Operazioni e governance
Dopo il go-live: come mantenere l'account in salute con audit, governance delle modifiche di configurazione, governance globale, RBAC e conservazione dei dati.
Una volta che il team è operativo, il ruolo dell'amministratore passa dal configurare al governare: assicurarsi che gli accessi restino corretti, che le modifiche di configurazione siano tracciabili e che i dati seguano le regole dell'organizzazione.
Traccia di audit
In Impostazioni → Audit vedi chi ha fatto cosa e quando: creazione di record, modifiche ed eliminazioni, oltre alle modifiche sensibili. La traccia è di sola lettura (append-only): serve come fonte di verità nelle indagini e nelle revisioni periodiche.
Governance delle modifiche di configurazione
Modificare la configurazione di un CRM in produzione è rischioso. In Impostazioni → Modifiche segui la cronologia delle modifiche di configurazione e, quando disponibile, richiedi l'approvazione prima di applicare modifiche sensibili. Tratta la configurazione come codice: revisiona, approva e registra.
Governance globale
In Impostazioni → Governance globale definisci le politiche che si applicano a tutto l'account: standard di denominazione, campi obbligatori aziendali, limiti e regole che i team non possono aggirare. È qui che l'amministratore impone la coerenza dall'alto verso il basso.
RBAC: revisione periodica degli accessi
Gli accessi si deteriorano nel tempo: le persone cambiano ruolo, se ne vanno, arrivano. Rivedi periodicamente i ruoli (Impostazioni → Ruoli e permessi) e gli utenti (Impostazioni → Utenti). Disattiva chi se n'è andato (non eliminare mai, perché la cronologia deve restare) e riadatta i ruoli di chi ha cambiato ruolo.
- Trimestralmente, elenca gli utenti attivi e controlla il ruolo di ciascuno.
- Disattiva l'accesso di chi se n'è andato; adatta chi ha cambiato ruolo.
- Controlla i permessi a livello di campo sui dati sensibili (finanziari, personali).
Conservazione dei dati
Definisci per quanto tempo i dati vengono conservati e cosa succede ai record vecchi. Combina le politiche di conservazione con gli strumenti di privacy (Impostazioni → Privacy) per rispettare i requisiti legali e ridurre il rischio di mantenere dati non necessari.