Außendienst

Außendienst · Überblick über die Branchenlösung und Karte der Reiter

Die Branchenlösung Außendienst richtet SellioCRM auf alle aus, die Techniker zum Kunden schicken: Klimatechnik, Sanitär, Elektro, Montage, Dacharbeiten und Gebäudeinstandhaltung. Die Achse ist nicht mehr die Opportunity, sondern Kunde, Objekt, Anlage, und der Arbeitszyklus ist der Serviceauftrag mit seinen Einsätzen. Alles liegt auf einer einzigen Seite mit elf Reitern, und es ist optional: Solange die Lösung nicht aktiviert ist, ändert sich in Ihrem CRM nichts.

Außendienst ist die Arbeit, die erst zählt, wenn jemand körperlich an der richtigen Adresse ankommt, mit dem richtigen Ersatzteil, zur vereinbarten Zeit. Ein gewöhnliches CRM bildet das schlecht ab, weil sein Mittelpunkt der Verkaufsprozess ist. Hier ist der Mittelpunkt ein anderer: Der Kunde hat ein oder mehrere Objekte, jedes Objekt hat installierte Anlagen, und an diesen Anlagen finden die Serviceeinsätze statt, Jahr für Jahr. Erst dieser Achsenwechsel erlaubt Antworten auf Fragen, die eine Opportunity-Liste nie beantwortet, etwa wie oft jener Verflüssiger schon ausgefallen ist und ob er noch Garantie hat.

💡 Zum Aktivieren: Einstellungen, dann Branchenlösungen, und schalten Sie Außendienst ein. Öffnen Sie die Seite bei ausgeschalteter Branchenlösung, zeigt sie den Hinweis und die Schaltfläche Aktivieren in den Einstellungen, damit die Administration es sofort erledigen kann.

Wo die Branchenlösung sitzt und was sie nicht ist

Ist sie aktiviert, erscheint der Menüpunkt Außendienst, und er öffnet eine einzige Seite mit elf Reitern. Verwechseln Sie sie nicht mit zwei benachbarten Seiten, die unabhängig davon bestehen und einen eigenen Artikel haben: die Seite Außendienst, die im Standard-CRM die Disposition der Serviceaufträge übernimmt, und die Seite Außendiensteinsätze, die Check-in und Check-out des Vertriebs oder des Technikers mit Standort erfasst. Diese beiden arbeiten weiter wie gewohnt; die Branchenlösung ersetzt sie nicht, sie deckt das gesamte Geschäft derer ab, die davon leben, Teams ins Feld zu schicken.

Die elf Reiter

Überblick: die Zahlen des Tages, mit Objekten, offenen Aufträgen, Anlagen und Warnungen, dazu die Liste der Anlagenwarnungen und die Tafel der Techniker mit dem jeweiligen Status. Die Zahlen respektieren Ihren Standortbereich und Ihre Berechtigungen.
Objekte: die Stammdaten der Liegenschaften des Kunden, mit dem hervorgehobenen Zugangsblock, den Ansprechpartnern vor Ort und den installierten Anlagen.
Aufträge: der Serviceauftrag selbst, mit Typ, Priorität, Beschreibung des Problems, Statusfortschritt, Einsätzen, Checkliste und Notizen.
Disposition: die Tagestafel je Techniker, mit den geplanten Einsätzen, dem Hinweis Konflikt und der Spalte Ohne Zuweisung. Aktualisiert sich automatisch.
Kommunikation: Nachrichten an den Kunden per SMS, E-Mail, WhatsApp oder In der App, mit eigenen Vorlagen und unter Beachtung der Einwilligung.
Formulare: Vorlagen für Checklisten und Prüfungen je Gewerk, im Auftrag ausgefüllt, mit Kennzeichnung von Abweichungen und Freigabe durch eine Führungskraft.
Routen: stellt die optimierte Einsatzfolge eines Technikers an einem Datum zusammen, ausgehend von den Objekten mit Koordinaten.
Terminanfragen: nimmt Terminwünsche entgegen und bestätigt oder lehnt sie mit Begründung ab, nach Prüfung von Einsatzgebiet und Verfügbarkeit.
Austausch: macht aus alten Anlagen Umsatz, indem Austauschchancen aus den Warnungen gescannt werden.
Produktion: begleitet größere Bauvorhaben auf einer Tafel nach Phasen, mit Change Orders, Punch-Liste, Genehmigungen, Mengen und Versicherungsschaden.
Gewerblich: die Serviceverträge für Firmenkunden, mit Reaktionszeit, Obergrenze je Serviceauftrag, Pflicht zur Bestellnummer, Freigabegrenze, wiederkehrenden Prüfungen und standortübergreifender Rechnungsübersicht.

