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Benutzer verwalten

Laden Sie Personen ein, legen Sie die Rolle jeder Person fest und aktivieren/deaktivieren Sie den Zugriff.

Unter Einstellungen → Benutzer verwalten Sie, wer Zugriff auf die Organisation hat und mit welcher Rolle.

Einen Benutzer hinzufügen

Gehen Sie zu Einstellungen → Benutzer.
Geben Sie Name und Nachname ein, tragen Sie die E-Mail ein und wählen Sie die Rolle. Position und Anfangspasswort sind optional.
Klicken Sie auf Hinzufügen. Der Benutzer kann sich nun mit der E-Mail-Adresse und dem festgelegten Passwort anmelden (und unter „Mein Konto“ Name, Position, Wiederherstellungs-E-Mail und Passwort aktualisieren).

Jeder Benutzer pflegt außerdem seine eigenen Daten unter „Mein Konto“ (siehe den entsprechenden Artikel).

Was beim Anlegen Pflicht ist

Pflicht sind nur drei Felder: Name, E-Mail und Rolle. Nachname, Position und Anfangspasswort sind optional. Name und Nachname werden gemeinsam gespeichert und ergeben den vollständigen Namen, der in der Benutzerliste und im übrigen System erscheint.

💡 Lassen Sie das Anfangspasswort leer: Das System erzeugt ein temporäres Passwort, zeigt es zum Weitergeben an und verlangt die Änderung bei der ersten Anmeldung. So wählt die Person ihr eigenes Passwort, und niemand muss Passwörter außerhalb des Systems absprechen.

Einladung erneut senden ändert kein Passwort

Die Schaltfläche „Einladung erneut senden“ in der Benutzerzeile sorgt dafür, dass die Einladungs-E-Mail noch einmal ankommt. Wer das System bereits nutzt, verliert dadurch nicht den Zugang.

Einladung nie abgeschlossen (die Person hat sich noch nie angemeldet oder nutzt weiterhin das temporäre Passwort): Es gibt kein eigenes Passwort zu schützen, deshalb erzeugt das System ein neues temporäres Passwort, versendet es per E-Mail und zeigt es zum Weitergeben an.
Person, die sich bereits angemeldet und ein eigenes Passwort gewählt hat: Die E-Mail geht erneut raus, das aktuelle Passwort gilt weiter. Die Oberfläche bestätigt das mit „Einladung erneut gesendet. Das aktuelle Passwort des Nutzers wurde NICHT geändert.“ und zeigt kein neues Passwort an.

💡 Sie wollen wirklich das Passwort einer Person ändern, die das System schon nutzt? Das ist eine andere Aktion: Öffnen Sie „Benutzer bearbeiten“ und nutzen Sie „Passwort zurücksetzen“, mit der Wahl zwischen „Ein temporäres Passwort generieren und eine Änderung bei der nächsten Anmeldung erfordern“ und „Jetzt ein neues Passwort festlegen“.

Rolle ändern oder deaktivieren

Ändern Sie in der Benutzerliste die Rolle in der Zeilenauswahl. Nutzen Sie „Deaktivieren“, um den Zugriff zu sperren, ohne den Verlauf zu löschen, und „Aktivieren“, um ihn wieder zu ermöglichen.

Unbegrenzte Benutzer

Es gibt kein Benutzerlimit. Laden Sie Ihr gesamtes Team ein: so viele Personen, wie Sie möchten, ohne Abrechnung pro Sitzplatz und ohne Notwendigkeit, den Plan zu wechseln, um mehr Platz zu bekommen. Oben im Bildschirm wird zur Information angezeigt, wie viele aktive Benutzer Sie haben.

💡 Der erste Benutzer des Mandanten ist immer Administrator. Behalten Sie stets mindestens eine aktive Administratorperson.

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