物件と設備 · 履歴は人ではなく現場に残る
フィールドサービスの業種機能では、履歴は連絡先ではなく住所と設置された設備に属します。この記事は「物件」タブの説明です。物件の登録、無駄足を防ぐ入場情報のブロック、役割つきの現場連絡先、メーカー・機種・製造番号つきの設備、そして経年、保証、繰り返す故障についてシステムが自ら立てるアラートを扱います。
フィールドサービスに携わる人は早い段階で気づきます。顧客は変わり、住所は残るということです。借主は出ていき、管理組合の理事長は代わり、担当マネージャーは異動しますが、同じ室外機は同じ屋上に残り続けます。だからこの業種機能は、履歴を物件と設備に保存します。その住所から電話がかかってきたとき、そこに何があり、誰が行き、何が壊れ、それが何回目かをチームが把握できるようにするためです。
物件を登録する
- メニューから「フィールドサービス」を開き、「物件」タブに進みます。
- 「物件名」「住所」「市区町村」を入力します。
- 「入場のメモ」と「ゲートの暗証番号」を入力します。無駄足をいちばん減らすのはこの 2 つの項目です。
- 「物件を追加」をクリックします。
- 一覧から物件を選ぶと、入場情報、設備、連絡先のパネルが開きます。
物件には種別があります。戸建て、商業施設、集合住宅、店舗、オフィス、倉庫、工場、賃貸物件、第三者所有物件から選びます。種別は一覧にラベルとして表示され、住宅向けの対応と建物の契約案件を見分けるのに役立ちます。
あえて目立たせている入場情報のブロック
物件に入場情報が 1 つでも入力されていると、パネルに「入場情報」という枠線つきの目立つブロックが表示されます。ここには、入場のメモ、ゲートの暗証番号、鍵、現場の動物、駐車、時間帯の制限、安全上の規則がまとまります。上部に目立つ形で置いてあるのは、この情報が登録内容の奥に埋もれていると、技術者が着いても入れず、訪問 1 回分がまるごと無駄になるからです。
現場の連絡先と役割
物件のパネルには、役割つきで「連絡先」が並びます。現場連絡先、請求連絡先、技術連絡先、承認者、所有者、借主、施設管理担当です。実際の業務ではこの区別が効きます。扉を開ける人が見積を承認する人であることはまれですし、見積を承認する人が請求書を受け取る人であることもまれです。
設置されている設備
「設備」のブロックには、その物件に設置されているものが、メーカー、機種、名称、ある場合は製造番号とともに表示され、ステータスも並びます。稼働中、停止、交換済み、保証期間内です。これは住所を取引資産に変える台帳です。4 台を持つ顧客は、1 台の顧客の 4 倍の継続業務になります。
設備ごとに計測値、イベント、独自のタイムラインが蓄積されます。案件の履歴ではなく、資産の履歴です。この蓄積がアラートの元になります。
システムが自ら立てるアラート
「概要」タブに「設備アラート」のブロックがあります。種類は、経年、保証まもなく満了、保証満了、保守の遅延、繰り返す故障、交換の商機です。誰かが入力したリマインダーではありません。設備の年数、保証の日付、そして作業履歴そのものから導かれます。
制限と権限
- このタブは、「設定 · 業種」でフィールドサービスの業種機能が有効なときにだけ存在します。
- 物件は、システムの他の部分と同じく、お客様のスコープと権限に従います。
- 「ルート」タブで物件を経路に組み込むには、緯度と経度が必要です。座標がなければ立ち寄り先の一覧に入りません。
- 物件の設備の登録と保守は、連携機能とシステムのターミナルから行います。物件の画面は、各設備の台帳とステータスを物件と一緒に表示します。
- 物件を削除すると、その登録は消えます。現場にひもづく作業履歴がある場合は、削除せず内容を修正するほうを選んでください。
よくある質問
- 顧客の所有者が変わりました。物件を登録し直す必要がありますか。ありません。連絡先と役割を更新してください。物件、設備、履歴はそのまま残ります。
- 5 店舗を持つ顧客は 1 件の登録ですか、5 件ですか。同じ顧客にひもづく 5 件の物件です。「商談」タブの拠点別の請求集計が正しく合計できるのは、この形だからです。
- 「入場情報」のブロックが出ないのはなぜですか。入場に関する項目が 1 つも入力されていないからです。伝えるべきことがあるときにだけ現れます。
- 特定の設備の履歴はどこで見られますか。設備ごとに独自のタイムラインがあり、計測値とイベントが、その設備に対して行われた作業から蓄積されます。
- アラートは自然に消えますか。アラートの原因になった事実が変われば表示されなくなります。たとえば、遅れていた保守を実施した後などです。