コミュニケーションのカテゴリ: ラベル、説明、取引先担当者ごとの設定
カテゴリは、マーケティングメールを内容ごとに整理し、取引先担当者がすべてを拒否せずに受け取るものを選べるようにします。カテゴリごとにラベルと説明を設定し、キャンペーンの作成時にカテゴリを選ぶと、取引先担当者は設定センターでそれぞれのオンとオフを切り替えられます。
宣伝メールが多すぎると、受け取る人は結局すべての配信を止めてしまい、本当は読みたかった内容まで届かなくなります。カテゴリはこれを解決します。すべてを止める1つのボタンではなく、煩わしい種類のメールだけをオフにして、それ以外については引き続き受け取ってもらえます。
各カテゴリの意味を定める
設定を開き、コミュニケーションのカテゴリに入ります。CRMには、お知らせ、キャンペーン情報、ニュースレター、イベントの4つのカテゴリがあらかじめ用意されており、この画面を初めて開いたときに作成され、標準のバッジが付きます。
- ラベルを編集します。これは取引先担当者に見える名称です。
- 説明を300文字以内で書き、その種類のメールにどんな内容が含まれるかを説明します。この文章が、設定センターで取引先担当者に表示されます。
- 有効のチェックで、カテゴリの表示と非表示を切り替えます。チェックを外したカテゴリには非表示のバッジが付きます。
- 標準の4つで足りない場合は、自社の業務に合わせたカテゴリを作成します。
- 標準の4つのカテゴリは削除できず、非表示にすることだけができます。これは、取引先担当者がすでに登録した設定が意味を失わないようにするためです。
- 自分で作成したカテゴリは削除できます。
- カテゴリの編集は、ワークスペースを管理する人の作業です。管理しない人には、この画面は閲覧のみとして表示されます。
キャンペーンでカテゴリを選ぶ
キャンペーンウィザードの配信のステップで、メールのオプション(差出人とカテゴリ)のブロックを開き、コミュニケーションのカテゴリを選びます。この項目は必須ではなく、カテゴリなしという選択肢もあります。画面上のヒントにも、この選択が受信者のコミュニケーション設定に従うことが示されています。
- キャンペーンとシーケンスのメールステップは、送信前にカテゴリを確認します。そのカテゴリをオフにしている人はスキップされます。
- 提案書、請求書、アカウントへのアクセスといったトランザクションメールや業務連絡は、カテゴリの対象外で常に送信されます。
- メールタブからのクイック配信は、全体の配信停止には従います。カテゴリによる絞り込みが必要な場合は、カテゴリを設定したキャンペーンまたはシーケンスを使ってください。
設定が記録される場所
- 取引先担当者またはリードのレコードにあるコミュニケーション設定のパネルには、カテゴリごとのスイッチが表示されます。このパネルは、メールアドレスのあるレコードにのみ表示されます。
- 取引先担当者自身は、メールのフッターに入る署名付きリンクからアクセスする設定センターで調整します。パスワードも登録も不要で、そのリンクはそのワークスペースのそのメールアドレスに対してのみ有効です。
- 全体の配信停止は引き続き別のページです。そこで取引先担当者は、カテゴリに関係なくすべてのマーケティング配信を一度に止められます。
例: アウロラ会計事務所は、キャンペーン情報を「特典と条件」に名称変更し、説明に「割引と特別条件のご案内、月1回まで」と書きます。さらに「税務アラート」というカテゴリも作成します。顧客のブルーノさんは特典と条件をオフにし、税務アラートは残します。彼にはブラックフライデーのキャンペーンは届かなくなりますが、納税期限の案内は引き続き届きます。
よくある質問
- カテゴリを非表示にすると、すでに登録された設定は失われますか。いいえ。選択は保存されており、カテゴリを再び有効にすると再度適用されます。
- すべての配信を停止した人は、新しいカテゴリを作ったら再び受け取るようになりますか。いいえ。全体の配信停止は、どのカテゴリよりも優先されます。
- リストに入っているのにキャンペーンが届かなかったのはなぜですか。おそらく、そのキャンペーンで選んだカテゴリをオフにしているか、全体の配信停止の状態です。
- 説明の文章は後から変更できますか。いつでも変更できます。設定センターにはその場で新しい文章が表示されます。