Sécurité et gouvernance

Droits des personnes concernées · exporter et anonymiser les données personnelles

Quand une personne demande l'accès à ses propres données ou demande qu'elles soient effacées, vous répondez par les boutons Exporter les données de la personne concernée et Anonymiser, sur l'enregistrement du Contact ou du Prospect. L'export télécharge un fichier ; l'anonymisation remplace les données personnelles par un marqueur et elle est irréversible.

Les lois de protection des données comme le RGPD, la LGPD et le CCPA donnent à la personne deux droits qu'un CRM doit savoir honorer : demander une copie de ce que vous conservez sur elle et demander que cela soit effacé. SellioCRM traite les deux depuis l'enregistrement de la personne concernée, et consigne les deux actions dans la piste d'audit pour que vous puissiez prouver ensuite ce qui a été fait et quand.

Exporter les données d'une personne concernée

Ouvrez l'enregistrement du Contact ou du Prospect.
Dans le menu des actions supplémentaires en haut de l'enregistrement, cliquez sur Exporter les données de la personne concernée.
Le fichier est téléchargé au format JSON.

Le fichier rassemble les champs renseignés de l'enregistrement avec leurs libellés lisibles, les activités qui lui sont rattachées, les messages des tickets de cette personne, y compris les notes internes et les conversations parallèles, les réponses aux enquêtes de satisfaction et les mentions de son adresse e-mail dans les éléments et les commentaires des tableaux de Projets.

Anonymiser

Ouvrez l'enregistrement du Contact ou du Prospect.
Dans le menu des actions supplémentaires, cliquez sur Anonymiser.
Saisissez le Motif, qui est consigné dans l'audit, par exemple demande de la personne concernée.
Tapez le mot ANONYMISER dans le champ de confirmation.
Cliquez sur Anonymiser définitivement.

L'anonymisation remplace par un marqueur les champs de données personnelles de la fiche, c'est-à-dire les champs de type e-mail et téléphone ainsi que les champs dont le nom renvoie à un nom, un prénom, une pièce d'identité, une adresse ou un contact. Elle efface aussi le corps et l'auteur des messages de tickets de cette personne, ses commentaires de satisfaction et les mentions de son e-mail sur les tableaux de Projets. Elle va plus loin : elle retire le nom, l'e-mail et le téléphone de la personne du texte des activités, des notes et des commentaires de la fiche, supprime les pièces jointes de la fiche y compris le fichier lui-même, et balaie les fiches d'autres objets qui citent son e-mail. Le reste de la fiche continue d'exister, pour que les totaux, l'historique des affaires et les rapports ne se retrouvent pas troués. Sur une très grande base, un seul passage peut ne pas tout atteindre : l'écran le dit alors, et relancer poursuit le travail.

Example: Une agence reçoit par e-mail la demande d'effacement d'un contact nommé Hélène Prado. La personne responsable ouvre l'enregistrement, exporte d'abord le JSON pour le joindre à la réponse formelle, puis anonymise en indiquant le motif. Le contact apparaît désormais avec un marqueur d'anonymisation dans le nom, l'adresse e-mail et le téléphone ; les deux opportunités gagnées grâce à lui continuent de compter dans le chiffre d'affaires du trimestre.

Ce que l'anonymisation N'ATTEINT PAS

La piste d'audit : elle est immuable par conception, et elle consigne que l'anonymisation a eu lieu.
Ce qui est déjà sorti du CRM : les fichiers exportés auparavant et les e-mails déjà envoyés.
Les boîtes aux lettres synchronisées de l'extérieur (Gmail, Outlook, IMAP) : le message vit sur le serveur de messagerie, et c'est là qu'il faut le supprimer.

Avant de considérer une demande d'effacement comme close, faites une recherche sur le nom et sur l'adresse e-mail de la personne et traitez à la main ce qui apparaît en dehors de ce qui est listé ci-dessus.

Conservation automatique

Dans Paramètres, Confidentialité et conformité, le tableau Politique de conservation définit, par objet, pendant combien de jours les enregistrements sont conservés avant de partir automatiquement à la Corbeille, ce qui est une suppression réversible. Le balayage tourne tous les jours. La valeur zéro conserve pour toujours, et le maximum est de 3650 jours.

Consentement et contact de confidentialité

Les communications marketing ne partent qu'aux personnes ayant donné leur consentement, et celui qui s'est désinscrit ne reçoit plus jamais rien. Chaque e-mail porte un lien de désinscription, et la personne gère ses propres préférences depuis le Centre de préférences, sans avoir besoin de se connecter.
Le champ E-mail de contact de confidentialité conserve l'adresse du délégué à la protection des données, pour que vous l'utilisiez dans vos politiques et vos communications. Il est facultatif.
Le Suivi comportemental web naît désactivé et repose sur un consentement explicite. Les ouvertures et les clics d'e-mail ainsi que les envois de formulaire sont enregistrés dans tous les cas ; cette option ne gouverne que le suivi des pages visitées.

Qui peut le faire

Exporter les données d'une personne concernée : toute personne capable d'ouvrir cet enregistrement.
Anonymiser : uniquement les personnes ayant la permission de gérer les paramètres.
Modifier la conservation, le contact de confidentialité et le suivi : uniquement les personnes qui administrent les paramètres.

💡 Les boutons n'apparaissent que sur les objets Contact et Prospect. Pour les autres objets contenant des données personnelles, l'export et l'anonymisation doivent passer par un autre chemin, comme l'export de la liste et la modification manuelle des champs.

Open this article inside the system →