Kundenportal · was die Kundschaft sieht, was sie tut und wie Sie den Zugang freischalten
Das Kundenportal ist die öffentliche Seite, auf der die Auftraggeber ihre eigenen Objekte, Serviceeinsätze, Angebote, Rechnungen und Wartungspläne verfolgen. Der Einstieg erfolgt über einen per E-Mail zugesandten Link, ohne Passwort, und funktioniert nur für E-Mail-Adressen, die Ihr Team freigeschaltet hat. Dort genehmigt die Kundschaft eine Angebotsoption und fordert die Zahlung einer Rechnung selbst an, ohne irgendwo anzurufen.
Die Hälfte der Anrufe, die ein Außendienstunternehmen erhält, sind keine neuen Aufträge: Es sind Menschen, die fragen, wann der Techniker kommt, ob das Angebot verschickt wurde und wie viel noch offen ist. Das Kundenportal gibt diese Antworten der Kundschaft selbst zurück, jederzeit, ohne Aufwand im Innendienst und ohne ein weiteres Passwort, das sie vergessen kann.
Wie die Kundschaft hineinkommt
- Die Kundin öffnet die Zugangsadresse des Portals.
- Sie gibt ihre E-Mail-Adresse an und klickt auf Zugangslink senden.
- Ist diese E-Mail-Adresse freigeschaltet, erhält sie eine E-Mail mit der Schaltfläche zum Einsteigen. Der Link ist 30 Minuten gültig.
- Nach dem Klick gelangt sie in die Übersicht, und die Sitzung bleibt zwei Wochen gültig, bis sie auf Abmelden klickt.
- Läuft der Link ab, fordert sie auf derselben Seite einen neuen an.
Die Seite antwortet immer gleich, egal ob die E-Mail-Adresse Zugang hat oder nicht. Das ist Absicht: Stünde dort, diese Adresse gehört zu keiner Kundin, wäre die Seite ein Mittel, um herauszufinden, wer bei wem Kunde ist. Das Portal spricht die zehn vom System unterstützten Sprachen.
Was sie sieht
- Objekte: ihre Liegenschaften, die in Ihrem Bestand erfasst sind.
- Serviceeinsätze: die Aufträge mit dem aktuellen Status und dem Ankunftsfenster sowie die für sie sichtbaren Notizen.
- Angebote: die Angebote mit Gültigkeit, Garantie, Finanzierung sofern vorhanden und den Optionen in der Darstellung gut, besser und optimal.
- Rechnungen: Gesamtbetrag, gezahlter Betrag, offener Saldo und Fälligkeit, mit den Status Entwurf, Versendet, Angesehen, Teilweise bezahlt, Bezahlt, Überfällig und Storniert.
- Wartungspläne: ihr Plan, seit wann er aktiv ist und wann die nächste Verlängerung ansteht.
Was sie tut
Zwei Aktionen verändern den Arbeitsfortschritt wirklich. Bei der ersten wählt die Kundin eine der Angebotsoptionen und klickt auf genehmigen; die Option wird als genehmigt markiert, und Ihr Team sieht die Entscheidung von innen, ohne Zwischenstelle. Bei der zweiten klickt sie bei einer offenen Rechnung auf bezahlen: Das Portal hält die Zahlungsanforderung mit Rechnungsnummer und Saldo fest und weist darauf hin, dass sich das Team um die Details kümmert. Das Portal wickelt kein Geld ab; es erfasst die Absicht und nimmt die Kundschaft aus der Telefonwarteschleife.
So schalten Sie den Zugang frei und entziehen ihn wieder
Der Zugang wird nicht dadurch erworben, dass jemand die Adresse des Portals kennt: Ihr Team vergibt ihn, E-Mail-Adresse für E-Mail-Adresse, bezogen auf die jeweilige Kundin. Jede Vergabe lässt sich widerrufen, und die Liste derer, die Zugang zu einer Kundin haben, ist jederzeit einsehbar.
Die Berechtigung wird bei jedem Zugriff erneut geprüft, nicht nur beim Einsteigen. Entziehen Sie jemandem den Zugang, dessen Sitzung bereits offen ist, antwortet das Portal dieser Person beim nächsten Vorgang nicht mehr. Genau dieses Verhalten erwartet man an dem Tag, an dem eine Mitarbeiterin der Kundin das Unternehmen verlässt.
Grenzen und Sicherheit
- Das Portal existiert, sobald das Branchenmodul Außendienst unter Einstellungen, Verticals aktiviert ist.
- Jeder Zugang ist an eine bestimmte Kundin gebunden. Eine für eine Kundin freigeschaltete Adresse sieht nichts von einer anderen und nichts aus einer anderen Organisation.
- Der Einstiegslink gilt 30 Minuten und dient einmalig dazu, die Sitzung zu öffnen; die Sitzung dauert zwei Wochen.
- Die Kundschaft sieht nur ihre eigenen Daten. Kosten, Margen und interne Notizen erscheinen niemals im Portal.
- Eine Angebotsoption zu genehmigen ist eine Entscheidung der Kundschaft und wird als solche festgehalten; bezahlen ist eine Zahlungsanforderung, keine automatische Abbuchung.
Häufige Fragen
- Die Kundin sagt, sie habe den Link nicht erhalten. Prüfen Sie, ob ihre E-Mail-Adresse genau so freigeschaltet ist, wie sie sie eingegeben hat, und bitten Sie sie, den Spam-Ordner zu kontrollieren.
- Sie hat die falsche Option genehmigt. Die Genehmigung bleibt festgehalten; die Korrektur ist ein Gespräch mit dem Team, das dann das richtige Angebot ausstellt.
- Kann man zwei Personen derselben Kundin Zugang geben? Ja. Das sind getrennte Vergaben, und jede lässt sich einzeln widerrufen.
- Bucht das Portal von der Karte ab? Nein. Es hält die Zahlungsanforderung fest, und Ihr Team wickelt den Einzug über den bei Ihnen üblichen Weg ab.
- Sieht die Kundschaft den Namen des Technikers und die interne Historie? Sie sieht den Fortschritt des Einsatzes, das Ankunftsfenster und die für sie bestimmten Notizen, nicht den internen Betrieb.