Guida per l'amministratore: primi passi
Da zero a un account pronto per il team: configura l'organizzazione, la valuta, gli utenti, i ruoli di permesso, gli oggetti/campi e le prime automazioni, nell'ordine corretto.
Questa guida è per chi amministra l'account (l'operatore dell'organizzazione), non per l'utente finale. Percorre, nell'ordine consigliato, le schermate di Impostazioni da attraversare per rendere il CRM pronto all'uso quotidiano del team.
Regola d'oro: configura le fondamenta (organizzazione, valuta, permessi) PRIMA di invitare le persone. Così nessuno arriva in un account a metà e ogni utente parte con il ruolo e le viste corrette.
1. Identità dell'organizzazione e valuta
Inizia da Impostazioni → Organizzazione: nome, fuso orario, lingua predefinita e logo. Poi imposta la valuta base in Impostazioni → Valuta e dati dell'organizzazione. Si applica agli importi delle opportunità, ai listini prezzi e ai report. La valuta è una decisione strutturale: definiscila correttamente prima di caricare i dati.
- Compila i dati dell'organizzazione (nome, fuso orario, lingua predefinita).
- Imposta la valuta base e il formato numerico.
- Se operi con filiali, registrale in Impostazioni → Unità e, se necessario, le imposte in Impostazioni → Imposte.
2. Ruoli di permesso (prima degli utenti)
In Impostazioni → Ruoli e permessi definisci cosa può vedere e fare ogni tipo di persona (RBAC). Crea i ruoli che riflettono la tua operatività (ad esempio Venditore, Manager, SDR, Sola lettura) regolando i permessi per oggetto e per campo, e l'ambito di visibilità (solo i propri record, i record del team o tutti).
3. Utenti e struttura
Con i ruoli pronti, invita le persone in Impostazioni → Utenti, assegnando subito il ruolo corretto. Poi organizza la gerarchia in Impostazioni → Team e Impostazioni → Territori. Questo alimenta l'ambito di visibilità, gli obiettivi e la distribuzione dei lead.
4. Oggetti, campi e layout
Il CRM include oggetti standard (Lead, Contatti, Aziende, Opportunità, Attività). Adattali alla tua operatività in Impostazioni → Oggetti e Impostazioni → Campi (crea campi personalizzati, liste di opzioni, campi obbligatori). Regola la disposizione delle schermate in Impostazioni → Layout.
5. Processo: pipeline, regole e automazioni
Definisci le fasi dell'imbuto in Impostazioni → Pipeline. Poi automatizza il lavoro ripetitivo in Impostazioni → Automazioni (azioni attivate da eventi), Impostazioni → Regole (assegnazione/instradamento) e Impostazioni → Validazioni (previeni dati incoerenti).
- Modella l'imbuto (fasi e criteri di avanzamento).
- Crea automazioni per attività, notifiche e aggiornamenti di campi.
- Aggiungi validazioni per proteggere la qualità dei dati.