Proyectos: tableros de trabajo (grupos, estados, subelementos y vistas)
Organiza el trabajo del equipo en tableros con grupos de colores, columnas de estado, responsables, fechas, subelementos y actualizaciones. Conecta elementos entre tableros, refleja valores, calcula fórmulas, mira "Mi trabajo" y comparte cada tablero por permiso. Alterna entre las vistas Tabla, Kanban, Línea de tiempo y Calendario.
El módulo Proyectos organiza el trabajo del equipo en tableros, al estilo de una herramienta de gestión del trabajo. Cada tablero tiene grupos (secciones) de colores, columnas tipadas y elementos; cada elemento puede tener subelementos y un panel de actualizaciones con adjuntos. Abre Proyectos en el menú para ver tus tableros y crear uno nuevo.
Grupos y elementos
- Un tablero nace con los grupos "Por hacer", "En curso" y "Hecho" y un conjunto de columnas por defecto (Estado, Responsable, Inicio, Fecha límite, Notas).
- Agrega un elemento escribiendo su nombre en la fila "+ Agregar elemento" de cada grupo. Renómbralo haciendo clic en el nombre.
- Arrastra un elemento de un grupo a otro para moverlo. Usa el menú "⋯" del grupo para renombrar, cambiar el color, reordenar o eliminar.
Columnas y estados de colores
La celda de Estado abre un menú de opciones de colores (por hacer, en curso, bloqueado, hecho) que eliges con un clic. Agrega columnas con "+ Agregar columna". En el encabezado de una columna de estado, usa "Editar estados" para crear, renombrar y recolorear las opciones.
Tipos de columna
Además de Estado, Persona, Fecha, Texto y Número, el tablero ofrece columnas ricas al estilo de una herramienta de gestión de trabajo:
- Línea de tiempo: un intervalo inicio→fin en una sola celda, con una barrita. Cuando el tablero tiene una, alimenta la vista Línea de tiempo.
- Etiquetas: varias etiquetas de colores por elemento. Usa "Editar etiquetas" en el encabezado para definir las opciones.
- Casilla: un sí/no con un clic.
- Valoración: de 1 a 5 estrellas.
- Progreso: una barra de 0 a 100%. En el encabezado, elige "Calcular automático por subelementos" para reflejar la proporción de subelementos completados.
- Archivos: adjunta archivos directamente en la celda (abrir y quitar ahí mismo).
- Enlace, Correo y Teléfono: se vuelven enlaces clicables; el Enlace acepta la dirección sin "https://" y la completa por ti.
Subelementos
Haz clic en la flecha junto al nombre de un elemento para expandir sus subelementos. Los subelementos usan las mismas columnas del tablero y sirven para dividir un elemento en partes menores.
Vistas
- Tabla: la cuadrícula principal, con grupos y celdas editables en línea.
- Kanban: agrupa los elementos por la columna de estado; arrastra una tarjeta para cambiar el estado.
- Línea de tiempo: barras posicionadas por una columna de Línea de tiempo o por las columnas de fecha de inicio y fin.
- Calendario: mes a mes, ubicando los elementos por su fecha límite.
- Carga: cuántos elementos caen por persona en cada semana.
- Panel: gráficos de resumen del tablero.
Buscar, filtrar, ordenar y agrupar
Sobre las vistas hay una barra de herramientas: escribe en la búsqueda para encontrar elementos por nombre o por cualquier celda; en "Filtrar", combina condiciones por columna (es, no es, contiene, mayor/menor que, vacío, con valor); en "Ordenar", elige una columna y el sentido; y en "Agrupar por" (en la Tabla) reagrupa los elementos por Estado, Persona o Etiquetas en vez de los grupos del tablero. Los filtros, el orden y el agrupamiento se guardan por vista, así que al reabrir el tablero tu configuración sigue ahí.
Panel
La vista Panel resume el tablero en widgets: progreso general (elementos completados), conteo por estado (dona), carga por persona (barras) y elementos por fecha límite (atrasados, esta semana, después, sin fecha). Respeta los filtros y la búsqueda activos, para que analices solo una parte del tablero.
Dependencias
Abre un elemento y, en Dependencias, vincúlalo a otro que lo bloquea ("Bloqueado por"), y el sistema evita dependencias circulares. En la Línea de tiempo, una flecha punteada conecta el bloqueador con el elemento bloqueado.
