設定変更のガバナンス
変更ガバナンスを有効にすると、オブジェクトの作成・削除と、項目の作成・編集・削除は即時には反映されず、管理者の承認を要する申請になります。待ち行列は「設定 › 保留中の設定変更」にあり、申請者と承認者を別人にすることも要求できます。
設定に複数の人が触れる組織で起きる被害は、たいてい悪意ではありません。他のチームが使っていた項目を削除する、ある日突然その項目を必須にする、すでにある objects に気づかず重複を作る、といったことです。変更ガバナンスは、この5つの操作の前にもう一組の目を置きます。
ガバナンスを有効にする
- 設定を開き、組織をクリックします。
- 「設定変更に承認を必須にする」を探し、スイッチをオンにします。
- ラベルの表示が「承認必須（有効）」に変わります。
このスイッチがオフの間は、これまでどおりすべてが即座に適用されます。既定ではオフの状態で始まります。
待ち行列を通るのは何か
- オブジェクトの作成。
- オブジェクトの削除。
- 項目の作成。
- 項目の編集。
- 項目の削除。
対象はこの5つだけです。パイプライン、自動化、プロファイルと権限、メールテンプレート、連携などの設定は、ガバナンスを有効にしていても即時に反映されます。設定全体が審査下にあるという誤解を生まないために、これは明記しておきます。うち2つは意図的に対象外です。パイプラインと自動化は構造ごと保存されるため、数日後に承認された申請が、その間の変更の上に古い構造を復元してしまいます。連携は資格情報を申請の中に持ち込んでしまいます。
リクエストの流れ
- その人はいつもどおり操作します。たとえば設定のオブジェクトで項目を作成します。
- 適用する代わりに、システムは保留中のリクエストを登録し、組織のすべての管理者にベルで知らせます。
- 管理者が「設定 › 保留中の設定変更」を開くと、「保留」タブに申請が表示されます。種類、変更内容、申請者、申請日時、状態が並びます。
- 「承認」をクリックすると、その時点ではじめて変更が実際に適用されます。「却下」をクリックすると何も行われません。
- 申請した人には結果が通知されます。
「履歴」タブには、すでに判断されたリクエストが、承認済みまたは却下の状態とともに表示されます。
Example: ある物流会社で、担当者が「配送」オブジェクトの「送り状コード」項目を削除しようとします。ガバナンスが有効なので項目はそのまま存在し続け、リクエストが待ち行列に現れます。管理者は2つのレポートがこの項目を使っていることに気づき、「却下」をクリックし、担当者に通知が届きます。データが失われることは一度もありませんでした。
誰が操作できるか
- ガバナンスの有効化と無効化には、設定を管理する権限が必要です。
- 承認と却下にも、設定を管理する権限が必要です。権限のない人には、承認または却下できるのは管理者だけであるというメッセージが表示されます。
- 待ち行列と履歴は、判断する権限がなくても、この画面にアクセスできる人であれば参照できます。
💡 既定では、設定を管理する権限があれば、同じ人が自分の変更を申請して承認できます。本当の分離が必要なら、ガバナンスのスイッチのすぐ下にある「変更を申請した人は承認できない」を有効にしてください。以後、システムはその決定を拒否し、別の管理者を求めます。既定で無効なのには理由があります。管理者が1人だけの組織では、ほかに承認できる人がおらず設定が凍りついてしまうからです。待ち行列には申請者が、履歴には判断した人が表示されるようになりました。
よくある質問
- ガバナンスをオフにすると、保留中のものは承認されますか。いいえ。リクエストは誰かが判断するまで止まったままです。
- 却下すると何かが消えますか。いいえ。却下はリクエストを却下として記録するだけで、何も適用されません。
- 項目の削除を承認するとデータは消えますか。申請された項目の削除が実行され、直接削除した場合とまったく同じ効果になります。承認された削除は取り消せないものと考えてください。