Außendienst

Servicevereinbarungen und Wartungspläne · der Umsatz, der sich wiederholt

Zwei Bausteine der Branchenlösung kümmern sich um die wiederkehrende Arbeit: die Servicevereinbarungen im Reiter Vertrieb, mit Reaktionszeit, Wertobergrenze je Serviceauftrag, Pflicht zur Bestellung, Genehmigungsgrenze und regelmäßigen vorbeugenden Inspektionen; und die Wartungspläne, die die Besuche des Zeitraums erzeugen, sich von selbst verlängern oder auslaufen und dem Kunden im Portal angezeigt werden.

Ein Kunde, der anruft, wenn etwas kaputtgeht, bringt einen Einsatz. Ein Kunde mit Vertrag bringt einen ganzen Kalender. Die beiden Bausteine in diesem Artikel gibt es, um einzelne Aufträge in planbaren Umsatz zu verwandeln und um zu verhindern, dass ein Techniker vor Ort genehmigt, was laut Vertrag vorher genehmigt werden muss.

Servicevereinbarungen: aus dem B2B-Vertrag wird eine Regel

Öffnen Sie Außendienst und wechseln Sie in den Reiter Vertrieb. Der Block Neue Vereinbarung legt die Vereinbarung mit vier Parametern an, die üblicherweise im Vertrag stehen und sonst nur im Kopf einer einzelnen Person existieren: Name der Vereinbarung, SLA-Reaktionszeit in Stunden, NTE je Serviceauftrag, also die Wertobergrenze pro Serviceauftrag, und Genehmigungsgrenze. Dazu kommt die Markierung Bestellung erforderlich, für Kunden, die nur gegen Bestellung zahlen.

Füllen Sie im Reiter Vertrieb das Feld Name der Vereinbarung aus.
Geben Sie die SLA-Reaktionszeit in Stunden an, zum Beispiel 4.
Geben Sie NTE je Serviceauftrag an, also den höchsten Wert, den ein Auftrag haben darf, ohne die Vereinbarung zu verletzen.
Geben Sie die Genehmigungsgrenze an, oberhalb derer ein Auftrag eine Genehmigung braucht.
Setzen Sie die Markierung Bestellung erforderlich, wenn der Kunde eine Bestellung verlangt.
Klicken Sie auf Vereinbarung anlegen. Sie entsteht mit dem Status Aktiv und kann später auf Abgelaufen gesetzt werden.

Einen Auftrag gegen die Vereinbarung prüfen

Den Block Serviceauftrag prüfen gibt es, damit die Antwort vorher kommt und nicht hinterher. Geben Sie den Wert des Serviceauftrags an, setzen Sie die Markierung Bestellung vorhanden, wenn es eine Bestellung gibt, und das System antwortet mit Erlaubt, Gesperrt oder Genehmigung erforderlich, zusammen mit der Uhrzeit, zu der das SLA abläuft. Bei einer Sperre nennt es den Grund: Über der Obergrenze (NTE) oder Bestellung erforderlich und nicht vorhanden.

Example: Die Handelskette Südmarkt hat eine Vereinbarung mit 4 Stunden Reaktionszeit, einer Obergrenze von 3.000,00 R$ je Auftrag, einer Genehmigungsgrenze von 1.500,00 R$ und verpflichtender Bestellung. Ein Auftrag über 2.200,00 R$ trifft ohne Bestellung ein. Die Prüfung antwortet mit Gesperrt und dem Grund Bestellung erforderlich und nicht vorhanden. Liegt die Bestellung vor, antwortet dieselbe Prüfung mit Genehmigung erforderlich, weil der Wert über der Genehmigungsgrenze, aber innerhalb der Obergrenze liegt. Die Koordination erledigt den Papierkram am Schreibtisch, statt den Techniker im Laden warten zu lassen.

Wiederkehrende Inspektionen

Ebenfalls im Reiter Vertrieb legt der Block Wiederkehrende Inspektionen (PM) die vorbeugende Routine der Vereinbarung an. Geben Sie den Namen der Inspektion und im Feld Alle den Abstand in Monaten an, und klicken Sie auf Hinzufügen. Jede Inspektion erscheint in der Liste als Überfällig oder Demnächst markiert, und die Schaltfläche Als erledigt markieren erfasst die Durchführung und berechnet den nächsten Fälligkeitstermin neu.

