende E-Mail eine fertige Adresse. Legen Sie bei Ihrem E-Mail-Anbieter (cPanel, Titan, Zoho, eigener Server) eine Regel an, die eine Kopie Ihrer Nachrichten dorthin weiterleitet.

• Wir fragen nie nach dem Passwort Ihres Postfachs: Die Weiterleitung richten Sie selbst ein und können sie jederzeit zurücknehmen.
• Jede weitergeleitete Nachricht wird zu einer Aktivität am Kontakt oder Lead, dessen E-Mail zum Absender passt — genau wie beim Webhook-Weg.
• Dieselbe Nachricht zweimal weitergeleitet kommt nur einmal an: Die Erkennung nutzt die ursprüngliche Message-Id.
• Die Adresse gehört nur Ihrer Organisation. Bei einem Leck erzeugen Sie mit Token rotieren eine neue und passen die Weiterleitung an.

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