Recht

Mandate und Ethical Wall · wer was sieht

Das Mandat ist das Zentrum des Moduls Recht und wird von einer Ethical Wall geschützt: Nur wer zugeteilt ist, kann es sehen, und nicht einmal die Systemadministration kommt hindurch. Hier erfahren Sie, wie Sie das Mandat anlegen, wie die Zuteilung funktioniert, wie der Zugriff protokolliert wird und wie der Notzugriff mit Begründung abläuft.

Das Mandat, und warum es standardmäßig verschlossen ist

In einer Kanzlei ist der Schaden nicht nur das Durchsickern nach außen: Es ist die Kollegin im Nachbarzimmer, die die Gegenseite vertritt und die Strategie der anderen Partei einsehen kann. Der Schutz dagegen heißt Ethical Wall, und die einzige Wand, die funktioniert, ist die, die standardmäßig geschlossen ist.

Deshalb gewährt in SellioCRM die bloße Zugehörigkeit zum Arbeitsbereich der Kanzlei keinen Zugriff auf irgendein Mandat. Der Zugriff ist persönlich und mandatsbezogen. Wer nicht zugeteilt ist, sieht das Mandat nicht in der Liste, findet es nicht über die Suche und öffnet weder seine Fristen noch Honorare, Zeiten, Rechnungen oder Dokumente. Für diese Person existiert das Mandat nicht.

Ein Mandat anlegen

Öffnen Sie Recht. Füllen Sie im Block Mandate auf der linken Seite den Mandatstitel aus.
Geben Sie die Mandatsnummer an, sofern es bereits ein Aktenzeichen oder eine interne Nummer gibt.
Geben Sie die Gerichtsbarkeit an. Sie bestimmt, welche Feiertage das System bei der Berechnung der Fristen dieses Mandats heranzieht.
Geben Sie das Rechtsgebiet an.
Klicken Sie auf Neues Mandat. Es erscheint sofort in der Liste, und Sie befinden sich bereits innerhalb der Wand.

Der Titel ist Pflicht. Nummer, Gerichtsbarkeit und Rechtsgebiet sind optional, doch die Gerichtsbarkeit ist dringend zu empfehlen: Ohne sie hat die Fristberechnung keinen Feiertagskalender zum Nachschlagen.

Wer innerhalb der Wand steht

Wer das Mandat anlegt, ist automatisch drin. Sonst verlöre die Person im nächsten Moment den Zugriff auf ihr eigenes Mandat.
Die zugeteilte verantwortliche Person kommt bei der Anlage ebenfalls hinein, wenn sie eine andere ist.
Jede weitere Person muss ausdrücklich aufgenommen werden, mit einer Rolle im Mandat.
Niemand kommt durch Position, Team oder Administratorrolle hinein.

Personen in die Wand aufzunehmen oder daraus zu entfernen sind administrative Vorgänge: Dafür gibt es im Bildschirm des Mandats keine Schaltfläche. Bitten Sie die Person, die das System in Ihrer Kanzlei administriert, jemanden zuzuteilen oder zu entfernen.

💡 Eine Person aus der Wand zu entfernen schneidet ihren Zugriff sofort ab, auch auf die Dokumente und Rechnungen des Mandats. Nutzen Sie das, wenn jemand das Mandatsteam verlässt, nicht erst, wenn er die Kanzlei verlässt.

Jeder Zugriff hinterlässt eine Spur

Ein Mandat zu öffnen protokolliert, wer geöffnet hat und wann. Dieses Protokoll ist nicht als Strafe gedacht: Es ist das, was die Kanzlei in die Lage versetzt, Monate später zu beantworten, wer Kontakt mit diesem Material hatte. In einem Beruf, in dem die Verschwiegenheit eine gesetzliche Pflicht ist, wiegt der Nachweis, wer was gesehen hat, ebenso schwer wie die Verhinderung des Zugriffs.

Notzugriff

Es gibt den berechtigten Bereitschaftsfall: Die verantwortliche Anwältin ist nicht erreichbar, die Frist läuft heute ab, und jemand muss hinein. Dafür gibt es den Notzugriff, den die Systemadministration gewährt, und er arbeitet mit drei Sperren.

Begründungspflicht: Ohne schriftlichen Grund wird der Zugriff nicht gewährt.
Gültigkeitsdauer: Der Zugriff dauert zwischen einer und zweiundsiebzig Stunden, der Standard sind vier Stunden. Nach Ablauf schließt er sich von selbst, ohne dass jemand daran denken muss.
Dauerhafte Erfassung: Die Gewährung bleibt in der Prüfspur, mit der anfragenden Person, der gewährenden Person, dem Grund und der Gültigkeit.

Der Kern des Entwurfs lautet: Den Ausnahmezugriff gibt es, aber er kostet viel an Sichtbarkeit. Niemand kommt still hinein.

Die Parteien des Mandats

In der Registerkarte Parteien erfassen Sie, wer im Mandat wer ist: der Mandant, die Gegenseite, Zeugen und weitere Beteiligte. Jede Partei hat Name der Partei, Parteirolle und Kennungen, das können Ausweisnummern, E-Mail-Adressen oder beliebige andere Codes sein, eine je Zeile.

Die Parteien sorgfältig zu erfassen ist das, was die Konfliktprüfung in der ganzen Kanzlei funktionieren lässt. Eine Partei ohne Kennung lässt sich nur über den Namen abgleichen; mit erfasster Ausweisnummer wird der Abgleich deutlich sicherer.

Example: Die Anwältin Helena legt das Mandat Vertragsaufhebung Nordeste Log an, Gerichtsbarkeit BR, Rechtsgebiet Vertragsrecht. Sie erfasst den Mandanten Nordeste Log mit der Steuernummer des Unternehmens und die Gegenseite Transbrasa mit deren Steuernummer. Ein Referendar der Kanzlei öffnet in derselben Minute den Bildschirm Recht und sieht eine leere Liste: Das Mandat ist für ihn nicht da. Sobald der Partner ihn dem Mandat zuteilt, sieht er alles, und schon sein erstes Öffnen wird protokolliert.

Häufige Fragen

Ich bin Systemadministrator und kann kein Mandat öffnen. Das ist richtig so. Die Administration verwaltet das System, sie hat keinen Freifahrtschein für die Verschwiegenheit. Sie kann sich selbst Zugriff gewähren, und diese Gewährung wird protokolliert.
Kann ich ein Mandat löschen? Behandeln Sie die Löschung als administrativen Vorgang und sprechen Sie vorher mit der Kanzlei: Fristen, Rechnungen und Dokumente hängen daran.
Jemand hat die Kanzlei verlassen, was tue ich? Lassen Sie die Person aus der Wand der Mandate entfernen. Der Schnitt wirkt sofort.
Verschwindet das Mandat, wenn ich die Gerichtsbarkeit entferne? Es verschwindet nicht, aber die Fristberechnung verliert den Feiertagsbezug dieser Gerichtsbarkeit.
Kann ich sehen, wer mein Mandat geöffnet hat? Das Zugriffsprotokoll existiert und wird von der Systemadministration und von der internen Revision der Kanzlei eingesehen.

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