La dependencia también puede ser entre proyectos distintos: en el bloque Dependencias, elige "Depender de un elemento de otro proyecto", selecciona el proyecto y luego el elemento. La lista muestra el proyecto de origen junto al nombre cuando la dependencia viene de otro tablero. Solo aparecen proyectos de tu espacio (nunca de otra empresa) y necesitas acceso al tablero de origen.
Cuando las fechas de ambos lados entran en conflicto (por ejemplo, el elemento empieza antes de que termine su dependencia), la fila se resalta con un aviso ⚠ para que la reprogrames.
Reordenar
Arrastra un elemento sobre otro del mismo grupo para reordenarlo, y arrastra el encabezado de una columna para reordenar las columnas. El nuevo orden se guarda.
Carga (Workload)
La vista Carga muestra, por responsable, cuántos elementos caen en cada semana según una columna de fecha (fecha límite por defecto), y las barras de color resaltan las semanas sobrecargadas.
Plantillas de tablero
En la pantalla de Proyectos, empieza con una plantilla lista (Proyecto simple, Roadmap de producto, Sprint de desarrollo, Onboarding de cliente). Crea un tablero con grupos, columnas y elementos de ejemplo en tu idioma.
Automatizaciones
En Configuración del tablero, abre Automatizaciones para crear una regla: cuando un estado cambia (a un valor elegido, o en cualquier cambio) notifica al responsable o a un usuario específico. Se dispara al instante y envía una notificación en la app con enlace directo al elemento.
Conectar tableros (columna de relación)
La columna "Conectar tableros" vincula un elemento con uno o varios elementos de OTRO tablero. Al crear la columna, elige el tablero destino (y si acepta varios elementos). En la celda, busca y selecciona los elementos; aparecen como chips con enlace directo al elemento de origen. Es la base para el espejo.
Columna espejo
La columna "Espejo" trae y muestra el valor de una columna del elemento conectado, a través de una columna Conectar. Configúrala en el encabezado: elige por cuál columna Conectar pasar y qué columna del tablero destino reflejar (estado, fecha, número...). Es de solo lectura y se recalcula al mostrarse; con varios elementos conectados muestra todos sus valores.
Columna de fórmula
La columna "Fórmula" calcula un valor a partir de las otras columnas del elemento. En el encabezado, en Configurar, escribe una expresión referenciando columnas por [clave] (toca una columna para insertarla). Admite aritmética y paréntesis, comparaciones y las funciones SUM, MIN, MAX, AVG, IF, ROUND, CONCAT y DAYS(fecha1, fecha2). Por ejemplo: (precio - costo) * cant, o IF([estado] == "done", 100, 0). Una fórmula inválida (división por cero, autorreferencia) se convierte en una celda de error amigable, sin romper la pantalla.
Mi trabajo (todos los tableros)
La pantalla "Mi trabajo" (botón arriba en Proyectos, o en el menú) reúne, en un solo lugar, todos los elementos donde eres el responsable, en cualquier tablero. Agrupa por fecha límite (atrasado, hoy, esta semana, después, sin fecha) o por tablero. Haz clic en un elemento para abrirlo directamente en su tablero.
Permisos por tablero (compartir)
- Un tablero sin compartidos sigue visible para quienes los permisos generales (RBAC) ya permitían, y nada cambia en los tableros existentes.
- Desde el botón "Compartir" (disponible para el dueño), agrega personas o equipos en un nivel: Lector (solo ve), Editor (edita elementos y columnas) o Dueño (edita y también comparte/elimina).
- En cuanto agregas al primer miembro, el tablero pasa a ser restringido: solo los listados (y quien lo creó) lo ven. Quien tiene acceso de Lector no puede editar.
Actualizaciones y adjuntos
Abre un elemento (el enlace "Abrir" o haz clic en una tarjeta kanban) para ver su panel de detalles: todas las columnas, los subelementos y la pestaña de Actualizaciones, donde el equipo comenta y adjunta archivos al elemento. Al eliminar un elemento, sus archivos adjuntos también se eliminan del almacenamiento.
Novedades (Fase 1)
- Espacios de trabajo y carpetas: organiza los tableros por área en la navegación de la lista de Proyectos. Los tableros existentes siguen visibles en un espacio predeterminado, sin ningún cambio.
- Varios responsables y equipo: la columna de persona puede aceptar más de un responsable, y hay columnas de "Varias personas" y "Equipo".
- Checklist en el elemento: crea subtareas ligeras con casilla de completado y barra de progreso, dentro del panel del elemento.
