Projekte: Arbeitsboards (Gruppen, Status, Unteraufgaben und Ansichten)
Organisieren Sie die Arbeit Ihres Teams in Boards mit farbigen Gruppen, Status-Spalten, Verantwortlichen, Terminen, Unteraufgaben und Updates. Verknüpfen Sie Elemente über Boards hinweg, spiegeln Sie Werte, berechnen Sie Formeln, sehen Sie „Meine Arbeit“ und teilen Sie jedes Board nach Berechtigung. Wechseln Sie zwischen Tabellen-, Kanban-, Zeitleisten- und Kalenderansicht.
Das Modul Projekte organisiert die Arbeit Ihres Teams in Boards, im Stil eines Arbeitsmanagement-Tools. Jedes Board hat farbige Gruppen (Abschnitte), typisierte Spalten und Elemente; jedes Element kann Unteraufgaben und ein Updates-Panel mit Anhängen haben. Öffnen Sie Projekte im Menü, um Ihre Boards zu sehen und ein neues zu erstellen.
Gruppen und Elemente
- Ein Board startet mit den Gruppen „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ sowie einem Standardsatz von Spalten (Status, Verantwortlicher, Start, Fälligkeitsdatum, Notizen).
- Fügen Sie ein Element hinzu, indem Sie seinen Namen in die Zeile „+ Element hinzufügen“ jeder Gruppe eingeben. Benennen Sie es um, indem Sie auf den Namen klicken.
- Ziehen Sie ein Element von einer Gruppe in eine andere, um es zu verschieben. Verwenden Sie das Gruppenmenü „⋯“, um umzubenennen, neu einzufärben, neu anzuordnen oder zu löschen.
Spalten und farbige Status
Die Status-Zelle öffnet ein Menü mit farbigen Optionen (zu erledigen, in Bearbeitung, blockiert, erledigt), die Sie mit einem Klick auswählen. Fügen Sie Spalten über „+ Spalte hinzufügen“ hinzu. In einer Status-Spaltenüberschrift verwenden Sie „Status bearbeiten“, um Optionen zu erstellen, umzubenennen und neu einzufärben.
Spaltentypen
Neben Status, Person, Datum, Text und Zahl bietet das Board reichhaltige Spalten wie ein Arbeitsmanagement-Tool:
- Zeitleiste: ein Start→Ende-Bereich in einer einzigen Zelle, mit einem kleinen Balken. Wenn das Board eine hat, steuert sie die Zeitleisten-Ansicht.
- Tags: mehrere farbige Beschriftungen pro Element. Verwenden Sie „Beschriftungen bearbeiten“ in der Überschrift, um die Optionen zu definieren.
- Kontrollkästchen: ein Ja/Nein mit einem Klick.
- Bewertung: 1 bis 5 Sterne.
- Fortschritt: eine 0-100%-Batterieleiste. Wählen Sie in der Überschrift „Automatisch aus Unteraufgaben berechnen“, um den Anteil abgeschlossener Unteraufgaben widerzuspiegeln.
- Dateien: hängen Sie Dateien direkt in der Zelle an (öffnen und entfernen dort).
- Link, E-Mail und Telefon: werden zu anklickbaren Links; Link akzeptiert eine Adresse ohne „https://“ und vervollständigt sie für Sie.
Unteraufgaben
Klicken Sie auf den Pfeil neben einem Elementnamen, um seine Unteraufgaben zu erweitern. Unteraufgaben verwenden dieselben Board-Spalten und helfen, ein Element in kleinere Teile aufzuteilen.
Ansichten
- Tabelle: das Hauptraster mit Gruppen und inline bearbeitbaren Zellen.
- Kanban: gruppiert Elemente nach der Status-Spalte; ziehen Sie eine Karte, um ihren Status zu ändern.
- Zeitleiste: Balken positioniert durch eine Zeitleisten-Spalte oder durch die Start- und Fälligkeitsdatum-Spalten.
- Kalender: Monat für Monat, platziert Elemente nach ihrem Fälligkeitsdatum.
- Arbeitslast: wie viele Elemente auf jede Person pro Woche entfallen.
- Dashboard: zusammenfassende Diagramme für das Board.
