Portale clienti · che cosa vede, che cosa fa e come abiliti l'accesso
Il portale clienti è la pagina pubblica dove chi ha commissionato il servizio segue i propri immobili, interventi, preventivi, fatture e piani di manutenzione. Si entra con un link inviato via e-mail, senza password, e funziona solo per gli indirizzi che la tua squadra ha abilitato. Lì il cliente approva un'opzione del preventivo e chiede di pagare una fattura da solo, senza telefonare a nessuno.
Metà delle telefonate che riceve un'impresa di servizi sul campo non è una richiesta nuova: è gente che chiede quando arriva il tecnico, se il preventivo è stato inviato e quanto resta da pagare. Il portale clienti esiste per restituire queste risposte al cliente stesso, a qualsiasi ora, senza costo di assistenza e senza un'ennesima password da dimenticare.
Come entra il cliente
- Il cliente apre l'indirizzo di accesso al portale.
- Inserisce la sua e-mail e fa clic su Invia link di accesso.
- Se quell'indirizzo è abilitato, riceve un'e-mail con il pulsante per entrare. Il link vale 30 minuti.
- Facendo clic entra nel pannello e la sessione resta valida per due settimane, finché non fa clic su Esci.
- Se il link scade, ne chiede uno nuovo dalla stessa schermata.
La risposta della schermata è sempre la stessa, che l'indirizzo sia abilitato o no. È voluto: se la pagina dicesse questa e-mail non è di un cliente, diventerebbe un modo per scoprire chi è cliente di chi. Il portale parla le dieci lingue supportate dal sistema.
Che cosa vede
- Immobili: le proprietà che gli appartengono e sono presenti nella tua anagrafica.
- Interventi: le richieste con lo stato attuale e la finestra di arrivo, oltre alle note visibili.
- Preventivi: le proposte con validità, garanzia, finanziamento quando previsto, e le opzioni nella presentazione buona, migliore e ottima.
- Fatture: totale, importo pagato, saldo aperto e scadenza, con gli stati Bozza, Inviata, Vista, Parzialmente pagata, Pagata, Scaduta e Annullata.
- Piani di manutenzione: il suo piano, da quando è attivo e il prossimo rinnovo.
Che cosa fa
Due azioni cambiano davvero l'andamento del lavoro. Con la prima il cliente sceglie una delle opzioni del preventivo e fa clic su approva; l'opzione risulta approvata e la tua squadra vede la decisione dall'interno, senza intermediari. Con la seconda fa clic su paga su una fattura aperta: il portale registra la richiesta di pagamento con il numero della fattura e il saldo, e avvisa che la squadra proseguirà con i dettagli. Il portale non movimenta denaro; raccoglie l'intenzione e toglie il cliente dalla coda del telefono.
Come abilitare e revocare l'accesso
L'accesso non si eredita scoprendo l'indirizzo del portale: lo concede la tua squadra, indirizzo per indirizzo, sul cliente corrispondente. Ogni concessione si può revocare, e l'elenco di chi ha accesso a un cliente si può consultare in qualsiasi momento.
Il permesso viene verificato di nuovo a ogni accesso, non solo al momento di entrare. Se revochi l'accesso a qualcuno che aveva già la sessione aperta, il portale smette di rispondergli alla prima operazione successiva. È il comportamento che ci si aspetta il giorno in cui un dipendente del cliente lascia l'azienda.
Limiti e sicurezza
- Il portale esiste se la verticale Servizi sul campo è attiva in Impostazioni, Verticals.
- Ogni accesso è legato a un cliente specifico. Un indirizzo abilitato su un cliente non vede nulla di un altro, né di un'altra organizzazione.
- Il link di ingresso vale 30 minuti e serve una sola volta per aprire la sessione; la sessione dura due settimane.
- Il cliente vede solo i propri dati. Costi, margini e note interne non compaiono mai nel portale.
- Approvare un'opzione del preventivo è una decisione del cliente e resta registrata come tale; pagare è una richiesta di pagamento, non un addebito automatico.
Domande frequenti
- Il cliente dice di non aver ricevuto il link. Verifica che la sua e-mail sia abilitata esattamente come l'ha digitata e chiedigli di controllare la posta indesiderata.
- Ha approvato l'opzione sbagliata. L'approvazione resta registrata; la correzione passa da una conversazione con la squadra, che emette la proposta corretta.
- Si può dare accesso a due persone dello stesso cliente? Sì. Sono concessioni separate e ognuna si può revocare da sola.
- Il portale addebita sulla carta? No. Registra la richiesta di pagamento e la tua squadra gestisce l'incasso con lo strumento che usate.
- Il cliente vede il nome del tecnico e lo storico interno? Vede l'avanzamento dell'intervento, la finestra di arrivo e le note destinate a lui, non l'operatività interna.