Parties prenantes, dons et reçus
La partie prenante est l'enregistrement unique de qui est en relation avec l'organisation, avec plusieurs rôles à la fois. Cette page explique comment lire la liste des parties prenantes, comment le système sépare le don direct du crédit indirect, comment fonctionnent les doublons suggérés et la fusion des enregistrements, et comment le reçu calcule le montant déductible quand il y a eu contrepartie.
Un seul enregistrement, plusieurs rôles
Dans beaucoup d'organisations, la même personne figure sur trois listes : celle des donateurs, celle des bénévoles et celle du conseil d'administration. Quand elle change d'e-mail, deux d'entre elles deviennent périmées. Quand vous voulez savoir ce qu'elle représente, personne ne sait faire la somme. La partie prenante existe pour en finir avec cela : c'est un enregistrement unique, de personne ou d'organisation, qui porte des rôles simultanés.
Les rôles disponibles sont donateur, bénévole, adhérent, ancien élève, conseil, prospect et bénéficiaire d'un appel à projets. Chaque rôle a une date de début et peut être clôturé, ce qui enregistre la date de fin sans effacer l'historique. Ajouter un rôle que la personne possède déjà ne crée pas de doublon.
Lire la liste des parties prenantes
- Ouvrez le menu Associatif et restez sur l'onglet Parties prenantes.
- Utilisez le champ Rechercher pour chercher par nom, e-mail ou organisation.
- La liste affiche le Nom, le Type, l'E-mail et le Statut (actif ou inactif).
- Cliquez sur une ligne pour ouvrir le détail de cette personne.
Ce que cette personne a donné
En ouvrant une partie prenante, le bloc Ce que cette personne a donné apparaît, avec trois montants. Le Don direct est ce qu'elle a donné elle-même : c'est ce chiffre qui entre dans les ressources de l'organisation. Le Crédit indirect reconnaît l'influence de qui a fait venir le don sans avoir payé. Le Total est la somme des deux, et il sert à prioriser la relation, pas à tenir la comptabilité.
Cette séparation existe parce que les deux questions sont différentes. La comptabilité demande combien est entré, et la réponse est le seul don direct. La collecte de fonds demande qui fait arriver l'argent, et là le crédit indirect compte autant que le chèque. Les additionner en un chiffre unique répondrait mal aux deux.
Doublons et fusion
Le bloc Doublons possibles suggère des enregistrements qui pourraient être la même personne, avec un pourcentage de Similarité et les facteurs qui ont éveillé le soupçon. Les facteurs sont affichés à dessein : une suggestion de fusion sans motif est une suggestion que l'on accepte à l'aveugle ou que l'on ignore, et les deux issues sont mauvaises dans un fichier de donateurs.
La comparaison utilise le nom, la date de naissance et le sexe. L'e-mail et le téléphone n'entrent pas dans le score, car au sein d'une famille il est fréquent que le même e-mail ou le même téléphone apparaisse chez deux personnes différentes, ce qui produirait de mauvaises fusions. Quand la fusion est confirmée, les rôles et les liens passent sur l'enregistrement conservé et l'autre est marqué comme fusionné, ce qui préserve la trace.
Foyers
Les parties prenantes peuvent être regroupées en un foyer, avec l'une d'elles marquée comme principale et une adresse commune. Cela évite d'envoyer quatre courriers à la même maison et permet de regarder la contribution du foyer, et pas seulement celle de la personne.
Reçus
L'onglet Reçus liste les reçus émis avec le Numéro, le Montant donné, la Contrepartie, le Déductible, le Pays et le statut. Le déductible est calculé, pas saisi : c'est le montant du don moins la valeur de marché de la contrepartie, avec un plancher à zéro. S'il n'y a pas eu de contrepartie, le déductible et le montant donné coïncident.
- Ouvrez l'onglet Reçus pour voir tous les reçus émis.
- Comparez le Montant donné et le Déductible : l'écart est exactement la contrepartie.
- Un reçu émis peut être annulé, et ses champs fiscaux restent intacts.
- Pour corriger un reçu, la réémission annule l'ancien et émet un nouveau numéro qui pointe vers le précédent. L'historique fiscal n'est pas réécrit.
Segmenter sans exposer qui a demandé l'anonymat
Lors de la constitution des listes de remerciement, des exports et des demandes à l'assistant IA, la préférence de reconnaissance est respectée automatiquement. Qui a demandé l'anonymat n'apparaît sur aucune de ces surfaces. Qui a demandé une reconnaissance restreinte disparaît des surfaces publiques, mais continue de compter dans les rapports internes, car le montant doit être comptabilisé même quand le nom n'est pas affiché. Sans préférence déclarée, le système traite le cas comme restreint.
Permissions et précautions
- La verticale associative doit être active, sinon aucun de ces écrans ne renvoie de donnée.
- L'écran est en consultation. La saisie et les mouvements passent par l'intégration de votre organisation ou par qui administre l'environnement.
- Le montant d'un don n'est jamais modifié par-dessus : une correction est une écriture compensatoire, pour que les ressources restent reconstituables.
- Aucune donnée de carte n'est conservée. Il ne reste que le réseau et les quatre derniers chiffres, ainsi que la référence du moyen de paiement.