Gouvernance globale et par unité opérationnelle
Les politiques globales définissent des champs obligatoires pour toute l'organisation et peuvent signaler que les nouveaux enregistrements doivent être approuvées. Vous créez des politiques de portée Globale ou d'Unité opérationnelle et consultez la politique effective qui en résulte pour chaque unité.
Les règles de saisie naissent souvent éparpillées : un champ obligatoire ici, une combinaison d'étape et de valeur là. Quand l'entreprise grandit, quelqu'un doit dire ce qui vaut pour l'organisation entière. Les politiques de gouvernance globale rassemblent cette décision en un seul endroit, avec héritage entre les unités opérationnelles.
Ouvrez Paramètres et cliquez sur Gouvernance globale.
Créer une politique
- Renseignez le Nom, par exemple Minimum obligatoire commercial.
- Choisissez la Portée : Globale vaut pour toute l'organisation ; Unité opérationnelle ne vaut que pour l'unité choisie dans le champ suivant.
- Dans Approbation obligatoire, choisissez Oui, Non ou Hériter.
- Dans Champs obligatoires, listez les noms des champs séparés par des virgules, par exemple owner, region.
- Dans Rétention (jours), indiquez le délai, le cas échéant.
- Enregistrez. La politique apparaît dans le tableau en dessous, avec la colonne Actif.
Politique effective
Le bloc Politique effective montre le résultat de la combinaison des politiques. L'ordre est toujours le même : d'abord la politique globale, puis les politiques des unités sur le chemin de la racine jusqu'à la feuille, de sorte que la plus spécifique l'emporte. La valeur Hériter n'écrase rien, elle laisse simplement passer ce qui vient du niveau supérieur. Seules les politiques actives participent.
Ce que fait vraiment chaque champ
- Champs obligatoires : c'est la règle qui bloque réellement. À la création d'un enregistrement, le système refuse l'enregistrement si l'un des champs listés existe sur cet objet et reste vide, et il affiche les libellés manquants. À la modification, l'exigence porte sur les champs que vous modifiez, afin qu'une politique récente ne bloque pas la modification d'enregistrements anciens.
- Approbation obligatoire : quand elle est activée, l'enregistrement est créé normalement puis, juste après, une demande d'approbation est ouverte et rattachée à cet enregistrement. Ce n'est pas un blocage : l'enregistrement existe dès le premier instant et l'approbation intervient ensuite. Par ailleurs, la demande n'est ouverte que si votre organisation dispose d'une politique d'approbation configurée qui corresponde au cas ; sans elle, rien ne se produit.
- Rétention (jours) : celle-ci supprime réellement. Une fois par jour, le système envoie à la corbeille les enregistrements créés il y a plus de N jours. La portée Globale atteint toute l'organisation ; la portée Unité opérationnelle atteint les enregistrements de la société à laquelle l'unité appartient. Avec plusieurs politiques globales actives, c'est le délai le plus long qui l'emporte. La rétention par objet, définie dans Paramètres, Confidentialité et conformité, continue de tourner en parallèle.
Qui peut le faire
- Créer, modifier et supprimer des politiques exige l'autorisation de gérer les paramètres.
- Consulter la liste et la politique effective est accessible à toute personne capable d'ouvrir l'écran.
- Chaque création, modification et suppression de politique est consignée dans la piste d'audit.
Questions fréquentes
- Une politique inactive s'applique-t-elle encore ? Non. Seules les politiques actives entrent dans la combinaison.
- Que se passe-t-il si je liste un champ qui n'existe pas sur cet objet ? Il est simplement ignoré pour cet objet, sans erreur.
- Supprimer la politique ramène-t-il tout à la normale ? Oui, et immédiatement. Sans aucune politique active, l'exigence disparaît et les enregistrements retrouvent les règles propres à chaque champ.