Guía del administrador: primeros pasos
De cero a una cuenta lista para el equipo: configura la organización, la moneda, los usuarios, los perfiles de permisos, los objetos/campos y las primeras automatizaciones, en el orden correcto.
Esta guía es para quien administra la cuenta (el operador de la organización), no para el usuario final. Recorre, en el orden recomendado, las pantallas de Configuración por las que pasas para dejar el CRM listo para que el equipo lo use en el día a día.
Regla de oro: configura la base (organización, moneda, permisos) ANTES de invitar a las personas. Así nadie entra en una cuenta a medio construir y cada usuario nace con el perfil y las vistas correctas.
1. Identidad y moneda de la organización
Empieza en Configuración → Organización: nombre, zona horaria, idioma predeterminado y logotipo. Luego define la moneda base en Configuración → Moneda y datos de la organización; se aplica a los importes de oportunidades, las tablas de precios y los informes. La moneda es una decisión estructural: acierta antes de cargar datos.
- Completa los datos de la organización (nombre, zona horaria, idioma predeterminado).
- Define la moneda base y el formato de números.
- Si operas con sucursales, regístralas en Configuración → Unidades y, si hace falta, los impuestos en Configuración → Impuestos.
2. Perfiles de permisos (antes de los usuarios)
En Configuración → Perfiles defines qué puede ver y hacer cada tipo de persona (RBAC). Crea los perfiles que reflejen tu operación (por ejemplo Vendedor, Gerente, SDR, Solo lectura) ajustando permisos por objeto y por campo, y el alcance de visión (solo sus propios registros, los del equipo, o todos).
3. Usuarios y estructura
Con los perfiles listos, invita a las personas en Configuración → Usuarios, asignando el perfil correcto de entrada. Luego organiza la jerarquía en Configuración → Equipos y Configuración → Territorios; esto alimenta el alcance de visión, las metas y la distribución de leads.
4. Objetos, campos y diseños
El CRM ya viene con los objetos estándar (Leads, Contactos, Empresas, Oportunidades, Actividades). Adáptalos a tu operación en Configuración → Objetos y Configuración → Campos (crea campos personalizados, listas de opciones, campos obligatorios). Ajusta la disposición de las pantallas en Configuración → Diseños.
5. Proceso: pipelines, reglas y automatizaciones
Define las etapas del embudo en Configuración → Pipelines. Luego automatiza el trabajo repetitivo en Configuración → Automatizaciones (acciones disparadas por eventos), Configuración → Reglas (asignación/enrutamiento) y Configuración → Validaciones (impedir datos inconsistentes).
- Modela el embudo (etapas y criterios de avance).
- Crea automatizaciones para tareas, notificaciones y actualizaciones de campo.
- Agrega validaciones para proteger la calidad de los datos.