ガバナンス · 管轄、決定トレイル、リーガルホールド
ガバナンス画面には、金融サービス業種別機能が監査に耐えるための3つの要素が収められています。自分で編集できる管轄のカタログ、整合性を検証できる不変の規制対象決定トレイル、そして調査対象の削除を阻むリーガルホールドです。
規制下の金融機関で本当に痛いのは、何を決めたかではなく、何をいつなぜ決めたのかをどう証明するかです。ガバナンス画面はその問いのために存在します。金融サービスのメニューにあり、設定の業種別機能でこの業種を有効にした場合にのみ表示されます。
管轄 · カタログはあなたのもの
最初のブロックは管轄です。画面を初めて開いたとき、すでに3件が作られています。ブラジル、欧州連合、アメリカ合衆国です。これらは固定でも神聖でもありません。コード、名前、地域の項目を使い「保存」をクリックすれば作成や編集ができ、不要なものは「削除」で外せます。画面にはその理由も書かれています。管轄はコードを書かずにあなたが編集でき、製品、項目、ポリシー、保持期間を分離するために使われます。
- 金融サービスのメニューからガバナンスを開きます。
- 管轄のブロックで「追加」をクリックします。
- コード（たとえば CL）、名前（たとえばチリ）、地域を入力します。
- 「保存」をクリックします。その管轄は当事者、ケース、決定で利用できるようになります。
規制対象の決定トレイル
2つ目のブロックは決定トレイルです。この業種別機能の他の画面で下された決定が、自動的にここへ入ってきます。オンボーディングのケースの承認や却下、オファーの承諾や拒否、申込の承認や否認です。各行には、種別、結果、理由、日時が表示されます。
決定の種別は、KYC、AML、与信、適合性、決裁権限、制裁です。各記録は一度だけ書き込まれ、その後は変わりません。編集も削除もできず、各行は直前の行にハッシュで連結されています。途中の何かを書き換えれば、連鎖が壊れます。
そのために「整合性を検証」ボタンがあります。クリックするとシステムが連鎖全体をたどり、トレイルは健全か、改ざんされているかを答えます。監査の前や、定期的にこの検証を実行しておくことは、費用のかからない習慣であり、誰かに問われたその日に大きな価値を持ちます。
リーガルホールド · 削除にかけるブレーキ
3つ目のブロックはリーガルホールドです。データを消す権利と、証拠を保全する義務の衝突を解決します。ある対象にホールドが有効な間、その対象はシステムから削除も消去もできず、試みは拒否されます。
- リーガルホールドのブロックで、対象の種別と対象の ID を入力します。
- 理由を書きます。これが後からホールドを説明するものになります。
- 必要に応じて管轄を選び、「ホールドを適用」をクリックします。
- そのホールドは一覧に「有効」として表示されます。
- 必要がなくなったら「解除」をクリックします。ステータスが「解除済み」に変わります。
解除しても何も消えません。画面がはっきり示すとおり、解除しても証拠は保全されます。変わるのは、そこから先は削除が再び許されるという点だけです。
当事者の画面では、ホールド中の当事者はコンプライアンス要約に「リーガルホールド中」の警告を表示します。そのためチームは、削除を試みたあとではなく、その前にブロックされていることに気づけます。
機微情報と、誰が何を見られるか
機微な情報は画面上でマスクされて表示されます。証明書番号やカード番号が丸ごと表示されることはありません。画面へのアクセスは引き続き各ユーザーのロールに支配され、ある組織のデータが別の組織に見えることはありません。システムの他の場所に原価や利益の値がある場合、それらは機微な財務情報の権限を持つ人にだけ表示されます。
よくある質問
- 理由を誤って登録した決定を訂正できますか。編集はできません。正しい決定を登録すれば、それが最新のものになります。誤ったほうもその日付とともに残り続けます。誠実なトレイルとはそういうものです。
- 整合性の検証で改ざんが報告されました。どうすればよいですか。セキュリティインシデントとして扱ってください。連鎖が壊れるのは、システムの外からストレージに手を加えた場合だけです。技術責任者に連絡し、すべてを保全してください。
- 使用中の管轄を削除してしまいました。過去の決定は、その決定が行われた時点のコードとともに記録されたまま残ります。
- リーガルホールドを適用できるのは誰ですか。自分のユーザーロールでガバナンス画面にアクセスできる人です。この操作は実行者と日時とともに記録されます。
- トレイルは無限に増え続けますか。はい、性質上そうなります。それが履歴の記録であり、だからこそ監査で役に立ちます。