अपॉइंटमेंट, निर्देशिका और मरीज़ सेवा
तीन स्क्रीन जो रिसेप्शन का दिन चलाती हैं। निर्देशिका संगठनों, पेशेवरों और सेवाओं का वह कैटलॉग है जो अपॉइंटमेंट को भरता है। अपॉइंटमेंट स्क्रीन समय-स्लॉट बनाती है, ओवरलैप के विरुद्ध ताले के साथ अपॉइंटमेंट तय करती है, टेलीमेडिसिन सँभालती है और प्रतीक्षा सूची चलाती है। सेवा स्क्रीन अनुरोध, शिकायत और लोकपाल के मामले समय-सीमा, वृद्धि और NPS के साथ दर्ज करती है।
ये तीनों स्क्रीन स्वास्थ्य मेन्यू में अपॉइंटमेंट, निर्देशिका और सेवा के रूप में मिलती हैं। इस्तेमाल का स्वाभाविक क्रम मेन्यू के क्रम से उलटा है: पहले आप निर्देशिका बनाते हैं, फिर अपॉइंटमेंट खोलते हैं, और सेवा उसके बाद का हिस्सा सँभालती है।
निर्देशिका: वह कैटलॉग जो अपॉइंटमेंट को टिकाता है
निर्देशिका में तीन टैब हैं। संगठन में आप नाम, प्रकार (जैसे अस्पताल, क्लिनिक या प्रयोगशाला) और शहर दर्ज करते हैं। पेशेवर में नाम, परिषद और पंजीकरण दर्ज करते हैं। सेवाएँ में नाम और श्रेणी दर्ज करते हैं, और मरीज़ यही बुक करता है, जैसे त्वचा रोग परामर्श।
यह सब सबसे पहले दर्ज कीजिए: अपॉइंटमेंट असली पेशेवर और असली सेवा की ओर इशारा करता है। यहाँ का सब कुछ संस्थान का प्रशासनिक डेटा है, इसमें मरीज़ की कोई जानकारी नहीं होती।
अपॉइंटमेंट: समय-स्लॉट बनाना और बुक करना
- अपॉइंटमेंट खोलिए और ऊपर के चयनकर्ता में मरीज़ चुनिए। मरीज़ चुने बिना सिस्टम आपको बुक करने से पहले चेता देता है।
- समय-स्लॉट बनाएँ वाले हिस्से में तारीख़, से, तक और अवधि (मिनट) भरिए और बनाएँ पर क्लिक कीजिए।
- सिस्टम बताता है कि कितने स्लॉट बने और वे ख़ाली स्लॉट में दिखने लगते हैं।
- मनचाहे स्लॉट पर बुक करें पर क्लिक कीजिए। परामर्श दूर से हो तो टेलीमेडिसिन पर निशान लगाइए और वीडियो लिंक चिपकाइए।
- अपॉइंटमेंट अब मरीज़ के अपॉइंटमेंट में दिखने लगता है।
बुकिंग सर्वर पर ताले के साथ होती है। अगर रिसेप्शन के दो लोग एक ही समय एक ही स्लॉट पर क्लिक करें, तो सिर्फ़ एक बुकिंग पास होती है। चुपचाप कोई ओवरलैप नहीं होता।
मरीज़ के अपॉइंटमेंट में आप कब, तरीक़ा और स्थिति देखते हैं और कार्रवाई करते हैं: पुष्टि करें, पूरा करें या अपॉइंटमेंट रद्द करें। पूरा हुआ या अनुपस्थित चिह्नित करना जितना लगता है उससे कहीं ज़्यादा मायने रखता है, क्योंकि यही इतिहास अनुपस्थिति के जोखिम वाले संकेतक को भरता है।
टेलीमेडिसिन
टेलीमेडिसिन लिंक से चलती है। आप अपॉइंटमेंट को दूरस्थ चिह्नित करते हैं और उस वीडियो कक्ष का पता भरते हैं जिसे क्लिनिक पहले से इस्तेमाल करता है। CRM कॉल की मेज़बानी नहीं करता: वह लिंक को अपॉइंटमेंट के साथ रखता है और पोर्टल पर मरीज़ तक पहुँचा देता है, जिससे कक्ष के पते वाला वह ईमेल खोने से बचता है।
