共有ボード · チームのタスクを列で管理する
共有ボードは、チームがタスクを未着手、作業中、レビュー中、完了の列で整理するための、シンプルな標準オブジェクトです。会議の議題やチームの宿題など、営業でも問い合わせでもない社内の運用に向いています。複数人、期限、依存関係を伴うプロジェクトには、プロジェクトモジュールが適した場所です。
すべてのタスクが営業のパイプラインや問い合わせのキューに収まるわけではありません。週次会議の議題、運用チームの宿題リスト、データ整理の一斉作業など、列だけがあれば十分なものがあります。共有ボードはそのための最小限の場所であり、CRMの標準オブジェクトなので、ほかのレコードが持つもの、つまり絞り込み、ビュー、タグ、全体検索、ゴミ箱をすべて引き継ぎます。
カードが持つ情報
- タスク: 何をする必要があるかです。カードの見出しになります。
- 列: 未着手、作業中、レビュー中、完了のいずれかです。未着手で作られます。
- 優先度: 低、中、高です。中で作られます。
- 担当: 進めている人です。ここは自由入力のテキスト項目で、システムのユーザーを選ぶものではありません。
- 期限: 締め切りの日付です。
- メモ: 詳細、チェックリスト、リンクです。
開き方
共有ボードはサイドメニューに独自の項目を持ちません。ボードで作業する場所が2つ存在しないよう、意図的にメニューから外されています。完全な体験を提供するのはプロジェクトモジュールです。オブジェクト自体はデータとともに生きています。開くには、全体検索を⌘K(WindowsとLinuxではCtrl+K)で呼び出してカードの名前を入力するか、アドレス/o/workspace_taskにアクセスします。
- 共有ボードを開きます。既定のビューがボードなので、一覧は最初からカンバンで表示されます。
- 新規をクリックしてカードを作成します。タスクを入力して保存します。
- カードを列の間にドラッグして列を変えるか、カードを開いて項目を変更します。
- 行で見たい、並べ替えたい、絞り込みたいときは、一覧上部のテーブルを使います。
例: ヴェラ・ログの運用チームは月曜に4枚のカードを作りました。運賃表の見直し(高、木曜期限)、運送会社の連絡先の更新(中)、返品伝票の確認(高)、企業の重複の整理(低)です。水曜には2枚が作業中、1枚が完了になっていました。金曜の会議は、ボードを読むだけで済みました。
このボードではなくプロジェクトを使う場面
独自の列、サブタスク、部門ごとの複数ボード、実在のユーザーである担当者、項目間の依存関係、ポートフォリオの俯瞰が必要な場合は、メニューからプロジェクトを開いてください。共有ボードは意図的にシンプルで、これらは一切備えていません。
権限と制限
- 閲覧と編集は、ほかのレコードと同様に、このオブジェクトに対するご自身のロールのルールに従います。
- 管理者は、設定のオブジェクトエディターで列の名称変更、選択肢の追加、新しい項目の作成ができます。
- カードを削除するとゴミ箱に入り、30日間保管され、復元できます。
- カードは組織で共有されます。個人用のリストではありません。
よくある質問
- メニューに見当たらないのはなぜですか。プロジェクトと重複しないようメニューから外されているためです。全体検索か直接のアドレスを使ってください。
- 同僚に割り当てて通知を届けられますか。この項目は自由入力のテキストなので、この方法ではできません。本当の割り当てには、レコードの活動か、プロジェクトのボードの項目を使ってください。
- 列を変更できますか。できます。管理者が設定で列項目の選択肢を編集します。選択肢の名称を変更しても、そこにあるカードが失われることはありません。