Suchen, Filtern, Sortieren und Gruppieren
Über den Ansichten befindet sich eine Symbolleiste: Geben Sie in der Suche ein, um Elemente nach Namen oder nach beliebiger Zelle zu finden; kombinieren Sie unter „Filter“ Bedingungen pro Spalte (ist, ist nicht, enthält, größer/kleiner als, leer, nicht leer); wählen Sie unter „Sortieren“ eine Spalte und Richtung; und gruppieren Sie unter „Gruppieren nach“ (in der Tabelle) Elemente neu nach Status, Person oder Tags anstelle der Board-Gruppen. Filter, Sortierung und Gruppierung werden pro Ansicht gespeichert, sodass das erneute Öffnen des Boards Ihre Einstellung beibehält.
Dashboard
Die Dashboard-Ansicht fasst das Board in Widgets zusammen: Gesamtfortschritt (abgeschlossene Elemente), Anzahl nach Status (Donut), Auslastung nach Person (Balken) und Elemente nach Fälligkeitsdatum (überfällig, diese Woche, später, kein Datum). Sie berücksichtigt die aktiven Filter und die Suche, sodass Sie nur einen Ausschnitt des Boards analysieren können.
Abhängigkeiten
Öffnen Sie ein Element und verknüpfen Sie es unter Abhängigkeiten mit einem anderen Element, das es blockiert („Blockiert von“), und das System verhindert zirkuläre Abhängigkeiten. In der Zeitleiste verbindet ein gestrichelter Pfeil den Blocker mit dem blockierten Element.
Eine Abhängigkeit kann sich auch über zwei verschiedene Projekte erstrecken: Wählen Sie im Block Abhängigkeiten „Von einem Element aus einem anderen Projekt abhängen“, wählen Sie das Projekt und dann das Element. Die Liste zeigt das Quellprojekt neben dem Namen, wenn die Abhängigkeit von einem anderen Board stammt. Nur Projekte in Ihrem Arbeitsbereich erscheinen (nie ein anderes Unternehmen), und Sie benötigen Zugriff auf das Quell-Board.
Wenn die Termine auf beiden Seiten in Konflikt stehen (zum Beispiel beginnt das Element, bevor seine Abhängigkeit endet), wird die Zeile mit einer ⚠-Warnung hervorgehoben, damit Sie neu planen können.
Neu anordnen
Ziehen Sie ein Element über ein anderes in derselben Gruppe, um es neu anzuordnen, und ziehen Sie eine Spaltenüberschrift seitwärts, um Spalten neu anzuordnen. Die neue Reihenfolge wird gespeichert.
Arbeitslast
Die Arbeitslast-Ansicht zeigt pro Verantwortlichem, wie viele Elemente in jede Woche fallen, basierend auf einer Datumsspalte (standardmäßig das Fälligkeitsdatum), und farbige Balken machen überlastete Wochen leicht erkennbar.
Board-Vorlagen
Starten Sie auf der Projekte-Startseite mit einer fertigen Vorlage (Einfaches Projekt, Produkt-Roadmap, Dev-Sprint, Kunden-Onboarding). Sie erstellt ein Board mit Beispielgruppen, -spalten und -elementen in Ihrer Sprache.
Automatisierungen
Öffnen Sie in den Board-Einstellungen Automatisierungen, um eine Regel zu erstellen: Wenn sich ein Status ändert (auf einen gewählten Wert oder bei jeder Änderung), wird der Verantwortliche oder ein bestimmter Benutzer benachrichtigt. Sie feuert genau in dem Moment, in dem sich der Status ändert, und sendet eine In-App-Benachrichtigung, die direkt zurück zum Element führt.
Boards verbinden (Beziehungsspalte)
Die Spalte „Boards verbinden“ verknüpft ein Element mit einem oder mehreren Elementen auf einem ANDEREN Board. Wenn Sie die Spalte erstellen, wählen Sie das Ziel-Board (und ob es mehrere Elemente akzeptiert). Suchen und wählen Sie in der Zelle Elemente aus; sie erscheinen als Chips, die direkt zum Quellelement verlinken. Es ist die Grundlage für den Spiegel.
Spiegel-Spalte
Die Spalte „Spiegel“ zieht und zeigt den Wert einer Spalte des verbundenen Elements über eine Verbinden-Spalte. Konfigurieren Sie sie in der Überschrift: wählen Sie, über welche Verbinden-Spalte gegangen wird und welche Spalte des Ziel-Boards gespiegelt wird (Status, Datum, Zahl...). Sie ist schreibgeschützt und berechnet bei der Anzeige neu; bei mehreren verbundenen Elementen zeigt sie alle ihre Werte.