Abrechnungsübersicht je Standort

Der Block Konsolidierte Abrechnung über mehrere Standorte löst das monatliche Gespräch mit Kunden, die viele Filialen haben. Wählen Sie den Kunden aus, und die Seite zeigt je Standort den Betrag Fakturiert, den Betrag Bezahlt und den Betrag Offen. Das ist die Zahl, die die Tabelle ersetzt, die bisher jemand von Hand erstellt hat, sobald die Kette den Monatsabschluss verlangte.

Wartungspläne

Der Wartungsplan ist das Abonnement der Dienstleistung. Ein Plan legt den Namen fest, die monatliche oder jährliche Abrechnung, den Preis, die Währung, wie viele Besuche er pro Jahr umfasst, die Häufigkeit, die Prioritätsstufe, die der Abonnent in der Warteschlange erhält, den Mitgliederrabatt, die schriftlich zugesagten Leistungen und das Fachgebiet, für das er gilt. Die Mitgliedschaft eines Kunden entsteht aus einem Plan und lässt sich mit einer bestimmten Immobilie verknüpfen.

Die Besuche des Zeitraums werden gemäß Plan automatisch erzeugt, und jeder davon kann als erledigt markiert und mit dem Serviceeinsatz verknüpft werden, der ihn erfüllt hat.
Eine Mitgliedschaft kann pausiert, fortgesetzt und gekündigt werden.
Bei der Verlängerung rückt eine Mitgliedschaft mit automatischer Verlängerung um einen Abrechnungszyklus weiter; ohne automatische Verlängerung wechselt sie auf Abgelaufen.
Ein bereits ausgeführter Einzeleinsatz lässt sich in eine Mitgliedschaft in einem Plan umwandeln, was nach einer teuren Reparatur das naheliegende Gespräch ist.
Jede Mitgliedschaft hat eine Rentabilitätsauswertung, damit Sie wissen, ob der Plan die Kosten der zugesagten Besuche deckt.

Die Pläne erscheinen für den Kunden selbst im Abschnitt Wartungspläne des Portals, mit dem Startdatum und der nächsten Verlängerung sowie mit dem Status Aktiv, Pausiert, Abgelaufen oder Gekündigt.

💡 Wartungspläne werden über die Integrationsfunktionen und über das Systemterminal betrieben, nicht über einen eigenen Reiter auf der Seite Außendienst. Ihr Ergebnis ist im Betrieb und im Kundenportal sichtbar.

Grenzen und Berechtigungen

Alles hier setzt voraus, dass die Branchenlösung Außendienst unter Einstellungen, Branchenlösungen aktiviert ist.
Die Prüfung eines Auftrags gegen die Vereinbarung ist eine Kontrolle, die Sie selbst auslösen; sie informiert und erklärt, und der Grund der Sperre bleibt für die entscheidende Person sichtbar.
Eine auf Abgelaufen gesetzte Vereinbarung gilt für neue Prüfungen nicht mehr als Referenz.
Das automatische Erzeugen der Besuche und die Verlängerung der Pläne laufen in einer regelmäßigen Routine, nicht im Moment des Klicks.
Das Kündigen einer Mitgliedschaft löscht den Verlauf der bereits durchgeführten Besuche nicht.

Häufige Fragen

Hindert die Vereinbarung den Techniker an der Ausführung? Sie hält ihm vor Ort nicht die Hand fest, sondern antwortet vorher, mit Gesperrt oder Genehmigung erforderlich samt Grund, damit die Entscheidung von der Straße zurück in die Koordination wandert.
Kann ich beim selben Kunden eine Vereinbarung und einen Plan haben? Ja. Die Vereinbarung regelt die kaufmännischen Bedingungen der Aufträge, der Plan regelt die Wiederkehr der Besuche.
Ich habe eine Inspektion zu früh als erledigt markiert. Der nächste Fälligkeitstermin wird ab dieser Erfassung neu berechnet, es genügt also, die Routine im nächsten Zyklus wieder auszurichten.
Was passiert, wenn die automatische Verlängerung ausgeschaltet ist? Die Mitgliedschaft wechselt zum Stichtag auf Abgelaufen, ohne neue Abrechnung und ohne neue Besuche.
Die Abrechnungsübersicht ist leer. Das liegt daran, dass für den Kunden an seinen Standorten noch keine Rechnungen ausgestellt wurden.

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