Der vollständige Zyklus eines Einsatzes

Eine Anfrage geht im Reiter Terminanfragen ein, oder Sie legen das Objekt direkt im Reiter Objekte an.
Füllen Sie im Reiter Objekte den Zugangsblock aus: Zugangshinweise, Torcode, Schlüssel, Tiere vor Ort, Parkmöglichkeiten, Zeitbeschränkungen und Sicherheitsregeln. Das sind die Angaben, die verhindern, dass der Techniker unverrichteter Dinge zurückfährt.
Wählen Sie im Reiter Aufträge das Objekt, die Auftragsart und die Priorität, schreiben Sie die Problembeschreibung und klicken Sie auf Auftrag hinzufügen.
Planen Sie den Einsatz und verteilen Sie ihn auf der Tafel im Reiter Disposition.
Stellen Sie im Reiter Routen die Tagesfolge des Technikers zusammen und veröffentlichen Sie sie.
Nutzen Sie den Reiter Kommunikation, um den Kunden mit einer Terminerinnerung und einem Ich bin unterwegs zu informieren.
Vor Ort halten die Checkliste des Auftrags und die Prüfformulare fest, was getan wurde.
Bringen Sie den Status bis Abgeschlossen voran, erstellen Sie den Kostenvoranschlag oder die Rechnung und verfolgen Sie bis Bezahlt.

Example: Klima Nord erhält um 8 Uhr einen Notfallauftrag. Die Adresse liegt in einem betreuten Gebiet und es besteht Verfügbarkeit, also wird der Termin bestätigt. Der Auftrag entsteht als Notfall mit Priorität Dringend am Objekt Bäckerei Guten Morgen, dessen Zugangsblock darauf hinweist, dass im Hof ein Hund frei läuft und der Zugang von hinten erfolgt. Der Techniker wird disponiert, der Status wandert über Auf dem Weg, Vor Ort und In Arbeit und bleibt bei Ersatzteile nötig stehen. Die Dispositionstafel zeigt den Grund sofort an, und die Koordination verschiebt den Abschluss auf den nächsten Tag, ohne irgendwo anrufen zu müssen.

Die Status, die die Wahrheit erzählen

Die Statusliste des Auftrags ist bewusst lang, denn ein stehender Auftrag hat viele verschiedene Gründe, und alle Offen zu nennen verbirgt genau das, was Handlung erfordert. Neben Entwurf, Geplant, Disponiert, Auf dem Weg, Vor Ort, In Arbeit, Abgeschlossen, Fakturiert und Bezahlt gibt es Pausiert, Ersatzteile nötig, Freigabe nötig, Zweiter Techniker nötig, Abschluss nicht möglich, Verschoben, Storniert, Warten auf Teile, Warten auf Freigabe, Warten auf Zahlung, Warten auf Genehmigung, Warten auf Kunde und Wetterbedingt gestoppt.

Berechtigungen und Voraussetzungen

Die Aktivierung der Branchenlösung liegt bei der Administration der Organisation, unter Einstellungen, Branchenlösungen.
Nach der Aktivierung folgt der Zugriff den Berechtigungen Ihrer Benutzerrolle, und die Zahlen im Überblick respektieren Ihren Bereich.
Nachrichten an den Kunden über einen externen Kanal gehen nur hinaus, wenn der Kunde für diesen Kanal eingewilligt hat.
Der Reiter Routen setzt Objekte mit Breiten- und Längengrad voraus. Ohne Koordinaten lässt sich ein Objekt nicht in eine Route aufnehmen.
Der Reiter Terminanfragen setzt die von Ihnen angelegten Einsatzgebiete voraus; ohne sie hat die Adresse nichts, wogegen sie geprüft werden könnte.

Häufige Fragen

Ich habe die Branchenlösung ausgeschaltet, sind die Daten verloren? Nein. Ausschalten blendet die Seite aus; Objekte, Anlagen und Aufträge bleiben gespeichert und kommen zurück, sobald Sie wieder einschalten.
Muss ich alle elf Reiter nutzen? Nein. Objekte, Aufträge und Disposition tragen den Betrieb bereits. Produktion, Austausch und Gewerblich decken besondere Fälle ab.
Sagt die Route eine Ankunftszeit zu? Nein. Sie sortiert die Stopps und schätzt die Fahrt; der tatsächliche Verkehr wird nicht vorhergesagt, und die Disposition kann umsortieren.
Kann der Kunde selbst mitverfolgen? Ja, über das Kundenportal, das in diesem Bereich einen eigenen Artikel hat.
Sprachaufnahme, Kameraerfassung und Nutzung ohne Internet auf dem Handy des Technikers gehören nicht zu dieser Lieferung.

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