Seguridad y gobernanza

Derechos del titular · exportar y anonimizar datos personales

Cuando una persona pide acceso a sus propios datos o pide que se borren, la atiendes con los botones Exportar datos del titular y Anonimizar, en el registro del Contacto o del Lead. La exportación descarga un archivo; la anonimización sustituye los datos personales por un marcador y es irreversible.

Las leyes de protección de datos como GDPR, LGPD y CCPA dan a la persona dos derechos que un CRM tiene que saber atender: pedir una copia de lo que guardas sobre ella y pedir que se elimine. SellioCRM resuelve los dos en el propio registro del titular, y anota ambas acciones en el registro de auditoría para que después puedas demostrar qué se hizo y cuándo.

Exportar los datos de un titular

Abre el registro del Contacto o del Lead.
En el menú de más acciones de la parte superior del registro, haz clic en Exportar datos del titular.
El archivo se descarga en formato JSON.

El archivo reúne los campos rellenos del registro con sus etiquetas legibles, las actividades vinculadas a él, los mensajes de los tickets de esa persona, incluidas las notas internas y las conversaciones paralelas, las respuestas de las encuestas de satisfacción y las menciones a su correo en elementos y comentarios de los tableros de Proyectos.

Anonimizar

Abre el registro del Contacto o del Lead.
En el menú de más acciones, haz clic en Anonimizar.
Escribe el Motivo, que queda guardado en la auditoría, por ejemplo solicitud del titular.
Escribe la palabra ANONIMIZAR en el campo de confirmación.
Haz clic en Anonimizar de forma definitiva.

La anonimización sustituye por un marcador los campos de datos personales del registro, es decir, los campos de los tipos correo y teléfono más los campos cuyo nombre apunta a nombre, apellido, documento, dirección o contacto. También limpia el cuerpo y el autor de los mensajes de tickets de esa persona, sus comentarios de satisfacción y las menciones a su correo en tableros de Proyectos. Y va más allá: quita el nombre, el correo y el teléfono de la persona del texto de las actividades, las anotaciones y los comentarios del registro, borra los adjuntos del registro incluido el archivo en sí, y barre registros de otros objetos que citen su correo. El resto del registro sigue existiendo, para que los totales, el historial de negocios y los informes no queden con huecos. En una base muy grande una pasada puede no alcanzarlo todo: cuando eso ocurre la pantalla lo avisa, y ejecutarlo de nuevo continúa el trabajo.

Ejemplo: Una agencia recibe por correo la solicitud de eliminación de un contacto llamado Helena Prado. La persona responsable abre el registro, exporta primero el JSON para adjuntarlo a la respuesta formal, y después anonimiza indicando el motivo. El contacto pasa a aparecer con el marcador de anonimizado en el nombre, en el correo y en el teléfono; las dos oportunidades que ganó siguen sumando en los ingresos del trimestre.

Lo que la anonimización NO alcanza

El registro de auditoría: es inmutable por diseño, y deja constancia de que la anonimización ocurrió.
Lo que ya salió del CRM: archivos exportados antes y correos ya enviados.
Buzones sincronizados desde fuera (Gmail, Outlook, IMAP): el mensaje vive en el servidor de correo, y es allí donde hay que borrarlo.

Antes de dar por cerrada una solicitud de eliminación, haz una búsqueda por el nombre y por el correo de la persona y trata a mano lo que aparezca fuera de lo listado arriba.

Retención automática

En Configuración, Privacidad y cumplimiento, la tabla Política de retención define, por objeto, durante cuántos días se conservan los registros antes de ir de forma automática a la papelera, que es una eliminación reversible. El barrido se ejecuta a diario. El valor cero conserva para siempre, y el máximo es 3650 días.

Consentimiento y contacto de privacidad

Las comunicaciones de marketing solo salen hacia titulares con consentimiento, y quien se dio de baja nunca las recibe. Cada correo lleva un enlace de baja, y el titular gestiona sus propias preferencias desde el Centro de preferencias, sin necesidad de iniciar sesión.
El campo Correo de contacto de privacidad guarda la dirección del delegado de protección de datos, para que la uses en tus políticas y comunicaciones. Es opcional.
El Seguimiento de comportamiento web nace desactivado y es opt-in. Las aperturas y los clics de correo y los envíos de formulario se guardan de todos modos; esa llave gobierna únicamente el seguimiento de las páginas visitadas.

Quién puede hacerlo

Exportar los datos de un titular: cualquier persona que consiga abrir ese registro.
Anonimizar: solo quien tiene permiso para gestionar la configuración.
Cambiar la retención, el contacto de privacidad y el seguimiento: solo quien administra la configuración.

💡 Los botones aparecen únicamente en los objetos Contacto y Lead. Para otros objetos que guarden datos personales, la exportación y la anonimización tienen que hacerse por otro camino, como la exportación del listado y la edición manual de los campos.

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