Formel-Spalte
Die Spalte „Formel“ berechnet einen Wert aus den anderen Spalten des Elements. Schreiben Sie in der Überschrift unter Konfigurieren einen Ausdruck, der Spalten über [key] referenziert (tippen Sie auf eine Spalte, um sie einzufügen). Sie unterstützt Arithmetik und Klammern, Vergleiche und die Funktionen SUM, MIN, MAX, AVG, IF, ROUND, CONCAT und DAYS(datum1, datum2). Zum Beispiel: (preis - kosten) * menge, oder IF([status] == "erledigt", 100, 0). Eine ungültige Formel (Division durch null, Selbstreferenz) wird zu einer freundlichen Fehlerzelle, ohne den Bildschirm zu beeinträchtigen.
Meine Arbeit (über Boards hinweg)
Der Bildschirm „Meine Arbeit“ (Schaltfläche oben in Projekte oder im Menü) sammelt an einem Ort jedes Element, bei dem Sie der Verantwortliche sind, über alle Boards hinweg. Gruppieren Sie nach Fälligkeitsdatum (überfällig, heute, diese Woche, später, kein Datum) oder nach Board. Klicken Sie auf ein Element, um es direkt auf seinem Board zu öffnen.
Berechtigungen pro Board (Freigabe)
- Ein Board ohne Freigabe bleibt für alle sichtbar, die die allgemeinen Berechtigungen (RBAC) bereits erlaubt haben, und an bestehenden Boards ändert sich nichts.
- Fügen Sie über die Schaltfläche „Teilen“ (verfügbar für den Eigentümer) Personen oder Teams auf einer Ebene hinzu: Betrachter (nur Lesen), Bearbeiter (bearbeitet Elemente und Spalten) oder Eigentümer (bearbeitet und teilt/löscht auch).
- Sobald Sie das erste Mitglied hinzufügen, wird das Board eingeschränkt: Nur die Aufgelisteten (und wer es erstellt hat) können es sehen. Jemand mit Betrachter-Zugriff kann nicht bearbeiten.
Updates und Anhänge
Öffnen Sie ein Element (der Link „Öffnen“ oder Klick auf eine Kanban-Karte), um sein Detailpanel zu sehen: jede Spalte, die Unteraufgaben und den Tab Updates, in dem das Team kommentiert und Dateien an das Element anhängt. Das Löschen eines Elements entfernt auch dessen angehängte Dateien aus dem Speicher.
Was ist neu (Phase 1)
- Arbeitsbereiche und Ordner: organisieren Sie Boards nach Bereich in der Navigation der Projekte-Liste. Bestehende Boards bleiben unter einem Standard-Arbeitsbereich sichtbar, ohne Änderung.
- Mehrere Zuweisungen und Team: die Personen-Spalte kann mehr als einen Verantwortlichen akzeptieren, und es gibt die Spaltentypen „Mehrere Personen“ und „Team“.
- Element-Checkliste: erstellen Sie leichte Unteraufgaben mit einem Erledigt-Schalter und einer Fortschrittsleiste, innerhalb des Elementpanels.
- Ein Board duplizieren und eine Aufgabe duplizieren, sowie eine Aufgabe von einem Board zu einem anderen verschieben (kompatible Werte bleiben erhalten).
- Automatische Nummerierung: eine Spalte, die jedes Element automatisch nummeriert, mit optionalem Präfix (z. B. TASK-12).
- Erforderliche, versteckte, gesperrte und bedingte Felder: Regeln pro Spalte, angewendet beim Speichern und bei der Anzeige.
- Listenansicht: eine flache Liste aller Elemente im Board, ohne Gruppen, liest dieselbe Datenquelle wie die anderen Ansichten.
- Element-Verlauf: der Tab „Aktivität“ zeigt, wer das Element erstellt, bearbeitet, verschoben oder dupliziert hat, und wann.
Was ist neu (Phase 2): Abhängigkeiten, Gantt, Gesundheit, Automatisierungen und Genehmigungen
- Reichhaltige Abhängigkeiten: jede Abhängigkeit hat einen Typ (FS Ende-Anfang, SS, FF, SF) und eine Verzögerung in Tagen. Eine Aufgabe kann nicht abgeschlossen werden, während ein FS/FF-Vorgänger noch offen ist.
- Eine Aufgabe mit dem CRM verknüpfen: verbinden Sie ein Element mit einem Ticket, Kunden, Vertrag oder einem beliebigen Datensatz, wobei die Referenz erhalten bleibt (eine Quelle, keine kopierten Daten).