प्रतीक्षा सूची और अनुपस्थिति का जोखिम
जब देने को कोई स्लॉट न हो, तो मरीज़ को प्राथमिकता के साथ प्रतीक्षा सूची में डालने के लिए कतार में डालें का उपयोग कीजिए। कोई स्लॉट ख़ाली होने पर उस स्लॉट पर कतार से भरें दबाइए: सिस्टम कतार के पहले उपयुक्त व्यक्ति को, प्राथमिकता का ध्यान रखते हुए, एक ही क्रिया में बुक कर देता है, जिससे दो लोग एक ही जगह नहीं गिरते। कोई उपयुक्त व्यक्ति न हो तो वह किसी को भी बुक करने के बजाय यही बता देता है।
अनुपस्थिति का जोखिम मरीज़ के अपने उपस्थिति इतिहास से निकाला जाता है, यानी उसने कितने परामर्श पूरे किए, कितनों में नहीं आया और कितने रद्द किए। यह निर्धारित गणना है और इसमें कोई नैदानिक जानकारी नहीं होती: वही इतिहास हमेशा वही नतीजा देता है। इसका उपयोग यह तय करने में कीजिए कि किसे एक और याद-दिलावा चाहिए और किसे दिन का आख़िरी स्लॉट नहीं देना चाहिए।
सेवा और लोकपाल
सेवा स्क्रीन वह दर्ज करती है जो मरीज़ परामर्श के बाद, या पहले, माँगता है या जिसकी शिकायत करता है। ऊपर चार संकेतक रहते हैं: कुल, खुले, विलंबित और NPS।
- नया अनुरोध में विषय लिखिए।
- श्रेणी चुनिए: अनुरोध, शिकायत, लोकपाल, जानकारी, अपील और प्रशंसा में से।
- प्राथमिकता चुनिए: कम, सामान्य, अधिक और अत्यावश्यक में से।
- खोलें पर क्लिक कीजिए।
- मामले को खुला, चल रहा, लंबित, हल हुआ और बंद के बीच ले जाने के लिए आगे बढ़ाएँ का उपयोग कीजिए। स्क्रीन मौजूदा स्थिति से सिर्फ़ वही गंतव्य देती है जो मान्य हैं।
- मामले को ऊपर ले जाना हो तो बढ़ाएँ का और मरीज़ का 0 से 10 तक का अंक दर्ज करने के लिए NPS का उपयोग कीजिए।
हर मामले की एक समय-सीमा की घड़ी चलती है, और जो सीमा पार कर जाते हैं वे विलंबित चिह्नित दिखते हैं, साथ ही विलंबित संकेतक में भी आ जाते हैं। बाकी वर्टिकल की तरह यहाँ की सामग्री भी प्रशासनिक है: विषय फ़ील्ड अनुरोध का ब्यौरा देता है, मरीज़ की हालत का नहीं।
आम सवाल
- क्या एक ही अंतराल में दो बार स्लॉट बनाने से जगहें दोहरी हो जाती हैं? अंतराल के हिसाब से बनाइए और वही क्रिया दोहराने से पहले ख़ाली स्लॉट की सूची देख लीजिए।
- क्या सेवा की किसी स्थिति को छोड़कर आगे बढ़ा जा सकता है? स्क्रीन सिर्फ़ मान्य बदलाव देती है। जैसे बंद मामला सिर्फ़ चल रहा में ही लौटता है।
- क्या मैं मरीज़ चुने बिना बुक कर सकता हूँ? नहीं। स्क्रीन पहले मरीज़ चुनने को कहती है, क्योंकि अपॉइंटमेंट किसी न किसी का होता है।
- क्या CRM वीडियो कॉल करता है? नहीं। वह उस वीडियो टूल का लिंक रखता और पहुँचाता है जिसे क्लिनिक पहले से इस्तेमाल करता है।