Sicurezza e governance

Diritti dell'interessato · esportare e anonimizzare i dati personali

Quando una persona chiede di accedere ai propri dati o ne chiede la cancellazione, la soddisfi con i pulsanti Esporta i dati dell'interessato e Anonimizza, dentro il record del Contatto o del Lead. L'esportazione scarica un file; l'anonimizzazione sostituisce i dati personali con un segnaposto ed è irreversibile.

Le leggi sulla protezione dei dati come GDPR, LGPD e CCPA danno alla persona due diritti che un CRM deve saper soddisfare: chiedere una copia di ciò che conservi su di lei e chiedere che venga eliminato. SellioCRM risolve entrambi dentro il record dell'interessato e scrive le due azioni nel registro di controllo, così da poter dimostrare in seguito che cosa è stato fatto e quando.

Esportare i dati di un interessato

Apri il record del Contatto o del Lead.
Nel menu delle altre azioni in cima al record, fai clic su Esporta i dati dell'interessato.
Il file viene scaricato in formato JSON.

Il file raccoglie i campi compilati del record con le etichette leggibili, le attività collegate, i messaggi dei ticket di quella persona, comprese le note interne e le conversazioni parallele, le risposte ai sondaggi di soddisfazione e le menzioni del suo indirizzo e-mail in elementi e commenti delle bacheche di Progetti.

Anonimizzare

Apri il record del Contatto o del Lead.
Nel menu delle altre azioni, fai clic su Anonimizza.
Scrivi il Motivo, che resta scritto nel registro di controllo, per esempio richiesta dell'interessato.
Digita la parola ANONIMIZZA nel campo di conferma.
Fai clic su Anonimizza definitivamente.

L'anonimizzazione sostituisce con un segnaposto i campi di dati personali del record, cioè i campi di tipo e-mail e telefono più i campi il cui nome rimanda a nome, cognome, documento, indirizzo o contatto. Ripulisce anche il corpo e l'autore dei messaggi dei ticket di quella persona, i suoi commenti di soddisfazione e le menzioni della sua e-mail nelle bacheche di Progetti. E va oltre: toglie nome, e-mail e telefono della persona dal testo delle attività, delle annotazioni e dei commenti del record, cancella gli allegati del record compreso il file stesso e passa in rassegna i record di altri oggetti che citano la sua e-mail. Il resto del record continua a esistere, così che totali, storico delle trattative e report non restino bucati. Su una base molto grande un solo passaggio può non arrivare a tutto: in quel caso la schermata lo dice, ed eseguirlo di nuovo prosegue il lavoro.

Example: Un'agenzia riceve via e-mail la richiesta di cancellazione di un contatto di nome Elena Prati. La persona responsabile apre il record, prima esporta il JSON da allegare alla risposta formale, poi anonimizza indicando il motivo. Il contatto compare da quel momento con il segnaposto di anonimizzato al posto di nome, e-mail e telefono; le due opportunità vinte grazie a lui continuano a sommare nel fatturato del trimestre.

Che cosa NON raggiunge l'anonimizzazione

Il registro di controllo: è immutabile per costruzione, e annota che l'anonimizzazione è avvenuta.
Ciò che è già uscito dal CRM: i file esportati in precedenza e le e-mail già inviate.
Le caselle sincronizzate dall'esterno (Gmail, Outlook, IMAP): il messaggio vive sul server di posta, ed è lì che va cancellato.

Prima di considerare chiusa una richiesta di cancellazione, cerca il nome e l'indirizzo e-mail della persona e tratta a mano ciò che compare al di fuori di quanto elencato sopra.

Conservazione automatica

In Impostazioni, Privacy e compliance, la tabella Criteri di conservazione definisce, oggetto per oggetto, per quanti giorni i record vengono mantenuti prima di finire automaticamente nel cestino, che è un'eliminazione reversibile. La scansione gira ogni giorno. Il valore zero conserva per sempre, e il massimo è 3650 giorni.

Consenso e contatto per la privacy

Le comunicazioni di marketing partono solo verso interessati che hanno dato il consenso, e chi si è cancellato non le riceve mai. Ogni e-mail porta un link di cancellazione, e l'interessato gestisce le proprie preferenze dal Centro preferenze, senza bisogno di accedere.
Il campo E-mail di contatto per la privacy conserva l'indirizzo del responsabile della protezione dei dati, da usare nelle tue informative e comunicazioni. È facoltativo.
Il Tracciamento del comportamento sul web nasce disattivato ed è opt-in. Aperture e clic delle e-mail e invii di moduli vengono comunque registrati; questo interruttore governa solo il tracciamento delle pagine visitate.

Chi può farlo

Esportare i dati di un interessato: chiunque riesca ad aprire quel record.
Anonimizzare: solo chi ha il permesso di gestire le impostazioni.
Modificare conservazione, contatto per la privacy e tracciamento: solo chi amministra le impostazioni.

💡 I pulsanti compaiono solo negli oggetti Contatto e Lead. Per altri oggetti che conservino dati personali, l'esportazione e l'anonimizzazione vanno fatte per altra via, come l'esportazione dell'elenco e la modifica manuale dei campi.

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