Honorare, Zeiten, Rechnungen und das Mandantengeldkonto
So behandelt das Modul Recht das Geld: fünf Honorarmodelle mit Vorschau vor dem Vorschlag, Erfassung abrechenbarer Zeiten, die Rechnung, die sich aus den Stunden und den angenommenen Honoraren selbst zusammenstellt und beim Finalisieren unveränderlich wird, sowie das Mandantengeldkonto, das nie ins Minus rutscht und sich nie mit dem eines anderen Mandanten vermischt.
Vier verschiedene Dinge, in der richtigen Reihenfolge
Das Geld eines Mandats durchläuft vier Schritte, und sie zu verwechseln erzeugt die falsche Abrechnung. Zuerst wird das Honorar vereinbart. Dann wird die geleistete Zeit erfasst. Dann wird die Rechnung gestellt. Und parallel dazu gibt es Geld, das dem Mandanten gehört und bei der Kanzlei nur verwahrt wird, was sich niemals mit Umsatz vermischt.
Honorare
In der Registerkarte Honorare schlagen Sie das Honorarmodell des Mandats vor. Es gibt fünf davon.
- Stundensatz: ein Betrag je Stunde, multipliziert mit den geleisteten Stunden.
- Festhonorar: ein fester Betrag für die gesamte Arbeit.
- Erfolgshonorar: ein Prozentsatz des für den Mandanten erstrittenen Betrags.
- Retainer: ein Anfangsbetrag bei Mandatsübernahme.
- Hybrid: kombiniert die vorgenannten, zum Beispiel ein Festhonorar plus einen Erfolgsanteil.
- Wählen Sie das Honorarmodell.
- Füllen Sie die Felder des Modells aus, unter Stundensatz, Festhonorar, Erfolgshonorar %, Retainer und Rabatt %.
- Nutzen Sie die Honorarvorschau mit den Angaben Stunden und Erlösbetrag, um die Schätzung vor dem Vorschlag zu sehen. Die Vorschau ist nur eine Berechnung und speichert nichts.
- Geben Sie die Währung an und klicken Sie auf Honorar vorschlagen.
- Ist der Mandant einverstanden, klicken Sie auf Annehmen. Nur ein angenommenes Honorar geht in die Rechnung ein.
Zeiten
In der Registerkarte Zeiten erfassen Sie die Stunden des Mandats. Geben Sie die Minuten an, markieren Sie, ob der Eintrag Abrechenbar oder Nicht abrechenbar ist, tragen Sie den Satz ein, wenn er vom Standard abweicht, und beschreiben Sie die Tätigkeit.
Die Zusammenfassung des Mandats zeigt Minuten gesamt, Abrechenbare Minuten und Abrechenbarer Betrag. Die Differenz zwischen Gesamtminuten und abrechenbaren Minuten ist die Angabe, nach der die Partnerschaft wirklich sucht: wie viel Arbeit der Kanzlei ohne Vergütung erbracht wird.
Ein Eintrag ohne angegebenen Satz zählt als Zeit, wird aber in der Rechnung nicht zu Geld. Wenn Sie erwarten, diese Arbeit abgerechnet zu sehen, muss der Satz im Eintrag gefüllt sein.
Rechnungen
- Öffnen Sie die Registerkarte Rechnungen des Mandats.
- Klicken Sie auf Entwurf erstellen. Das System stellt die Rechnung selbst zusammen, mit einer Position je abrechenbarem Zeiteintrag, der einen Satz hat, berechnet aus Satz mal Minuten, dazu die angenommenen Honorare der Modelle Festhonorar und Retainer.
- Prüfen Sie die Positionen und den Gesamtbetrag.
- Ergänzen Sie die Positionen, die eine menschliche Entscheidung erfordern, etwa erstattungsfähige Auslagen und das Erfolgshonorar, das erst existiert, wenn der erstrittene Betrag bekannt ist.
- Ist alles korrekt, klicken Sie auf Finalisieren und geben Sie die Rechnungsnummer an.
Finalisieren ist eine Einbahntür. Ab diesem Punkt ist die Rechnung unveränderlich: Die Beträge lassen sich nicht mehr ändern, und es kommt keine neue Position hinzu. Nur Entwürfe nehmen Änderungen an. Prüfen Sie vor dem Finalisieren, denn die Korrektur danach ist eine neue Rechnung, keine Bearbeitung.
Das Mandantengeldkonto
Eine Kanzlei erhält Geld, das ihr nicht gehört: Vorschüsse für Gerichtskosten, Vergleichsbeträge, Sicherheitsleistungen. Dieses Geld gehört dem Mandanten und wird nur verwahrt. Hier einen Fehler zu machen ist kein buchhalterisches Problem, sondern ein berufsrechtlicher Verstoß.
SellioCRM führt dieses Geld auf einem Konto je Mandant und je Währung, mit vier Bewegungsarten: Einzahlung, die addiert; Auszahlung, Übertrag auf das Kanzleikonto und Rückzahlung, die abziehen. Vor jeder Buchung greifen drei Regeln.
- Der Saldo wird nie negativ. Eine Buchung, die das Mandantenkonto ins Minus brächte, wird abgelehnt.
- Es gibt keine Vermischung zwischen Mandanten. Der Saldo gilt immer je Mandant; das Geld des einen deckt niemals den Abgang eines anderen.
- Der Übertrag auf die Kanzleikasse geschieht nur gegen eine Rechnung. Geld aus der Verwahrung in den Umsatz zu überführen, ohne dass eine Rechnung das rechtfertigt, ist nicht erlaubt.
Neben dem Saldo je Mandant gibt es die Abstimmung je Währung, die die gesamte Verwahrung summiert und meldet, falls ein Konto negativ geworden ist. Diese Verwahrungsvorgänge laufen über die Integration und über die Personen, die das System administrieren; sie haben keine eigene Registerkarte im Bildschirm des Mandats.
Häufige Fragen
- Ich habe den Entwurf erstellt und er kam leer zurück. Wahrscheinlich gibt es keine abrechenbare Zeit mit angegebenem Satz und kein angenommenes Honorar vom Typ Festhonorar oder Retainer.
- Das Erfolgshonorar erscheint nicht im Entwurf. Es hängt vom erstrittenen Betrag ab, den das System nicht erraten kann. Ergänzen Sie es als manuelle Position, sobald das Ergebnis feststeht.
- Ich habe eine fehlerhafte Rechnung finalisiert. Eine finalisierte Rechnung ist nicht bearbeitbar. Behandeln Sie die Korrektur als neuen Beleg und stimmen Sie sich mit der Buchhaltung der Kanzlei ab.
- Kann ich Zeit auf ein Mandat buchen, das nicht meines ist? Nur auf Mandate, zu denen Ihnen die Ethical Wall Zugang gewährt.
- Warum hat die Verwahrung keine Registerkarte im Bildschirm? Sie wird über die Integration und über die Systemadministration bedient, damit die Buchungen die Sperren durchlaufen, bevor sie überhaupt existieren.
- Ich arbeite mit mehr als einer Währung. Der Verwahrungssaldo wird je Mandant und je Währung geführt, ohne Summierung über verschiedene Währungen hinweg.