データ主体の権利 · 個人データのエクスポートと匿名化
本人が自分のデータの開示を求めたり、削除を求めたりしたときは、連絡先またはリードのレコードにある「データ主体のデータをエクスポート」「匿名化」のボタンで対応します。エクスポートはファイルをダウンロードし、匿名化は個人データを目印に置き換えます。匿名化は元に戻せません。
GDPR、LGPD、CCPA といったデータ保護法は、本人に 2 つの権利を与えます。自分について保管されている内容の写しを求める権利と、それを消すよう求める権利です。CRM はこの 2 つに応えられなければなりません。SellioCRM は、どちらもデータ主体のレコード上で処理し、両方の操作を監査証跡に記録します。後から、何をいつ行ったかを示せるようにするためです。
データ主体のデータをエクスポートする
- 連絡先またはリードのレコードを開きます。
- レコード上部の「その他の操作」メニューから、「データ主体のデータをエクスポート」をクリックします。
- ファイルが JSON 形式でダウンロードされます。
このファイルには、レコードの入力済み項目が読める形のラベルつきでまとまり、そのレコードにひもづく活動、その人のチケットのメッセージ（社内メモや別スレッドの会話を含む）、満足度調査の回答、そしてプロジェクトのボードの項目やコメント内でのメールアドレスへの言及が含まれます。
匿名化する
- 連絡先またはリードのレコードを開きます。
- 「その他の操作」メニューから「匿名化」をクリックします。
- 「理由」を記入します。これは監査に記録されます。たとえば、本人からの請求、などです。
- 確認欄に ANONIMIZAR と入力します。
- 「完全に匿名化する」をクリックします。
匿名化は、レコードの個人データ項目を記号に置き換えます。対象はメールと電話の型の項目に加え、氏名・姓・書類番号・住所・連絡先を指す名前の項目です。さらに、その人のチケットのメッセージ本文と作成者、満足度のコメント、プロジェクトのボードでのメールの言及も消去します。加えて、そのレコードの活動・メモ・コメントの本文から本人の氏名・メール・電話を取り除き、レコードの添付ファイルをファイル本体ごと削除し、そのメールに言及する他のオブジェクトのレコードも走査します。レコードのそれ以外は残るため、合計・商談履歴・レポートに穴が空きません。データがとても多い場合、1 回の処理ですべてに届かないことがあります。そのときは画面が知らせるので、もう一度実行すれば続きから進みます。
匿名化が及ばない範囲
- 監査証跡: 設計上、改ざんできません。匿名化が行われたこと自体が記録されます。
- すでに CRM の外に出たもの: 以前に書き出したファイルや、送信済みのメール。
- 外部から同期しているメールボックス (Gmail、Outlook、IMAP): メッセージはメールサーバー側にあるため、削除もそちらで行う必要があります。
削除請求を完了とみなす前に、本人の氏名とメールアドレスで検索し、上に挙げた範囲の外に出てきたものを手作業で処理してください。
自動の保存期間
「設定 · プライバシーとコンプライアンス」の「保存ポリシー」の表では、オブジェクトごとに、レコードを何日間保持してから自動でゴミ箱へ送るかを決めます。ゴミ箱への移動は元に戻せる削除です。この走査は毎日実行されます。値ゼロは無期限の保持を意味し、最大は 3650 日です。
同意とプライバシーの連絡先
- マーケティングの連絡は同意のあるデータ主体にのみ送られ、配信停止した人には決して届きません。メールには必ず配信停止のリンクが付き、本人は「設定センター」からログインなしで自分の希望を管理できます。
- 「プライバシー連絡先のメールアドレス」の項目には、個人情報保護責任者のアドレスを保存します。ポリシーや案内文に使うためのもので、任意です。
- 「Web の行動トラッキング」は初期状態で無効のオプトインです。メールの開封とクリック、フォームの送信はいずれにせよ記録されます。このスイッチが制御するのは、閲覧したページの追跡だけです。
操作できる人
- データ主体のデータのエクスポート: そのレコードを開ける人なら誰でも行えます。
- 匿名化: 設定を管理する権限を持つ人だけです。
- 保存期間、プライバシー連絡先、トラッキングの変更: 設定を管理する人だけです。