Zugriffsrollen und Berechtigungen
Verstehen Sie die Rollen, den Zugriffsbereich, den Nur-Lese-Modus und wie man Rollen erstellt bzw. klont.
Jeder Benutzer hat eine Rolle, die den ZUGRIFFSBEREICH festlegt. Innerhalb Ihres Bereichs ist der Zugriff vollständig (erstellen, anzeigen, bearbeiten und löschen), außer wenn die Rolle schreibgeschützt ist. Der erste Benutzer des Mandanten ist immer Administrator.
Standardrollen
- Administrator: vollständiger Zugriff + allgemeine Systemeinstellungen.
- Vertriebsleitung: vollständiger Zugriff auf alle Vertriebsdaten, jedoch ohne die allgemeinen Einstellungen.
- Vertriebskoordination: vollständiger Zugriff auf die Daten des eigenen Teams.
- Kundenbetreuer: vollständiger Zugriff nur auf die eigenen Datensätze (deren Besitzer man ist).
- Marketing: Zugriff auf die Marketing-/Lead-Daten.
- Audit: schreibgeschützt; kann anzeigen, aber nicht erstellen, bearbeiten oder löschen.
Sichtbarkeitsbereich
Der Bereich steuert, AUF WELCHE Datensätze die Rolle zugreift, vom eingeschränktesten bis zum umfassendsten:
- Eigene: nur die Datensätze, bei denen der Benutzer Besitzer ist.
- Kolleg:innen: die Datensätze aller Kolleg:innen aus den Teams des Benutzers (eine horizontale Sicht unter Gleichgestellten).
- Team: für LEITER:INNEN umfasst dies das Team und die darunterliegenden Unterteams (eine hierarchische Sicht). Wer keine Leitungsperson mit Bereich „Team“ ist, sieht nur die eigenen Datensätze.
- Alle: alles in der Organisation (Mandant).
- Gebiet: umfasst die Datensätze aller Personen in Ihrem Gebiet UND in den untergeordneten Gebieten (Gebietshierarchie). Ideal für einen Regionalmanager, der Teilregionen betreut. Wer keinem Gebiet angehört und „Gebiet“ erhält, sieht nur die eigenen.
Der Bereich wird pro RESSOURCE festgelegt: Dieselbe Rolle kann beispielsweise „alle“ Kontakte sehen, aber nur seine „eigenen“ Deals. Die Listen sind bereits entsprechend Ihrem Bereich für jede Ressource gefiltert, sodass Sie nie (auch nicht in den Summen) etwas außerhalb davon sehen. Dies wird auf der Datenebene durchgesetzt und kann über die Oberfläche nicht umgangen werden.
Zugriff pro Objekt
Über den Bereich hinaus können Sie pro Rolle festlegen, welche OBJEKTE sie sieht und bearbeitet. Öffnen Sie unter Einstellungen → Rollen und Berechtigungen den Bereich „Zugriff nach Objekt“ und aktivieren Sie Anzeigen/Bearbeiten für jedes Objekt.
Funktionsressourcen (Menüs und Bildschirme)
Über die Objekte hinaus umfasst die Berechtigungsmatrix funktionale RESSOURCEN, die die Sichtbarkeit dedizierter Bildschirme steuern: Social, App-Marktplatz, Gamification (Rangliste), Telefonie, Kiosk, Canvas und Layouts, Aktivitätstypen, Blueprints (Prozesse), Journeys und Integrationen, unter anderem. Standardmäßig bleiben diese Menüs für jede Rolle sichtbar; um sie für eine Rolle auszublenden, entfernen Sie den Zugriff „Anzeigen“ (Lesen) bei der entsprechenden Ressource in der Matrix.
Rollen erstellen und klonen
- Gehen Sie zu Einstellungen → Rollen und Berechtigungen.
- Klicken Sie auf „Neue Rolle“ (legen Sie Name, Bereich, Nur-Lese-Modus und Zugriff auf Einstellungen fest) oder auf „Klonen“ bei einer bestehenden Rolle.
- Passen Sie den „Zugriff nach Objekt“ der neuen Rolle an.
- Weisen Sie die Rolle den Benutzern unter Einstellungen → Benutzer zu.