- Duplicar un tablero y duplicar una tarea, además de mover una tarea de un tablero a otro (los valores compatibles se conservan).
- Identificador automático: una columna que numera cada elemento automáticamente, con prefijo opcional (ej.: TASK-12).
- Campos obligatorios, ocultos, bloqueados y condicionales: reglas por columna, aplicadas al guardar y en la visualización.
- Vista Lista: una lista plana de todos los elementos del tablero, sin grupos, leyendo la misma fuente de datos que las demás vistas.
- Historial del elemento: la pestaña "Actividad" muestra quién creó, editó, movió o duplicó el elemento, y cuándo.
Novedades (Fase 2): dependencias, Gantt, salud, automatizaciones y aprobaciones
- Dependencias ricas: cada dependencia tiene un tipo (FS terminar-para-iniciar, SS, FF, SF) y un desfase en días. Una tarea no puede completarse mientras una predecesora del tipo FS/FF esté abierta.
- Vincular tarea al CRM: liga un elemento a un ticket, cliente, contrato o cualquier registro, manteniendo la referencia (fuente única, sin copiar datos).
- Gantt de verdad: arrastra la barra para cambiar las fechas (persiste), mira la ruta crítica, marca elementos como hitos (rombo) y captura un baseline (planificado) para comparar con lo ejecutado.
- Salud del proyecto: define objetivos y alcance, sigue el % de avance (rollup) y la salud verde/amarillo/rojo, manual o automática (deriva del retraso y del progreso).
- Automatizaciones ricas: además del estado-para-notificar, crea reglas condición-para-acción por evento (elemento creado, elemento actualizado, estado cambió) y por tiempo (fecha límite próxima o retraso, vía el agendador). Acciones: cambiar estado/campo, asignar, crear subtarea, notificar in-app y por correo, y llamar a un webhook.
- Aprobaciones en el elemento: solicita la aprobación de una tarea; mientras la aprobación esté pendiente, la tarea no puede completarse. Al aprobar, se libera la finalización. Reutiliza las políticas de aprobación del CRM.
- Seguidores: sigue un elemento para recibir notificaciones; exportación del tablero en CSV.
Escala y gestión (portafolio, capacidad, sprints, riesgos)
Cada tablero gana tres vistas nuevas arriba, además de las clásicas: Sprints, Riesgos y Gestión. Y la pantalla de Proyectos tiene atajos a Portafolio y Recursos, que consolidan todos los proyectos.
- Portafolio: vista consolidada de todos los proyectos accesibles, con salud (verde/amarillo/rojo), progreso (tareas completadas), cliente vinculado, ingresos, costo (del timesheet) y margen. Ábrela en Proyectos → Portafolio.
- Recursos y capacidad: por persona, compara la capacidad asignable (horas semanales menos ausencias en el período) con las horas registradas en el timesheet, mostrando quién está ocioso, equilibrado o sobrecargado. Edita las horas semanales directo en la tabla. Ábrela en Proyectos → Recursos.
- Sprints y ágil: crea ciclos con fechas y meta, asigna tareas al sprint con story points y tipo (tarea, historia, bug, épica), y sigue el burndown (ideal vs restante) y la velocity de los sprints completados. Vista "Sprints" del tablero.
- Riesgos: registra riesgos con probabilidad e impacto (1 a 5); el sistema calcula la puntuación y la severidad y ubica cada riesgo en una matriz 5x5. Sigue el estado (abierto, mitigando, cerrado, aceptado). Vista "Riesgos" del tablero.
- Finanzas del proyecto: informa los ingresos del proyecto; el margen se calcula como ingresos menos el costo real que viene del timesheet. Visible en la vista "Gestión" y en el Portafolio.
- Proyecto y cliente: vincula el tablero a una empresa del CRM; el cliente aparece en el Portafolio y en los informes.
- Cambios (change requests): registra solicitudes de cambio de alcance y aprueba o rechaza cada una. Vista "Gestión".
- Tus plantillas: guarda cualquier tablero como plantilla (columnas, grupos y tareas con fechas relativas) y reutilízalo después en la pantalla de Proyectos, en "Mis plantillas". Guárdalo en Gestión → Guardar como plantilla.
- Portal del cliente: genera un enlace público de solo lectura para que el cliente siga el avance del proyecto, sin necesidad de iniciar sesión. Actívalo en Gestión → Portal del cliente; desactívalo cuando quieras.