- Ein echtes Gantt: ziehen Sie den Balken, um die Termine zu ändern (wird gespeichert), sehen Sie den kritischen Pfad, markieren Sie Elemente als Meilensteine (Raute) und erfassen Sie eine Baseline (geplant), um sie mit den Ist-Werten zu vergleichen.
- Projektgesundheit: legen Sie Ziele und Umfang fest, verfolgen Sie den % Abschluss (Rollup) und die grün/gelb/rot-Gesundheit, manuell oder automatisch (abgeleitet aus Verzögerung und Fortschritt).
- Reichhaltige Automatisierungen: über Status-zu-Benachrichtigung hinaus erstellen Sie Bedingung-zu-Aktion-Regeln nach Ereignis (Element erstellt, Element aktualisiert, Status geändert) und nach Zeit (Fälligkeitsdatum nähert sich oder ist überfällig, über den Scheduler). Aktionen: Status/Feld ändern, zuweisen, eine Unteraufgabe erstellen, in-app und per E-Mail benachrichtigen, und einen Webhook aufrufen.
- Genehmigungen am Element: beantragen Sie die Genehmigung einer Aufgabe; während die Genehmigung aussteht, kann die Aufgabe nicht abgeschlossen werden. Nach der Genehmigung wird der Abschluss freigegeben. Es nutzt die Genehmigungsrichtlinien des CRM.
- Follower: folgen Sie einem Element, um Benachrichtigungen zu erhalten; exportieren Sie das Board als CSV.
Skalierung und Verwaltung (Portfolio, Kapazität, Sprints, Risiken)
Jedes Board erhält oben drei neue Ansichten, neben den Klassikern: Sprints, Risiken und Verwaltung. Und die Projekte-Startseite hat Verknüpfungen zu Portfolio und Ressourcen, die alle Projekte konsolidieren.
- Portfolio: eine konsolidierte Ansicht jedes zugänglichen Projekts, mit Gesundheit (grün/gelb/rot), Fortschritt (abgeschlossene Aufgaben), verknüpftem Kunden, Umsatz, Kosten (aus dem Timesheet) und Marge. Öffnen Sie es unter Projekte → Portfolio.
- Ressourcen und Kapazität: pro Person vergleicht es die zuweisbare Kapazität (Wochenstunden minus Abwesenheiten im Zeitraum) mit den im Timesheet erfassten Stunden und zeigt, wer untätig, ausgeglichen oder überlastet ist. Bearbeiten Sie die Wochenstunden direkt in der Tabelle. Öffnen Sie es unter Projekte → Ressourcen.
- Sprints und Agile: erstellen Sie Zyklen mit Terminen und einem Ziel, weisen Sie Aufgaben dem Sprint mit Story Points und einem Typ (Aufgabe, Story, Fehler, Epic) zu und verfolgen Sie den Burndown (ideal vs. verbleibend) und die Velocity abgeschlossener Sprints. Die Board-Ansicht „Sprints“.
- Risiken: erfassen Sie Risiken mit Wahrscheinlichkeit und Auswirkung (1 bis 5); das System berechnet die Punktzahl und den Schweregrad und stellt jedes Risiko in einer 5x5-Matrix dar. Verfolgen Sie den Status (offen, in Minderung, geschlossen, akzeptiert). Die Board-Ansicht „Risiken“.
- Projektfinanzen: geben Sie den Projektumsatz ein; die Marge wird als Umsatz minus tatsächliche Kosten aus dem Timesheet berechnet. Sichtbar in der Ansicht „Verwaltung“ und im Portfolio.
- Projekt und Kunde: verknüpfen Sie das Board mit einem CRM-Unternehmen; der Kunde erscheint im Portfolio und in Berichten.
- Änderungsanträge: erfassen Sie Anfragen zur Umfangsänderung und genehmigen oder lehnen Sie jede einzelne ab. Die Ansicht „Verwaltung“.
- Ihre Vorlagen: speichern Sie jedes Board als Vorlage (Spalten, Gruppen und Aufgaben mit relativen Fälligkeitsdaten) und verwenden Sie es später auf der Projekte-Startseite unter „Meine Vorlagen“ erneut. Speichern Sie es unter Verwaltung → Als Vorlage speichern.
- Kundenportal: erzeugen Sie einen öffentlichen, schreibgeschützten Link, damit der Kunde den Projektfortschritt verfolgen kann, ohne sich anzumelden. Aktivieren Sie es unter Verwaltung → Kundenportal; deaktivieren Sie es jederzeit.